Sejak zaman sekolah, kita pasti familiar dengan paraf dan tanda tangan. Kita pun sering diminta untuk membubuhkan paraf atau tanda tangan pada berbagai dokumen, seperti kontrak, surat perjanjian, atau formulir pendaftaran.
Meskipun tampak serupa, terdapat perbedaan paraf dan tanda tangan, loh. Keduanya memiliki fungsi dan legalitas yang berbeda. Apa saja perbedaannya? Yuk, simak!
Tanda tangan dalam pengertian umum adalah simbol unik yang dibuat oleh seseorang sebagai bentuk persetujuan atau pengesahan terhadap isi suatu dokumen. Biasanya, tanda tangan mencakup nama lengkap atau inisial yang ditulis dengan gaya khas individu tersebut. Dalam konteks hukum, tanda tangan memiliki kekuatan yang mengikat dan digunakan untuk menyatakan bahwa seseorang setuju dengan isi dokumen yang ditandatangani.
Paraf adalah bentuk singkat dari tanda tangan, biasanya berupa inisial atau coretan sederhana yang digunakan untuk menunjukkan bahwa seseorang telah membaca atau menyetujui bagian tertentu dari dokumen. Paraf sering digunakan pada bagian tertentu dari dokumen untuk menandai perubahan atau persetujuan. Paraf adalah alternatif persetujuan yang biasa dipilih tanpa perlu menandatangani ulang seluruh dokumen.
Meskipun sama-sama digunakan untuk menunjukkan persetujuan, perbedaan paraf dan tanda tangan terletak pada banyak aspek penting seperti bentuk, fungsi, letak dalam dokumen, hingga kekuatan hukumnya. Ini dia perbedaannya:
Salah satu perbedaan paraf dan tanda tangan yang paling mudah dikenali adalah dari segi bentuk. Tanda tangan umumnya lebih kompleks dan mengandung ciri khas yang sulit ditiru. Tujuannya jelas, untuk mencegah pemalsuan dan menjaga integritas dokumen.
Sebaliknya, paraf jauh lebih sederhana. Biasanya hanya berupa inisial atau potongan nama, sehingga lebih cepat dibuat. Tapi karena kesederhanaannya itu, paraf lebih rentan ditiru dan disalahartikan.
Dari segi fungsi, perbedaan paraf dan tanda tangan juga sangat mencolok. Tanda tangan memiliki nilai legal yang tinggi karena dibutuhkan untuk menyetujui keseluruhan isi dokumen. Dengan membubuhkan tanda tangan, seseorang menyatakan benar-benar menyetujui isi dokumen.
Paraf, di sisi lain, berfungsi sebagai bentuk persetujuan atau pengecekan pada bagian tertentu dalam dokumen. Misalnya, dalam dokumen yang terdiri dari banyak halaman atau terdapat revisi kecil, paraf digunakan sebagai kontrol tambahan bahwa bagian tersebut telah dilihat dan disetujui. Di perusahaan, paraf juga sering menjadi indikator bahwa dokumen telah melalui tahapan review sebelum ditandatangani secara resmi.
Perbedaan paraf dan tanda tangan juga bisa dilihat dari letaknya. Tanda tangan selalu diletakkan di bagian akhir dokumen, pada kolom atau kotak yang memang disediakan sebagai bukti pengesahan.
Sebaliknya, paraf biasanya berada di margin halaman atau pojok bawah dokumen. Fungsinya sebagai validasi tambahan, terutama pada halaman-halaman yang bukan lembar terakhir. Untuk dokumen panjang seperti kontrak kerja atau proposal, paraf digunakan di setiap halaman untuk memastikan semua halaman sudah dibaca sebelum memberikan tanda tangan final.
Kemajuan teknologi juga mempengaruhi perbedaan paraf dan tanda tangan dalam bentuk penulisan. Kini, bukan hanya tanda tangan basah di atas kertas yang bisa dianggap legal. Tapi juga terdapat tanda tangan digital.
Tanda tangan digital menggunakan sertifikat elektronik untuk memastikan keaslian dan keamanan dokumen, serta sudah diakui oleh undang-undang seperti UU ITE dan Peraturan Kominfo No. 11/2022.
Paraf juga bisa ditulis digital, tapi penggunaannya masih jarang karena sifatnya lebih informal. Meski begitu, dalam beberapa sistem manajemen dokumen digital, kamu tetap bisa menambahkan paraf secara elektronik untuk kebutuhan pengecekan dokumen.
Jika ditinjau dari sifatnya, perbedaan paraf dan tanda tangan terletak pada tingkat formalisasi. Tanda tangan bersifat resmi dan legal, serta sering kali menjadi syarat mutlak dalam perjanjian yang mengikat secara hukum. Sifatnya pun eksklusif dan tidak boleh digunakan sembarangan.
Sebaliknya, paraf lebih fleksibel dan tidak seformal tanda tangan. Penggunaannya lebih banyak pada proses verifikasi internal, pengesahan sederhana, atau dokumen yang tidak memerlukan kekuatan hukum tinggi.
Nah, kini kamu sudah tahu perbedaan paraf dan tanda tangan. Sekarang kamu juga perlu tahu macam-macam tanda tangan:
Tanda tangan basah adalah jenis tanda tangan tradisional yang dibuat secara manual menggunakan pena di atas dokumen kertas.
Dari segi keabsahan, tentu saja tanda tangan basah sah dan berlaku secara hukum, terutama ketika dapat dibuktikan bahwa tanda tangan tersebut memang dilakukan oleh pihak yang bersangkutan. Namun, tanda tangan basah memiliki sejumlah kelemahan terutama dalam kasus sengketa:
Kelemahan tanda tangan basah:
Meski begitu, tanda tangan basah masih banyak digunakan untuk proses yang belum terintegrasi digital.
Tanda tangan digital adalah bentuk modern dari pengesahan dokumen yang memanfaatkan teknologi kriptografi, khususnya Public Key Infrastructure (PKI), untuk menjamin keaslian (authenticity), integritas (integrity), dan non-penyangkalan (non-repudiation) dari sebuah dokumen yang ditandatangani.
Tanda tangan digital bukan cuma foto atau hasil scan tanda tangan basah, ya. Tanda tangan digital disertai dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang telah diakui oleh pemerintah seperti VIDA di Indonesia.
Dengan adanya sertifikat elektronik, tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah.
Legalitas tanda tangan digital di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta perubahan dan turunannya. Tanda tangan digital juga diperkuat oleh Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 dan Peraturan Kominfo No. 11 Tahun 2022.
Kelebihan tanda tangan digital:
Tanda tangan digital yang resmi diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Salah satu PSrE adalah VIDA.
VIDA memastikan bahwa setiap tanda tangan digital yang dibuat memiliki keabsahan hukum dan dilengkapi dengan sertifikat digital yang menjamin identitas penandatangan.
VIDA tersedia dalam versi aplikasi dan website (sign.vida.id). Kamu juga bisa mengakses VIDA di handphone maupun laptop, sehingga penandatanganan dokumen bisa lebih fleksibel.
Memahami perbedaan antara paraf dan tanda tangan sangat penting dalam konteks legal dan administratif. Dengan mengetahui fungsi dan legalitas masing-masing, kita dapat memastikan bahwa dokumen yang kita tandatangani memiliki keabsahan hukum yang diperlukan. Selain itu, penggunaan tanda tangan digital seperti yang disediakan oleh VIDA dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam proses penandatanganan dokumen.