Zaman sekarang memang paling nyaman kalau kirim-kirim dokumen secara online. Mulai dari dokumen pribadi, tugas sekolah, proposal, kontrak penting, bahkan sampai dokumen melamar pekerjaan.
Ada banyak cara untuk mengirim dokumen, loh! Tapi meskipun mudah, pengiriman dokumen juga punya resiko kalau tidak dilakukan dengan cara yang tepat. Di artikel ini kita akan membahas cara kirim dokumen secara online serta bagaimana menjaga keamanan agar dokumen-mu tidak jatuh ke tangan yang salah.
Cara kirim dokumen secara online yang paling umum dan praktis adalah melalui email. Cukup lampirkan file dalam format PDF, Word, Excel, atau lainnya, lalu kirim ke alamat email penerima. Tapi untuk file penting, pertimbangkan untuk mengamankannya dengan password atau enkripsi sebelum dikirim.
Cara kirim dokumen online yang mudah juga upload dokumen ke layanan cloud storage, lalu bagikan tautan (link) ke orang yang dituju. Cara ini cocok banget jika ukuran file besar atau kamu ingin mengatur akses file dengan lebih fleksibel.
Tapi jangan lupa, set izin akses menjadi “view only” atau “specific people only”. Jangan pilih “anyone with the link” jika file bersifat rahasia.
Untuk file berukuran besar (ratusan MB atau lebih), platform seperti WeTransfer sangat berguna. Kamu tinggal unggah file dan dapatkan link download yang bisa kamu kirim ke siapa pun.
Aplikasi chat sekarang juga mendukung kirim dokumen lewat HP, loh. Kalau kamu hanya butuh berbagi dokumen kecil, pakai aplikasi chat saja. Namun, hati-hati ya. Pastikan tidak mengirim file penting ke grup terbuka dan hindari kirim file rahasia jika kamu tidak yakin soal keamanan aplikasi penerima.
Beberapa perusahaan atau institusi memiliki portal upload dokumen untuk klien, supplier, atau mitra. Keunggulannya tentu saja sistem lebih aman, tracking dokumen biasanya tersedia, terintegrasi dengan sistem approval atau notifikasi otomatis.
Untuk perusahaan, cara kirim dokumen besar dan terstruktur bisa dilakukan via File Transfer Protocol (FTP) atau versi lebih amannya, SFTP (Secure FTP). Biasanya digunakan untuk mengirim batch dokumen antar sistem, backup data server, dan akses terbatas via kredensial.
Facebook Messenger, grup Telegram publik, atau Google Group kadang digunakan untuk berbagi file. Tapi ini tidak disarankan untuk dokumen penting karena siapapun bisa menyebarkan file, tidak ada kontrol atau tracking, dan tentu saja penyalahgunaan data.
Jika dari semua cara di atas kamu merasa kurang puas dengan keamanannya, kamu harus mencoba VIDA app sebagai aplikasi untuk mengirim dokumen. Apa bedanya, sih, dengan cara pengiriman dokumen lainnya?
Di VIDA app, dokumen bisa dibagikan pakai link yang terproteksi dan hanya bisa dibuka oleh penerima tertentu. Link ini pun memiliki expired otomatis, sehingga tidak bisa dibuka terus-menerus. Selain itu, ada audit trail untuk mengetahui siapa saja yang membuka dokumen, dan kapan saja dokumen itu dibuka. Fitur ini sangat penting jika kamu kirim dokumen yang sifatnya rahasia atau ada potensi penyalahgunaan bila tersebar.
Intinya, pengiriman dokumen lewat VIDA app bisa kamu kontrol. Bukan sekali kirim, terus lupa. Nah, keamanan ini juga berfungsi untuk penyimpanan dokumen.
Kalau kamu menyimpan dokumen di VIDA app, kamu bisa menerapkan penguncian dokumen. Ini penting, loh. Soalnya kita sering banget menyimpan dokumen dalam bentuk foto di galeri HP atau PDF di penyimpanan HP. Tapi apakah benar-benar aman?
Ternyata, jika kita tidak waspada dalam mengizinkan akses sebuah aplikasi di HP, aplikasi tersebut bisa melacak bahkan “mencuri” dokumen kita. Apalagi kalau aplikasi yang diunduh bukan dari sumber resmi seperti Apple Store dan Google Play Store, wah itu bahaya banget! Aplikasi bisa memuat malware yang tujuannya nge-hack HP-mu.
Kini kamu tahu tidak hanya cara kirim dokumen secara online lewat berbagai metode, tapi juga cara menyimpan dokumen yang aman.
Ingat: pengiriman yang cepat memang penting, tetapi pengiriman yang aman jauh lebih penting.