Apakah semua tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama?
Jawabannya: tidak.
Keabsahan tanda tangan elektronik tidak ditentukan oleh sekadar ada tidaknya gambar tanda tangan di dokumen digital. Ada syarat-syarat spesifik yang harus dipenuhi agar tanda tangan elektronik benar-benar diakui secara hukum dan memiliki kekuatan pembuktian yang kuat.
Bagi perusahaan yang mengandalkan dokumen digital dalam operasional sehari-hari, memahami syarat ini bukan sekadar pengetahuan tambahan. Ini adalah fondasi kepatuhan yang menentukan apakah dokumen bisnis Anda bisa dipertanggungjawabkan saat dibutuhkan.
Baca Juga: Cara Tanda Tangan di Atas Materai yang Benar dan Sah
Di Indonesia, tanda tangan elektronik terbagi menjadi dua kategori: tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Keduanya diakui secara hukum, tapi dengan tingkat kekuatan pembuktian yang berbeda.
Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi adalah yang paling umum digunakan. Ini termasuk gambar tanda tangan yang ditempel ke dokumen, tanda tangan yang digambar di layar ponsel, atau tanda tangan yang dibuat melalui generator online.
Metode ini cepat dan mudah, tapi tidak memiliki mekanisme untuk membuktikan siapa yang benar-benar menandatangani atau apakah dokumen sudah diubah setelah ditandatangani.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi, di sisi lain, dibuat menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Digital. Kategori ini memiliki kekuatan pembuktian paling kuat di mata hukum.
Agar tanda tangan elektronik memiliki keabsahan penuh, ada lima syarat utama yang harus dipenuhi.
Pertama, identitas penanda tangan harus dapat dibuktikan. Harus ada mekanisme yang memastikan bahwa orang yang menandatangani memang benar-benar orang yang dimaksud. Tanda tangan berupa gambar yang bisa disalin siapa saja tidak memenuhi syarat ini.
Kedua, proses penandatanganan hanya berada di bawah kuasa penanda tangan. Data pembuatan tanda tangan elektronik tidak boleh bisa diakses atau digunakan oleh pihak lain. Ini berarti proses signing harus dilindungi oleh sistem autentikasi yang memastikan hanya penanda tangan yang bisa melakukan tindakan tersebut.
Ketiga, setiap perubahan pada dokumen setelah penandatanganan harus bisa terdeteksi. Dokumen yang sudah ditandatangani harus terlindungi dari modifikasi. Jika ada perubahan sekecil apa pun, sistem harus bisa mendeteksinya secara otomatis.
Keempat, ada jejak audit yang mencatat seluruh proses. Waktu penandatanganan, identitas penanda tangan, dan perangkat yang digunakan harus tercatat dalam sistem yang tidak bisa dimanipulasi. Catatan ini menjadi bukti penting saat terjadi audit atau sengketa.
Kelima, tanda tangan dibuat menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE yang tersertifikasi. Ini adalah pembeda utama antara tanda tangan elektronik yang tersertifikasi dan yang tidak. Sertifikat elektronik menjadi jaminan bahwa seluruh syarat di atas benar-benar terpenuhi secara teknis dan hukum.
Bagi individu yang menandatangani dokumen pribadi dengan risiko rendah, tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi mungkin sudah cukup. Tapi bagi bisnis, perbedaan ini punya konsekuensi nyata.
Dokumen kontrak, perjanjian kerja sama, atau berita acara yang ditandatangani tanpa sertifikat elektronik bisa dipertanyakan keabsahannya saat terjadi sengketa. Pihak yang menandatangani bisa menyangkal bahwa mereka pernah menandatangani, dan tanpa bukti teknis yang kuat, perusahaan akan kesulitan membuktikan sebaliknya.
Dalam konteks audit dan kepatuhan, dokumen tanpa jejak audit yang jelas juga menjadi celah. Perusahaan yang tidak bisa menunjukkan kapan dan oleh siapa dokumen ditandatangani berisiko menghadapi temuan dari regulator.
Baca Juga: Apa Itu VIDA? Mengenal Platform Identitas Digital Terpercaya di Indonesia
VIDA Sign menjawab kelima syarat keabsahan tanda tangan elektronik di atas. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital, VIDA melakukan identifikasi dan otentikasi pengguna untuk penerbitan sertifikat elektronik.
Setiap tanda tangan yang dibuat melalui VIDA Sign dilengkapi sertifikat elektronik yang terikat pada identitas penanda tangan. Dokumen yang sudah ditandatangani dilindungi enkripsi sehingga setiap perubahan setelah penandatanganan langsung terdeteksi. Audit trail mencatat seluruh aktivitas secara otomatis dan tidak bisa dimanipulasi.
Keabsahan tanda tangan elektronik bukan soal apakah ada gambar tanda tangan di dokumen Anda. Ini soal apakah tanda tangan tersebut memenuhi lima syarat yang membuatnya benar-benar sah dan bisa dipertanggungjawabkan.
Bagi bisnis yang mengelola ratusan hingga ribuan dokumen, memilih platform tanda tangan elektronik tersertifikasi bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.