Hampir semua pekerjaan terkait dokumen bisa kita kerjakan dengan cara digital. Mulai dari pembuatan dokumen, pengarsipan, pengiriman, hingga tanda tangan pun bisa digital. Proses digitalisasi ini tidak hanya dirasakan oleh perusahaan besar, tetapi juga Usaha Kecil dan Menengah (UMKM).
Banyak UMKM masih mengandalkan tanda tangan manual dalam proses bisnis mereka.
Tanda tangan digital telah menjadi solusi identitas digital yang paling terkenal di Indonesia, mengungguli verifikasi identitas biometrik dan solusi lainnya. Sayangnya, masih banyak yang mengira bahwa tanda tangan digital adalah jenis tanda tangan yang bisa dibuat di platform apapun.
Berikut beberapa hal yang harus diketahui tentang tanda tangan digital:
1. Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital Berbeda
Tanda tangan digital sebenarnya adalah nama lain dari Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi. Tanda tangan digital adalah Tanda Tangan Elektronik yang lebih aman dan diatur secara ketat, menggunakan enkripsi dan sertifikat digital untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen. Sementara Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi adalah jenis tanda tangan yang bisa dibuat di mana saja secara digital atau online.
2. Tanda Tangan Digital Mencegah Pemalsuan Dokumen
Setiap akan melakukan tanda tangan digital di aplikasi PSrE seperti VIDA, baik pengirim maupun penerima harus melakukan otentikasi. VIDA menggunakan otentikasi biometrik dengan liveness detection untuk memastikan bahwa pihak yang menandatangani adalah benar-benar dia orangnya.
Ini salah satu alasan mengapa tanda tangan digital memiliki keabsahan yang sama dengan tanda tangan basah. Sebab, keduanya membutuhkan 'kehadiran asli' si penandatangan.
Cara kerja tanda tangan digital VIDA tidak hanya memastikan siapa yang menandatangani dokumen, tetapi juga menjaga integritas dokumen itu sendiri. Tanda tangan digital menggunakan hash kriptografi. Singkatnya, hash berfungsi sebagai sidik jari digital dari dokumen dan akan berubah jika ada modifikasi pada dokumen. Bahkan perubahan kecil seperti menambahkan atau menghapus satu karakter akan menghasilkan hash yang sama sekali berbeda. Oleh karena itu, fungsi hash kriptografi sangat efektif dalam mendeteksi perubahan atau modifikasi pada dokumen.
3. Tanda Tangan Digital Bisa Dibuktikan Keabsahannnya
Dokumen yang telah ditandatangani digital akan disertai dengan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh PSrE. Sertifikat ini berisi informasi tentang identitas pemilik tanda tangan digital, kunci publik mereka, dan informasi lain yang relevan.
Pihak ketiga yang ingin memverifikasi tanda tangan digital dapat melakukan proses verifikasi di website https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF. Proses ini akan memastikan bahwa tanda tangan digital benar-benar berasal dari pemilik yang sah, dan dokumen tersebut tidak mengalami perubahan sejak ditandatangani.
Bagi UMKM, memahami dan mengadopsi tanda tangan digital adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan operasional. Tanda tangan digital memungkinkan dokumen ditandatangani dengan cepat dan aman, tanpa perlu cetak-mencetak dan pengiriman fisik. Ini tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga mengurangi risiko penipuan dan manipulasi dokumen.
Bagi UKM yang ingin memulai perjalanan digitalisasi mereka, tanda tangan digital adalah langkah awal yang tepat. Dengan dukungan dari penyedia layanan seperti VIDA, UKM dapat dengan mudah mengintegrasikan solusi tanda tangan digital ke dalam operasi harian mereka, memastikan keamanan, efisiensi, dan kepatuhan regulasi yang optimal.
Coba 500 Tanda Tangan Digital Gratis VIDA
VIDA menyediakan 500 tanda tangan digital gratis untuk kamu pemilik UMKM. Contoh bisnis seperti ini adalah Event Organizer, Wedding Organizer, Coffee Shop, Local Brand, hingga Studio Tato. Bisnis-bisnis yang berhubungan dengan klien dan vendor semacam ini harus gesit dalam menggerakkan bisnis. Hindari urusan administrasi yang berbelit agar bisnis fokus pada operasional yang menghasilkan keuntungan.
Berikut manfaat tanda tangan digital untuk UMKM:
1. Onboarding Klien dan Eksekusi Operasional yang Lebih Cepat
Tanda tangan digital secara signifikan mengurangi waktu penandatanganan kontrak, yang merupakan hal penting untuk menjaga momentum di industri yang digerakkan oleh pemasaran dan periklanan.
2. Menyederhanakan Kesepakatan Multi-pihak
Di sektor periklanan atau bisnis local brand di mana banyak pihak terlibat, tanda tangan digital menyederhanakan manajemen dokumen. Tanda tangan digital juga menjamin keamanan dan pemrosesan yang cepat antar pihak. Sementara bagi penyelenggara MICE dan acara, manajemen dokumen untuk berbagai vendor bisa disederhanakan, mengurangi waktu dan kompleksitas dalam persiapan acara.
Baca juga: 6 Dokumen Keuangan yang Bisa Menggunakan Tanda Tangan Digital Tersertifikas
4. Melindungi Hak Kekayaan Intelektual dan Perjanjian Penjualan
Di industri seni dan musik, misalnya, mengamankan hak kekayaan intelektual sangat penting. Tanda tangan digital menawarkan cara yang sah untuk mengelola penjualan dan perjanjian lisensi dengan aman.
Ini cara untuk mendapatkan 500 tanda tangan digital gratis dari VIDA:
Kenapa harus VIDA Sign for Business?
Selain tanda tangan digital, kamu juga akan mendapat akses gratis ke ratusan templat surat dan dashboard untuk mengelola departemen dan tim kerjamu. VIDA Sign for Business adalah teman pintar untuk urusan administratif bisnismu.
Baca Juga: 5 Tips Praktis Mengelola Dokumen Keuangan dengan Tanda Tangan Digital
Yuk, pakai VIDA App sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan dokumen tanpa hambatan.