Dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah tentu mengenal tanda tangan. Namun, seiring berkembangnya teknologi, muncul teknologi tanda tangan elektronik. Tanda tangan ini menjadi penting di era digital karena diperlukan untuk berbagai macam kebutuhan. Sebelum memahami pentingnya tanda tangan elektronik penting, Anda perlu mengetahui bagaimana peran tanda tangan dalam sejarah peradaban manusia.
Sejak kapan tanda tangan mulai digunakan? Mengapa tanda tangan begitu penting dan bagaimana perkembangannya hingga era kemunculan tanda tangan elektronik? Berikut ulasan singkatnya yang bisa Anda simak.
Berbicara mengenai awal mula dan sejarah tanda tangan menjadi hal menarik. Keberadaannya sendiri terdapat dalam berbagai peradaban dan tradisi di dunia. Salah satu yang unik adalah ternyata arkeolog berhasil menemukan tanda tangan yang berasal dari tahun 176 SM. Tanda tangan pada lempengan tanah liat di era itu digunakan untuk kontrak inisial pasangan yang menikah.
Bila penggunaan tanda tangan dirunut lebih jauh, maka terlihat bahwa peradaban manusia sudah mengenal tanda tangan. Melansir dari laman DocuSign tanda tangan pertama mulai digunakan pada tahun 3500 SM oleh orang-orang Sumeria yang terdiri dari goresan kecil dan pada tanah liat. Lalu, pada tahun 57 Masehi masyarakat Jepang menggunakan tanda tangan yang disebut Hanko Seal untuk peresmian dokumen. Penggunaannya pun masih digunakan hingga sekarang.
Memasuki tahun 1600-an atau abad ke-17, penggunaan tanda tangan pada kertas mulai banyak digunakan. Hal ini dapat dilihat pada tahun 1677 parlemen Inggris memiliki kebijakan yang mengharuskan tanda tangan sebagai bentuk legalitas dokumen.
Memasuki awal milenium baru, di mana penggunaan teknologi digital semakin meningkat, tanda tangan mulai beralih menggunakan tanda tangan elektronik. Di mana pada tahun 2000 Presiden Clinton mengeluarkan peraturan mengenai tanda tangan elektronik sebagai salah satu tanda tangan yang valid. Tahun tersebut menjadi tonggak penting dalam evolusi perkembangan tanda tangan dari konvensional ke tanda tangan elektronik yang lebih mudah, praktis, lebih aman, dan efisien hingga kini.
Hingga saat ini tanda tangan setidaknya memiliki tiga fungsi yakni untuk perwakilan diri, kemudian untuk identitas diri yang membedakan individu satu dengan lainnya, dan untuk bukti legalitas dokumen
1. Sebagai Perwakilan Diri
Tanda tangan merupakan bukti bahwa seseorang telah melakukan persetujuan dan kesepakatan pada suatu hal. Simbol ataupun bentuk yang digoreskan merupakan bukti unik yang sering kali hanya bisa dilakukan oleh orang bersangkutan. Itu sebabnya tanda tangan bisa dianggap sebagai bentuk perwakilan diri.
Perwakilan diri dalam bentuk tanda tangan ini akan disematkan dalam dokumen atau media yang bisa disaksikan. Sehingga apabila seseorang ingin membuktikan apakah Anda menyetujui suatu hal, yang perlu ditunjukkan hanyalah tanda tangannya saja.
2. Sebagai Ciri Individu Satu dengan Lainnya
Selanjutnya, fungsi dan pentingnya tanda tangan adalah sebagai pembeda antara individu satu dengan lainnya. Misalnya saja untuk dokumen yang sama dengan nama orang yang sama pula, bila tidak jeli akan sulit membedakannya. Maka dari itu, agar dokumen tidak tertukar atau disalahgunakan tanda tangan berperan sebagai pembeda.
Uniknya, setiap orang memiliki cara yang khas untuk memberikan tanda tangan. Keunikan ini pula yang bisa membuat sebuah tanda tangan menjadi ciri bagi seorang individu.
Dalam pembuatan dokumen penting, tentu harus ada legalitas dari pihak terkait. Untuk hal ini, bukti legalitas salah satunya dapat ditunjukkan dengan tanda tangan yang dibubuhkan pada dokumen. Sifat tanda tangan tersebut mengikat dan memiliki keabsahan tetap. Di Indonesia persyaratan tanda tangan sebagai bukti legalitas dokumen diatur pada Pasal 1869 s/d Pasal1874 KUHPdt atau Pasal 1 Ordonansi 1867 No.29 tentang syarat penandatanganan dokumen.
Sesuai pasal dalam peraturan tersebut, tanda tangan bisa dianggap sebagai bukti kepemilikan dokumen penting maupun surat berharga. Misalnya surat penting identitas diri, surat perjanjian kontrak, surat pernyataan, dan lain sebagainya.
Mungkin selama ini kita hanya mengenal tanda tangan hanya sebagai bentuk coretan tangan yang membedakan ciri seseorang satu dengan yang lain. Padahal, seiring berkembangnya zaman bentuk tanda tangan menjadi berkembang. Mulai dari tanda tangan fisik atau biasa disebut tanda tangan konvensional dan tanda tangan elektronik yang lebih modern. Keduanya tetap digunakan oleh masyarakat sesuai dengan kebutuhan.
Tanda tangan konvensional sering kita temui sampai kini dalam berbagai macam keperluan. Baik itu untuk penandatanganan dokumen maupun identitas pribadi seperti SIM, KTP, dan paspor. Tanda tangan berupa goresan fisik ini umumnya hanya berupa coretan-coretan yang khas dan menunjukkan inisial seseorang agar tidak bisa ditiru oleh orang lain.
Maka tak heran jika banyak orang menggunakan tanda tangan dengan bentuk unik dan artistik. Bahkan, tanda tangan konvensional bisa menjadi ciri tertentu yang menunjukkan kewibawaan seseorang di masyarakat. Seperti contoh tanda tangan seorang negarawan dalam hal ini presiden dan tokoh penting lainnya.
Dalam peradaban tertentu, tanda tangan konvensional tidak menggunakan goresan unik. Melainkan menggunakan cap simbol yang khas hanya dimiliki orang tertentu. Cara tanda tangan dengan menggunakan cap masih terjadi di beberapa negara seperti Korea dan Jepang.
Jenis tanda tangan berikutnya adalah tanda tangan digital. Seperti namanya, tanda tangan ini memang berbeda dari tanda tangan konvensional karena menggunakan teknologi digital. Tidak seperti bentuk tanda tangan fisik yang terbatas pada goresan atau cap. Bentuk tanda tangan digital bisa sangat beragam. Bentuk tanda tangan digital bisa berupa simbol digital, suara, data biometrik dan kode-kode lainnya yang diamankan dengan menggunakan enkripsi.
Tanda tangan digital pun masih terbagi lagi dalam dua jenis. Yakni tanda tangan digital yang tersertifikasi dan tanda tangan yang tidak tersertifikasi. Tanda tangan digital yang tersertifikasi biasanya dibuat oleh penyedia layanan yang sudah mengantongi izin dari lembaga resmi terkait seperti Kementerian Komunikasi dan Informasi maupun Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan legalitasnya terjamin.
Tanda tangan digital tersertifikasi memiliki kekuatan yang lebih karena penggunaannya diakui secara hukum dan terintegrasi dengan data-data kependudukan yang sah. Dalam data kependudukan tersebut terekam data biometrik seperti sidik jari, bentuk muka dan sebagainya. Berkat integrasi ini, maka tanda tangan digital sulit untuk dipalsukan dan digunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Hal ini berbeda dengan tanda tangan digital yang tidak tersertifikasi. Tanda tangan digital tidak tersertifikasi tidak memiliki kekuatan hukum. Sehingga penggunaannya hanya sebatas untuk identifikasi bukan untuk perwakilan diri ataupun sebagai bukti legalitas. Contoh yang paling umum dari tanda tangan digital tidak tersertifikasi adalah kode batang (barcode).
Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, tanda tangan digital semakin diminati masyarakat. Tanda tangan digital semakin jamak digunakan individu maupun perusahaan hingga lembaga negara untuk keperluan-keperluan formal yang melibatkan dokumen digital. Terlebih lagi akibat pandemi virus corona, tuntutan untuk bekerja dari rumah meningkatkan penggunaan tanda tangan digital.
Terlepas dari situasi bencana pandemi virus, ada beberapa alasan mengapa banyak masyarakat maupun perusahaan menggunakan tanda tangan digital ini yakni:
Seringkali kasus kriminal yang melibatkan tanda tangan berakibat pada kasus pemalsuan. Pemalsuan umumnya terjadi pada dokumen-dokumen penting dan berharga. Akibatnya, sebagai korban pemalsuan Anda akan berpotensi mendapatkan kerugian baik dari segi materi maupun non-materi. Terlebih lagi bila tanda tangan digunakan untuk hal yang melanggar hukum seperti penipuan, penggelapan, dan penghilangan barang bukti.
Tanda tangan digital menjadi sebuah solusi untuk meminimalisir tindakan pemalsuan ini. Mengapa demikian? Karena dengan tanda tangan digital keamanan data pribadi terjamin oleh protokol Public Key Infrastructure (PKI). Melalui protokol ini tanda tangan tidak bisa dipalsukan dan tidak bisa digunakan oleh pihak yang berwenang.
Selain itu data tanda tangan digital juga dilindungi sistem enkripsi, sehingga informasi hanya dapat dibuka oleh pihak-pihak yang memiliki akses. Dengan begitu, tanda tangan ini menjadi lebih aman karena selain menggunakan fitur-fitur teknologi terbaik juga terikat dengan regulasi pemerintah.
2. Tanda Tangan Digital Lebih Mudah Digunakan
Alasan berikutnya adalah mengenai kemudahan. Menggunakan tanda tangan konvensional tentu menuntut Anda untuk mencetak dokumen, bertemu tatap muka, dan bepergian. Hal ini akan menimbulkan kesulitan dan juga biaya tambahan hanya untuk melakukan tanda tangan. Berbeda bila Anda menggunakan tanda tangan digital yang bisa digunakan di mana saja dan kapan saja.
Kemudahan tanda tangan digital bisa terjadi karena semua proses dilakukan secara digital tanpa menggunakan kertas dan tinta. Berkat proses secara digital, proses tanda tangan bisa terjadi dalam waktu singkat. Hal ini menjadi penting terutama saat penandatanganan untuk dokumen-dokumen penting dalam waktu yang mendesak.
Sebagai ilustrasi, bayangkan Anda harus menandatangani dokumen di kota yang berbeda dari tempat Anda tinggal. Bila menggunakan cara konvensional, Anda harus menghitung berapa biaya transportasi untuk menuju tempat lain hanya untuk menandatangani dokumen. Anda juga harus memperhitungkan waktu perjalanan dan risiko lainnya. Sementara jika Anda menggunakan tanda tangan digital, Anda hanya perlu menggunakan aplikasi digital di mana saja dan kapan saja selama dalam jangkauan koneksi internet. Dengan demikian, tanda tangan digital memberikan kemudahan yang tidak dimiliki oleh tanda tangan konvensional.
Tidak hanya menawarkan kemudahan saja, tanda tangan elektronik juga memberikan kemampuan untuk mengawasi akses. Bila tanda tangan konvensional disematkan pada dokumen fisik, dokumen tersebut harus disimpan pada ruangan atau tempat khusus. Hal ini membuat tidak ada siapapun yang bisa mengawasi dokumen tersebut.
Dokumen tanpa pengawasan adalah berisiko karena tanpa disadari dokumen bisa hilang atau rusak. Belum lagi jika Anda ingin mencari dokumen yang tepat diantara tumpukan dokumen lain, tentu akan sangat merepotkan.
Sedangkan jika dokumen digital ditandatangani secara elektronik, dokumen bisa diintegrasikan dengan sistem monitor dokumen. Dengan integrasi ini, setiap akses yang terjadi pada dokumen dapat diawasi. Setiap pihak yang melakukan akses atau bahkan melakukan perubahan pada dokumen bisa terlihat sehingga dokumen menjadi lebih terjaga.
Nah, bagaimana? Anda menjadi lebih mengerti mengapa tanda tangan begitu penting bagi seseorang. Bila dahulu tanda tangan fisik menjadi kebutuhan bagi setiap orang, saat ini tanda tangan elektronik akan menjadi tren masa depan. Oleh karena itu, ini adalah saatnya bagi Anda untuk menggunakan tanda tangan digital untuk setiap aktivitas digital yang membutuhkan persetujuan dan tanda tangan.
Baca juga: Tiga Manfaat Menggunakan Tanda Tangan Elektronik untuk Bisnis