Salah satu dokumen yang banyak disebut dalam dunia kerja adalah paklaring. Surat paklaring atau yang juga dikenal sebagai surat keterangan kerja merupakan dokumen penting yang membuktikan bahwa karyawan pernah bekerja di perusahaan tersebut.
Sebagai bukti keterangan kerja, surat paklaring memiliki banyak kegunaan, mulai dari melamar pekerjaan baru hingga mengklaim manfaat dari program asuransi tenaga kerja. Dokumen ini merupakan bagian dari tugas departemen HR. Mengetahui contoh surat paklaring, manfaat, dan syaratnya menjadi kunci dalam menjaga hubungan profesional antara perusahaan dengan karyawan, bahkan setelah mereka mengajukan resign.
Paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bukti bahwa mereka pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam periode waktu tertentu. Dokumen ini memuat informasi penting, seperti:
Paklaring sangat penting karena mendokumentasikan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, HR harus memastikan paklaring sesuai dengan situasi karyawan.
Berikut adalah contoh format surat paklaring yang umum digunakan:
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Menerangkan bahwa:
Telah bekerja di [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan] terhitung sejak [Tanggal Masuk] hingga [Tanggal Keluar]. Selama masa kerja, saudara/i [Nama Karyawan] menunjukkan kinerja yang baik, disiplin, dan profesional.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
[Nama Atasan/HRD]
[Jabatan]
[Tanda Tangan dan Cap Perusahaan]
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Atasan/HRD]
Jabatan : [Jabatan Atasan/HRD]
Alamat : [Alamat Perusahaan]
Menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Karyawan]
Tempat/Tgl Lahir: [Tempat dan Tanggal Lahir Karyawan]
Nomor KTP : [Nomor KTP Karyawan]
Alamat : [Alamat Karyawan]
Telah bekerja di [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan] terhitung sejak [Tanggal Masuk] hingga [Tanggal Keluar]. Selama masa kerja, Saudara/i [Nama Karyawan] telah menyelesaikan seluruh kewajiban dan tanggung jawabnya dengan baik.
Surat ini dibuat untuk keperluan pencairan manfaat BPJS Ketenagakerjaan, khususnya Jaminan Hari Tua (JHT), dan digunakan sebagaimana mestinya.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya.
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Hormat kami,
[Nama Atasan/HR]
[Tanda Tangan dan Cap Perusahaan]
Berikut manfaat paklaring bagi karyawan:
Surat paklaring sering kali diminta oleh perusahaan sebagai syarat untuk melamar pekerjaan. Dokumen ini menjadi bukti pengalaman kerja karyawan dan memberikan gambaran tentang kompetensi mereka.
Beberapa program beasiswa atau institusi pendidikan memerlukan surat keterangan kerja untuk menilai latar belakang profesional pemohon.
Paklaring dibutuhkan saat mengajukan klaim Jaminan Hari Tua (JHT) atau manfaat lain dari BPJS Ketenagakerjaan. Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa karyawan terdaftar dalam program tersebut selama masa kerja.
Selain menjadi bukti pengalaman kerja, contoh surat paklaring juga dapat digunakan sebagai referensi bagi calon pemberi kerja untuk menilai reputasi dan etika kerja karyawan.
Bagi HR, harap perhatikan persyaratan ini jika ada karyawan yang melakukan permohonan surat paklaring:
Pastikan karyawan telah memenuhi masa kerja sekurang-kurangnya satu tahun. Namun kebijakan ini dapat berbeda-beda tergantung perusahaan.
Karyawan yang mengajukan contoh surat paklaring hendaknya mengajukan pengunduran diri dengan cara yang mematuhi prosedur perusahaan.
Surat paklaring memuat catatan kinerja karyawan. Sehingga, karyawan yang menunjukkan performa kerja baik selama masa kerja akan mendapat paklaring dengan catatan positif.
HR harus memastikan semua tugas dan kewajiban harus diselesaikan sebelum akhir masa kerja untuk memastikan tidak ada beban pekerjaan yang tertunda.
Menggunakan tanda tangan digital untuk surat paklaring dapat menjadi keuntungan bagi HR dan karyawan. Berikut beberapa keunggulannya:
Tanda tangan digital dapat dilakukan tanpa tatap muka. HR cukup mengirim surat paklaring lewat email, kemudian karyawan menandatanganinya secara digital. Proses yang sederhana ini dapat menghemat waktu dan tenaga kedua belah pihak karena tidak memerlukan pertemuan fisik.
Tanda tangan digital memuat Sertifikat Elektronik yang dapat mengidentifikasi keterangan tanda tangan seperti siapa penandatangan dan kapan dokumen ditandatangani. Hal ini membuat data dalam surat paklaring tidak dapat dimanipulasi.
Surat paklaring yang ditandatangani secara digital dapat diakses dan disimpan dalam format digital, mempermudah pengiriman dan pengarsipan.
Salah satu platform terbaik untuk mendukung penerbitan dokumen seperti paklaring adalah VIDA Sign. Dengan teknologi canggih dan legalitas yang terjamin, VIDA Sign membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih efisien.
Keunggulan VIDA Sign:
Contoh surat paklaring dibuat sebagai bukti pengalaman kerja dan menjadi syarat untuk berbagai keperluan profesional dan administratif. Penggunaan tanda tangan digital melalui platform seperti VIDA Sign mempermudah penerbitan dan pengelolaan dokumen, menjadikannya lebih aman, efisien, dan fleksibel.