Penggunaan tanda tangan digital di masyarakat saat ini sudah mulai sering digunakan untuk berbagai macam keperluan. Ini karena kemudahan yang ditawarkan, mulai fitur keamanan, efektivitas, dan juga kenyamanan pengguna. Akan tetapi sebagai teknologi yang cukup baru masih terdapat mitos-mitos di masyarakat yang beredar mengenai tanda tangan digital.
Akibatnya kerap terjadi kesimpangsiuran hingga kesalahpahaman tentang tanda tangan digital. Berikut beberapa mitos tanda tangan digital yang menjadi perbincangan dan faktanya yang perlu Anda ketahui untuk menambah wawasan seputar penggunaan tanda tangan digital.
Mitos pertama yang sering muncul mengenai tanda tangan digital adalah segi legalitas dan keabsahannya ketika terjadi masalah di pengadilan. Masih banyak orang beranggapan jika tanda tangan konvensional lebih mengikat. Mitos ini tidaklah benar, sebab sama halnya dengan tanda tangan basah, tanda tangan digital memiliki kedudukan yang sama di pengadilan dan dokumen tersebut sah.
Penerapan dan praktik tanda tangan digital di Indonesia telah diatur pada Undang-undang Nomor 11, tahun 2008 pasal 11 ayat 1 dan telah diperbaharui dan dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah No.71 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Jadi, dokumen elektronik akan tetap memiliki keabsahan di pengadilan baik sebagai alat bukti maupun keperluan dalam masalah hukum di sebuah persidangan. Dengan catatan tanda tangan digital tersebut diselenggarakan oleh perusahaan maupun penyedia layanan yang telah tersertifikasi oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia yang dibuktikan dengan surat izin layanan.
Mitos kedua yang cukup banyak menjadi perhatian kalangan masyarakat ialah mengenai keamanan dari dokumen elektronik yang menggunakan tanda tangan digital. Anggapan ini juga banyak ditepis oleh para pelaku industri dan para ahli keamanan siber. Sebab, justru tanda tangan digital ini lebih aman jika dibandingkan dengan tanda tangan konvensional yang ada pada dokumen kertas.
Bahasan tentang keamanan tanda tangan digital dibedakan menjadi dua hal. Pertama keamanan secara fisik, dan yang kedua adalah keamanan dari penyimpanan data. Dari segi keamanan fisik, tanda tangan elektronik yang ada pada dokumen digital akan terhindar dari kerusakan dokumen. Dokumen digital akan terlindungi dari kerusakan-kerusakan seperti kertas basah, terbakar, sobek, ataupun hilang. Sebab, dokumen digital dengan tanda tangan digital tersimpan secara otomatis dalam sebuah pusat data yang terintegrasi dengan dokumen dalam format PDF.
Kemudian, sistem keamanan dokumen digital bertanda tangan digital dilindungi oleh sistem enkripsi. Di mana, sistem enkripsi ini hanya bisa diakses oleh pihak-pihak yang memiliki izin. Selain itu, enkripsi hanya bisa dibuka dengan protokol verifikasi yang ketat. Hampir semua penyedia layanan tanda tangan digital juga menggunakan sistem firewall dan protokol lainnya untuk menghindari adanya tindakan ‘penyusupan’ oleh pihak lain yang dapat merugikan pihak yang memiliki izin.
Kesimpulan mitos yang kedua adalah, tidak benar bila dikatakan tanda tangan digital tidak aman digunakan. Justru tanda tangan digital menjadi fitur dengan memperhatikan keamanan tingkat tinggi demi menjaga kerahasiaan data pengguna dan mengedepankan kenyamanan dalam pelayanan.
Ketiga, adanya anggapan bahwa tanda tangan digital sulit untuk diterapkan oleh perusahaan, organisasi ataupun instansi. Kendala penerapan hal baru kerap kali membutuhkan pembiasaan. Lama waktu pembiasaan ini bervariasi tergantung seberapa besar upaya untuk melakukan sosialisasi dan edukasi. Namun sebenarnya, penerapan tanda tangan elektronik juga mudah.
Syarat kemudahan penggunaan tanda tangan digital terletak pada membangun pemahaman yang baik. Membangun pemahaman dapat dilakukan dengan cara melalui edukasi maupun pelatihan secara berkala. Terutama dalam bidang pelayanan publik, maupun perusahaan. Penerapan tanda tangan digital juga akan semakin mudah bila ditunjang dengan infrastruktur yang mumpuni.
Proses edukasi, pelatihan dan sosialisasi akan membuat penerapan tanda tangan digital menjadi lebih mudah baik di sektor swasta maupun sektor pelayanan publik.
Sebagai contoh, dengan sosialisasi tanda tangan digital proses pengurusan birokrasi menjadi lebih cepat dan akurat. Penandatanganan dokumen penting bisa segera terlaksana. Jadi, mitos penerapan tanda tangan digital sulit diterapkan adalah kurang tepat. Sebab, kini banyak instansi mulai beralih ke menggunakan tanda tangan digital dan terus menerus memberikan edukasi agar penerapan tanda tangan digital menjadi lebih mudah.
Tak hanya mengenai mitos penerapan yang sulit, di posisi keempat mitos yang sering muncul ialah anggapan jika penerapan tanda tangan digital membutuhkan biaya yang tinggi. Apakah hal tersebut benar adanya? Apabila dicermati dengan baik, justru menggunakan tanda tangan digital lebih murah dan efisien.
Bayangkan saja jika Anda menggunakan tanda tangan kertas konvensional. Anda akan menghabiskan banyak biaya hanya untuk mempersiapkan segala sesuatunya. Seperti mencetak dokumen hingga melakukan tanda tangan dan proses penyimpanan secara khusus. Selain itu, Anda harus bertemu orang yang bersangkutan untuk datang menandatangani dokumen. Jika satu dokumen membutuhkan biaya yang cukup tinggi, lantas bagaimana bila perusahaan menerbitkan berbagai dokumen dalam satu tahun. Tentu biaya akan semakin menjulang.
Biaya yang dibutuhkan untuk menerapkan tanda tangan digital umumnya adalah biaya berlangganan penerbit sertifikat elektronik dan juga biaya perangkat pendukung tanda tangan digital. Biaya-biaya ini akan semakin murah seiring dengan semakin sering penggunaan tanda tangan digital. Bandingkan jika menggunakan metode konvensional, biaya akan semakin tinggi jika semakin sering menerbitkan dokumen.
Dengan bukti bahwa dokumen digital tidak perlu dicetak dan bisa dikirim melalui internet, mitos tanda tangan digital membutuhkan biaya mahal menjadi tidak benar.
Dokumen dapat ditandatangani secara elektronik. Anggapan seperti ini menimbulkan ambiguitas, terlebih bagi masyarakat awam mengenai teknologi tanda tangan digital. Perlu diketahui bahwa dokumen untuk tanda tangan digital hanya digunakan pada dokumen yang telah diatur oleh undang-undang. Di Indonesia beberapa contoh dokumen yang dapat ditandatangani secara digital adalah:
Dokumen yang berkaitan dengan kontrak atau perjanjian baik bagi individu, instansi maupun perusahaan.
Dokumen pemberitahuan pembatalan layanan bagi perusahaan.
Surat perjalanan pengantaran bahan berbahaya.
Surat dan dokumen asuransi maupun perbankan dan juga instansi di bawah negara.
Dari poin tersebut maka dapat disimpulkan tidak semua dokumen dapat menggunakan tanda tangan digital. Terlebih lagi jika tidak bekerjasama dengan penyedia layanan tanda tangan digital yang telah tersertifikasi dan terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika.
Era internet membuat banyak teknologi baru bermunculan. Namun, tidak sedikit pula teknologi yang setelah sempat menjadi tren, teknologi tersebut berhenti dan seolah menghilang. Sebagian orang juga beranggapan bahwa tanda tangan digital akan mengalami hal serupa.
Mitos ini sepertinya kurang tepat. Sebab, tanda tangan digital bukanlah sebuah tren teknologi melainkan sebuah lompatan di masa mendatang untuk mendapatkan kepastian tanda tangan yang aman, nyaman, praktis, dan efisien.
Tanda tangan digital merupakan perubahan dari penerapan tanda tangan konvensional yang telah diterapkan selama berabad-abad oleh manusia. Saat ini saja, lebih dari 60 negara di dunia sudah memiliki ketentuan hukum yang tetap mengenai penggunaan tanda tangan digital. Penggunaan di berbagai instansi dan perusahaan dirasa sangat membantu masyarakat dan pelanggan dalam mendapatkan pelayanan terbaik.
Tidak hanya itu, tanda tangan digital juga memiliki dampak positif terhadap kelestarian lingkungan. Yakni mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah besar. Di mana semakin banyak kertas yang digunakan, maka semakin tinggi deforestasi terjadi. Jadi, tanda tangan digital bukan hanya tren semata, karena tanda tangan digital terbukti telah menggantikan kebiasaan lama yang tidak aman, dan menjadi solusi bagi masalah global.
Bagi kalangan pemula, menggunakan tanda tangan digital lebih dari satu dalam sebuah kontrak dokumen mungkin akan terdengar menyusahkan. Ini juga membutuhkan waktu lebih untuk memeriksa satu per satu tanda tangan yang ada oleh penandatangan yang berbeda-beda. Kenyataannya, tidaklah demikian. Sebab, tanda tangan digital sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan ketika dikelola.
Saat ini, penyedia layanan tanda tangan digital menyediakan banyak fasilitas dan fitur terbaiknya kepada masyarakat. Termasuk fasilitas berbagi dokumen untuk penandatangan yang berbeda-beda dalam satu waktu yang sama meski berbeda tempat secara real time. Kemudian, data yang ada akan disimpan secara otomatis.
Anda pun bisa melacak kembali dokumen yang telah ditandatangani tersebut dengan menggunakan kode khusus. Dengan begitu, proses manajemen tanda tangan digital lebih ringkas dan Anda bisa segera menemukan kembali ketika diperlukan sewaktu-waktu. Tentu saja tanpa harus membongkar tempat penyimpanan dokumen yang bisa memakan waktu lama seperti pada tanda tangan konvensional. Maka, bisa disimpulkan bila manajemen tanda tangan elektronik tidaklah rumit bila dikelola dengan sistem yang terintegrasi dengan baik.
Mitos yang terakhir adalah tanda tangan digital dianggap membutuhkan skill khusus dalam pelaksanaannya. Secara sederhana, penggunaan tanda tangan digital tidaklah membutuhkan kemampuan khusus. Anda hanya perlu untuk memahami bagaimana penerapan teknologi ini pada aktifitas sehari-hari. Seperti proses penandatanganan, menyimpan, dan menggunakannya kembali.
Sementara, untuk hal paling teknis Anda bisa mempercayakannya kepada penyedia layanan tanda tangan digital yang telah tersertifikasi dan sudah mendapatkan legalitas resmi dari pemerintah. Anda tidak perlu memikirkan bagaimana membangun infrastruktur yang dibutuhkan untuk menerapkan tanda tangan elektronik.
Bila baru pertama kali menggunakannya, pihak penyedia layanan tanda tangan digital pun akan mengarahkan dan memberikan pemahaman hingga cara-cara yang memudahkan Anda menggunakan tanda tangan digital. Itulah mengapa banyak perusahaan sukses menggunakan teknologi ini karena baik karyawan maupun pelanggan dilibatkan dalam proses edukasi dan pelatihan penggunaan tanda tangan digital.
Itulah beberapa mitos mengenai tanda tangan digital yang sering beredar di masyarakat. Dengan mengetahui mitos dan fakta yang ada, Anda bisa lebih bijak dalam memandang pentingnya tanda tangan digital dalam berbagai keperluan pengurusan dokumen legal.
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai tanda tangan digital dari penyedia layanan, Anda bisa menghubungi PT Indonesia Digital Identity (VIDA) sebagai mitra untuk mendapatkan pelayanan tanda tangan digital terbaik.
Baca: Benarkah Menggunakan Tanda Tangan Digital Lebih Memudahkan? Ini Buktinya