PKWT adalah singkatan dari Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, yaitu kontrak kerja yang mengatur hubungan antara pekerja dan pengusaha dalam jangka waktu atau pekerjaan tertentu. Bagi perusahaan outsourcing dan agensi tenaga kerja, surat PKWT menjadi dokumen yang paling sering diproses setiap bulannya.
Masalahnya, ketika hiring season tiba dan ratusan tenaga kerja harus dikontrak secara bersamaan, proses tanda tangan manual menjadi hambatan serius. Artikel ini membahas cara menandatangani ratusan PKWT dan offering letter sekaligus tanpa mengorbankan kecepatan maupun keabsahan hukum.
PKWT diatur dalam PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Regulasi ini menetapkan bahwa PKWT dapat diberlakukan untuk pekerjaan yang bersifat sementara, musiman, atau terkait proyek tertentu dengan batas waktu maksimal lima tahun.
Dalam praktiknya, PKWT paling banyak digunakan oleh perusahaan outsourcing dan agensi penyedia tenaga kerja. Setiap kali klien baru membutuhkan penempatan karyawan, agensi harus menyiapkan surat PKWT untuk setiap individu yang ditempatkan.
Volume dokumen ini bisa mencapai ratusan dalam satu siklus rekrutmen. Terlebih di musim hiring season, ketika permintaan tenaga kerja melonjak dari berbagai klien secara bersamaan.
Sebelum PKWT ditandatangani, perusahaan umumnya mengeluarkan offering letter terlebih dahulu. Offering letter adalah surat penawaran kerja resmi yang diberikan kepada kandidat yang telah lolos proses seleksi. Dokumen ini berisi informasi dasar seperti posisi, gaji, dan benefit yang ditawarkan.
Perbedaan utamanya dengan PKWT terletak pada kekuatan hukum. Offering letter bersifat penawaran dan belum mengikat secara hukum, sementara PKWT adalah kontrak kerja yang mengikat kedua belah pihak setelah ditandatangani.
Contoh offering letter biasanya memuat nama kandidat, posisi yang ditawarkan, tanggal mulai kerja, kompensasi, serta batas waktu untuk merespons penawaran. Setelah kandidat menyetujui offering letter, barulah PKWT disiapkan sebagai dokumen kontrak resmi.
Bagi agensi outsourcing, kedua dokumen ini harus diproses untuk setiap kandidat. Artinya, jika ada 200 kandidat yang ditempatkan, agensi perlu menyiapkan 200 offering letter dan 200 PKWT. Total: 400 dokumen yang harus ditandatangani.
Proses tanda tangan massal secara manual menciptakan beberapa masalah serius bagi agensi outsourcing.
Waktu yang terbuang. Menandatangani ratusan dokumen satu per satu memakan waktu berhari-hari. Selama proses ini berlangsung, kandidat menunggu tanpa kepastian. Tidak sedikit yang akhirnya menerima tawaran dari kompetitor karena kontrak terlalu lama diproses.
Risiko dokumen tercecer. Dokumen fisik yang berpindah tangan dari HR ke manajemen, lalu ke kandidat, rentan hilang atau rusak. Satu dokumen yang hilang bisa menunda seluruh proses penempatan.
Keabsahan hukum yang lemah. PKWT yang ditandatangani secara manual tanpa proses autentikasi yang jelas berisiko disengketakan. Jika tidak ada bukti siapa yang menandatangani dan kapan, kekuatan pembuktian dokumen tersebut menjadi lemah di mata hukum.
Bagi agensi yang mengelola ratusan hingga ribuan tenaga kerja, masalah ini bukan sekadar inefisiensi. Ini langsung berdampak pada revenue dan hubungan dengan klien.
VIDA Sign menyediakan fitur Bulk Sign yang dirancang untuk kebutuhan tanda tangan massal dokumen bisnis. Dengan fitur ini, agensi outsourcing dapat menandatangani ratusan PKWT dan offering letter dalam satu proses, tanpa harus membuka dan menandatangani setiap dokumen satu per satu.
Berikut cara kerjanya. Pertama, HR mengunggah seluruh dokumen PKWT dan offering letter ke platform VIDA Sign. Kedua, sistem memproses seluruh dokumen secara batch. Ketiga, penandatangan membubuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi (TTE) untuk seluruh dokumen sekaligus.
Karena VIDA adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) berlisensi Kementerian Komunikasi dan Digital, setiap TTE yang dibubuhkan memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah. Sesuai UU ITE 01/2024 Pasal 13, TTE wajib menggunakan jasa PSrE demi memastikan keterkaitan tanda tangan dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan.
Setiap dokumen yang ditandatangani melalui VIDA Sign juga dilengkapi jejak audit digital. Jejak ini mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dan dari perangkat mana. Jika di kemudian hari terjadi sengketa, bukti ini memperkuat posisi hukum dokumen tersebut.
Untuk memastikan PKWT digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan versi konvensional, perhatikan beberapa hal berikut.
Pastikan PKWT memuat seluruh elemen wajib sesuai PP 35/2021, yaitu nama dan alamat perusahaan, nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja, jabatan atau jenis pekerjaan, besaran upah, hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta jangka waktu berlakunya perjanjian.
Gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE berlisensi. TTE yang tidak tersertifikasi tidak memiliki jaminan keabsahan yang sama dan berisiko ditolak sebagai alat bukti.
Untuk dokumen yang bersifat perdata seperti PKWT, pertimbangkan juga penggunaan e-Meterai. Kombinasi TTE tersertifikasi dan e-Meterai memastikan dokumen memenuhi standar pembuktian tertinggi.
Dengan VIDA Sign dan fitur Bulk Sign, seluruh proses ini dapat dilakukan dalam satu platform. Ratusan PKWT dan offering letter dapat ditandatangani secara massal, sah secara hukum, dan tersimpan dengan jejak audit yang lengkap.