Tanda tangan digital bukanlah hal baru. Penerimaan dan penggunaannya di banyak negara di seluruh dunia telah tersebar luas selama bertahun-tahun. Teknologi ini mulai populer digunakan di Indonesia dan telah banyak digunakan oleh perusahaan, instansi, hingga individu untuk penandatanganan dokumen resmi yang bersifat penting terutama di masa pandemi ini.
Banyak perusahaan beralih ke tanda tangan digital untuk menghemat waktu dan biaya, sehingga kegiatan bisnis atau perusahaan tetap berjalan dan mampu berkembang mengikuti situasi dan kondisi. Tidak hanya perusahaan besar, pemilik UMKM juga banyak yang menggunakan tanda tangan sebagai salah satu upaya go digital.
Dokumen dan tanda tangan dapat diterapkan secara luas untuk transaksi bisnis dan digunakan secara pribadi di negara-negara seluruh dunia. Banyak dokumen bisnis yang dapat ditandatangani secara elektronik, berikut ini jenis-jenis dokumennya.
Surat penawaran
Dokumen perekrutan karyawan baru
Pembaruan kebijakan karyawan
Perjanjian kerjasama
Kontrak kerja
Formulir penjualan
Formulir pemesanan
Transaksi perumahan
Dokumen pembukaan rekening
Formulir pendaftaran dan klaim polis asuransi
Pastikan untuk mengecek pada undang-undang yang berlaku tentang jenis-jenis dokumen apa saja yang bisa ditandatangani secara elektronik, setiap negara dapat memiliki kebijakan yang berbeda.
Lebih dari satu miliar pengguna di seluruh dunia merasa nyaman menandatangani dokumen dengan Tanda Tangan . Meski teknologi tanda tangan dinilai memberikan banyak manfaat untuk validasi dokumen, teknologi ini masih diliputi banyak keraguan. Salah satunya adalah apakah benar tanda tangan bisa diakui sah di mata hukum yang berlaku terutama di Indonesia. Berikut ini penjelasannya.
Di berbagai negara, terdapat aturan tersendiri yang mengatur tata cara penggunaan tanda tangan . Di Indonesia sendiri, sudah ada peraturan yang menjelaskan legalitas dan keabsahan tanda tangan di mata hukum maupun pengadilan. Berikut ini aturan yang berkaitan dengan legalitas tanda tangan .
1. Undang-Undang Nomor No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 11
Undang-undang ini menjadi landasan hukum paling banyak digunakan merujuk pada transaksi elektronik di Indonesia. Mengenai keabsahan tanda tangan pada undang-undang ini diatur pada Pasal 11 Ayat 1.
Tanda tangan dapat dikatakan sah secara hukum dan memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Data pembuatan Tanda Tangan D terkait hanya kepada Penanda Tangan;
Data pembuatan Tanda Tangan pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penandatangan;
Segala perubahan terhadap Tanda Tangan yang terjadi setelah waktu penandatangan dapat diketahui;
Segala perubahan terhadap informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan tersebut setelah waktu penandatangan dapat diketahui;
Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya;
Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait.
2. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 1
Undang-undang ini berisi tentang perubahan undang-undang tahun 2008 yang mengatur transaksi elektronik, sertifikat elektronik dan penyelenggara sertifikat elektronik dengan lebih rinci dan detil. Undang-undang ini menjadi dasar hukum dari penerapan tanda tangan di Indonesia saat ini.
3. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 1 ayat 5-12
Dalam peraturan ini, disebutkan definisi tanda tangan sebagai bukti verifikasi dan juga otentikasi. Penggunaan tanda tangan harus memenuhi prinsip perlindungan konsumen yang terdiri dari pihak yang saling berhubungan yakni Certification Authority (CA) yaitu lembaga yang mengeluarkan sertifikat digital yang resmi. Baik itu sertifikat yang terdiri dari instansi, perusahaan, hingga perorangan dan pengguna yang menggunakan layanan tanda tangan .
Aspek otentikasi tanda tangan sangat penting untuk menghindari terjadinya pemalsuan dan penyalinan tanda tangan maupun dokumen.
1. Otentikasi pemilik tanda tangan
Tanda tangan benar-benar dimiliki oleh penandatangan yang tercantum pada dokumen digital.
2. Otentikasi dokumen
Dokumen digital juga harus bisa dibuktikan otentik bahwa usai ditanda tangan, dokumen tetap sesuai aslinya sehingga dokumen tidak bisa dipalsukan.
Kemampuan-kemampuan teknologi menyangkut tanda tangan harus dimiliki oleh pihak Penyelenggara Sertifikat Elektronik atau PSrE.
PT Identitas Digital Indonesia (VIDA) merupakan penyelenggara sertifikat elektronik yang telah terdaftar Kominfo sejak tahun 2018. Hingga saat ini VIDA telah bekerja sama dengan berbagai perusahaan untuk menerapkan tanda tangan yang mudah, aman dan bersertifikasi resmi.
Dengan bekerja sama dengan VIDA, perusahaan Anda dapat menggunakan tanda tangan yang sah secara hukum dan bisa menjadi alat bukti dalam pengadilan. Bila Anda membutuhkan tanda tangan yang dapat berkekuatan hukum dan bisa dipertanggungjawabkan, silakan menghubungi kami dengan klik di sini.
Read: Proyeksi Pertumbuhan Tanda Tangan Digital Sampai Lima Tahun ke Depan