Semua yang berhubungan dengan transaksi adalah salah satu hal krusial penting dalam bisnis. Oleh karena itu, dokumen transaksi memegang peranan yang cukup penting. Dokumen ini memastikan semua proses pembayaran dari awal hingga akhir berjalan tertib.
Perusahaan, pelaku usaha, maupun penyedia jasa profesional umumnya bekerja sama dengan banyak pihak, sehingga penggunaan dokumen seperti invoice dan kwitansi tentu tidak bisa dihindari.
Tetapi kamu harus hati-hati karena meski sering digunakan bersamaan, invoice dan kwitansi memiliki peran yang berbeda. Kesalahan dalam penggunaan dokumen ini dapat berdampak pada keterlambatan pembayaran, pencatatan keuangan yang tidak akurat, hingga potensi sengketa di kemudian hari.
Artikel ini akan membahas secara sistematis perbedaan invoice dan kwitansi, mulai dari definisi, fungsi, detail informasi di dalam dokumen, hingga contoh penggunaannya dalam praktik bisnis.
Baca juga: Vendor Management System: Kunci Kelola Vendor yang Efisien
Invoice adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual atau penyedia jasa kepada pembeli atau klien sebagai tagihan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan.
Artinya, Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran yang menjelaskan nilai transaksi, rincian layanan atau barang, serta ketentuan pembayaran yang harus dipenuhi oleh klien.
Dalam konteks bisnis, invoice menjadi dasar administrasi penagihan, pencatatan piutang, serta dokumen pendukung keuangan dan perpajakan.
Selanjutnya, kwitansi adalah dokumen yang diterbitkan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kwitansi menunjukkan bahwa sejumlah uang telah dibayarkan oleh pihak pembayar kepada penerima, baik secara tunai maupun non-tunai.
Kwitansi berperan sebagai bukti transaksi final dan biasanya digunakan untuk arsip keuangan, audit, atau pembuktian apabila terjadi perbedaan klaim pembayaran.
Supaya lebih mudah, kamu bisa menyimak perbedaan antara kedua dokumen di bawah ini:
Perbedaan paling mendasar antara invoice dan kwitansi terletak pada tujuan penerbitannya. Invoice berfungsi sebagai dokumen penagihan, sedangkan kwitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran.
Invoice digunakan untuk menginformasikan kepada klien bahwa terdapat kewajiban pembayaran yang harus dilunasi. Sementara itu, kwitansi digunakan untuk menegaskan bahwa kewajiban tersebut telah diselesaikan.
Dengan kata lain, invoice berfokus pada permintaan pembayaran, sedangkan kwitansi berfokus pada konfirmasi pembayaran.
Selain dari definisinya, secara struktur dan isi informasi yang dicantumkan di dalam dokumen juga bisa berbeda.
Invoice umumnya memuat:
Sementara itu, kwitansi biasanya memuat:
Perbedaan struktur ini menunjukkan bahwa invoice bersifat lebih detail dalam menjelaskan tagihan, sedangkan kwitansi menekankan pengesahan penerimaan pembayaran.
Invoice diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan, setelah barang atau jasa diberikan sesuai kesepakatan. Dokumen ini dikeluarkan oleh penyedia jasa atau penjual kepada klien.
Sebaliknya, kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima. Kwitansi dikeluarkan oleh pihak penerima pembayaran kepada pihak yang melakukan pembayaran sebagai bukti resmi bahwa transaksi telah diselesaikan.
Perbedaan waktu penerbitan ini sangat penting dalam alur administrasi keuangan dan pencatatan transaksi. Jika kamu salah mengirimkan kwitansi di awal pembayaran. Alur administrasi bisa berantakan bahkan perusahaan dapat merugi.
Untuk memahami perbedaan invoice dan kwitansi secara lebih konkret, berikut contoh alur penggunaannya dalam situasi nyata.
Bayangkan seorang konsultan yang memberikan layanan pendampingan selama satu bulan kepada klien. Setelah layanan selesai, konsultan menerbitkan invoice yang berisi rincian jasa, periode layanan, dan nilai tagihan. Klien kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan invoice tersebut.
Setelah pembayaran diterima, konsultan menerbitkan kwitansi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima secara resmi. Dalam hal ini, invoice dan kwitansi digunakan secara berurutan dan saling melengkapi, namun memiliki fungsi yang berbeda.
Hal serupa juga berlaku dalam pekerjaan berbasis proyek, jasa profesional, maupun kerja sama bisnis lainnya seperti freelancer.
Baca juga: Pasal Pemalsuan Tanda Tangan Digital dan Hukumannya
Setelah mengetahui definisi dan fungsinya, kamu pasti sudah mengerti bahwa invoice dan kwitansi bukan sekadar dokumen administratif, tetapi juga memiliki nilai hukum. Dokumen yang tidak lengkap, tidak sah, atau mudah dimanipulasi dapat menimbulkan risiko.
Seiring dengan peralihan ke dokumen digital, aspek keabsahan dan keamanan menjadi semakin penting. Penggunaan tanda tangan digital dan e-meterai dalam dokumen kamu membantu memastikan bahwa:
Dalam ekosistem dokumen digital di Indonesia, pengesahan dokumen elektronik dapat dilakukan melalui penyedia sertifikasi elektronik resmi. Solusi seperti tanda tangan digital dan e-meterai berbasis identitas terverifikasi membantu pelaku bisnis menjaga integritas dokumen transaksi, termasuk invoice dan kwitansi.
Setelah ini kamu bisa memastikan invoice dan kwitansi kamu memiliki struktur dan tujuan yang benar, serta aman dengan tanda tangan digital yang menjaga keabsahan dokumen.