Dari yang semula menggunakan tanda tangan basah pada dokumen fisik, kini banyak perusahaan mulai beralih ke tanda tangan digital. Jika keduanya dibandingkan, tanda tangan digital memang menawarkan sejumlah keunggulan, mulai dari meningkatkan efisiensi, menghemat waktu, hingga mengurangi biaya pengeluaran.
Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa mungkin penggunaan tanda tangan digital masih cukup asing bagi beberapa orang, terlebih jika selama ini mereka sudah terlalu terbiasa menggunakan tanda tangan basah. Karenanya, agar lebih familier dengan teknologi tanda tangan satu ini, berikut hal-hal penting yang perlu Anda ketahui tentang tanda tangan digital.
Pada dasarnya, tanda tangan digital memang bersifat digital. Namun, tanda tangan tersebut berbeda dari hasil pemindaian tanda tangan basah yang “ditempel” pada dokumen digital. Mengimplementasikan sistem matematis, bentuk dari tanda tangan digital pun tidak bisa disamakan dengan bentuk tanda tangan basah. Pasalnya, bentuk tanda tangan digital yang dibubuhkan pada dokumen digital tidaklah sesederhana tanda tangan basah.
Jika menganut pada Pasal 1 Angka 12 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yang tanda tangan digital didefinisikan sebagai tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Fungsi verifikasi dan autentikasi dalam tanda tangan digital tidak terlepas dari peran sistem kriptografi yang disematkan di dalamnya. Berkat sistem ini, tanda tangan digital pun bukan hanya sekadar tanda tangan dalam bentuk digital, melainkan juga data terenkripsi dan sertifikat elektronik dari pemilik tanda tangan digital.
Karena hal tersebut, fungsi tanda tangan digital bukan lagi hanya untuk menunjukkan maksud penanda tangan, tapi juga sekaligus membuktikan bahwa suatu dokumen telah sah secara hukum. Selain itu, karena sudah mempunyai identitas digital yang tersertifikasi, maka dokumen tersebut pun terbukti berasal dari entitas yang valid keberadaannya.
Sistem kriptografi dalam tanda tangan digital disediakan oleh sertifikat elektronik. Sesuai namanya, sertifikat elektronik adalah sertifikat bersifat elektronik yang memuat data-data penting terkait tanda tangan digital. Jadi, ketika tanda tangan digital dibubuhkan pada dokumen digital, sertifikat elektronik akan merekam tanda tangan tersebut beserta berbagai informasi penting yang menyertainya, seperti identitas penanda tangan dan waktu pemberian tanda tangan.
Jika misalnya dokumen tersebut mengalami perubahan, sertifikat elektronik juga akan merekamnya sehingga Anda bisa melacaknya. Artinya, risiko pemalsuan, penggandaan, atau penyalahgunaan dokumen pun dapat diminimalisir.
Sertifikat elektronik hanya dapat diterbitkan oleh pihak ketiga yang disebut sebagai penyelenggara sertifikat elektronik (PSrE) atau certificate authorities seperti VIDA Sign. PSrE berperan sebagai fasilitator, penyelenggara, dan pengawas dalam pelaksanaan tanda tangan digital. Tugasnya adalah menyusun suatu hierarki atau tingkatan untuk penandatanganan elektronik pada dokumen digital.
Dalam menjalankan fungsi enkripsi atau sistem kriptografi tersebut, tanda tangan digital menerapkan infrastruktur kunci publik atau public key infrastructure (PKI). Bisa dibilang inilah yang menjadi cara kerja utama tanda tangan digital. PKI melibatkan dua tipe kunci yang disebut kunci privat dan kunci publik. Kunci privat hanya dapat dibuka dengan kunci pasangannya, yaitu kunci publik. Lalu, bagaimana proses penguncian terjadi pada dokumen digital?
Dokumen digital yang hendak ditandatangani akan dienkripsi terlebih dulu dengan kunci privat ke dalam bentuk lain bernama cipher text. Sebetulnya, cipher text memiliki isi yang sama dengan dokumen asli. Namun, cipher text berbentuk menyerupai barisan kode acak sehingga tidak bisa dibaca dan diartikan secara harfiah.
Kemudian, ciphertext bersama dengan kunci publik dan sertifikat elektronik akan disematkan pada dokumen digital tersebut. Dengan kata lain, ada tiga informasi elektronik yang tersemat dalam sebuah dokumen bertanda tangan digital. Keseluruhan proses tersebut dilakukan oleh PSrE seperti VIDA Sign. Nantinya, VIDA Sign akan mengirimkan dokumen bertanda tangan tersebut ke pihak penerima. Jika tanda tangan digital terbukti valid, maka akan didekripsi menggunakan kunci publik agar bisa diakses penerima dokumen tersebut.
Saat proses dekripsi, dokumen digital kembali diubah bentuknya dalam bentuk ciphertext menggunakan kunci publik. Cipher text tersebut dibandingkan dengan ciphertext sebelumnya yang sudah melekat pada dokumen terkirim. Apabila kedua cipher text tersebut terbukti sama, maka dokumen terkirim dan diterima merupakan dokumen yang sama tanpa perubahan di dalamnya. Melalui proses tersebut, terbukti pula bahwa tanda tangan digital juga berfungsi membuktikan keabsahan suatu dokumen.
Apabila dibandingkan dengan tanda tangan basah, tanda tangan digital menawarkan proses penandatanganan dokumen digital secara lebih cepat. Mengingat bahwa tanda tangan basah hanya dapat digunakan pada dokumen fisik, maka segala sesuatunya pun harus dilakukan secara manual. Agar bisa memberikan tanda tangan, Anda harus mencetak dokumen terlebih dulu.
Lalu, apabila dokumen tersebut harus ditandatangani oleh beberapa pihak, maka Anda harus menyerahkannya ke pihak-pihak yang bersangkutan. Mungkin tidak akan menjadi masalah jika seluruh pihak tersebut masih berada di satu perusahaan yang sama. Namun, bagaimana jika masing-masing dari mereka berada di tempat atau kota berbeda? Mau tak mau Anda pun harus mengirimkan dokumen melalui ekspedisi. Keseluruhan proses ini tentu membutuhkan waktu, biaya, dan tenaga yang tidak sedikit.
Beruntung hal tersebut bisa diatasi dengan penggunaan tanda tangan digital. Karena bersifat digital, maka Anda tak perlu mencetak dokumen apa pun sebelum proses penandatanganan. Kemudian, jika misalnya pihak-pihak yang bersangkutan berada di tempat berbeda pun, Anda bisa mengirimkan dokumen dengan mudah melalui email sehingga lebih hemat waktu dan tenaga.
Tidak hanya itu, penggunaan tanda tangan digital juga dapat membantu menghemat pengeluaran karena Anda tak perlu mengeluarkan biaya untuk cetak dokumen, perawatan mesin cetak, hingga biaya ekspedisi untuk pengiriman dokumen. Bahkan Anda pun tak perlu menyiapkan biaya khusus untuk pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik karena dokumen bertanda tangan digital dapat disimpan dengan aman secara digital.
Beberapa dari Anda mungkin masih bertanya-tanya, “Bagaimana tentang keabsahan tanda tangan digital di mata hukum? Apakah memiliki kedudukan yang sama dengan tanda tangan basah?”
Anda tak perlu khawatir soal hal tersebut karena tanda tangan digital sudah memiliki keabsahan yang sama di mata hukum dengan tanda tangan basah. Di Indonesia, keberadaan tanda tangan digital telah diatur dalam Pasal 1 Angka 12 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Berdasarkan UU tersebut, tanda tangan digital dinilai memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah apabila telah memenuhi berbagai syarat berikut ini:
Data pembuatan tanda tangan digital hanya diketahui pemilik tanda tangan.
Hanya pemilik tanda tangan digital yang berhak menggunakan tanda tangan tersebut.
Segala perubahan terhadap tanda tangan digital, yang terjadi setelah penandatanganan, dapat diketahui.
Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang berhubungan dengan tanda tangan digital juga dapat diketahui.
Memiliki cara tertentu untuk mengidentifikasi pemilik tanda tangan digital.
Memiliki cara tertentu untuk memastikan bahwa penanda tangan elektronik telah memberi persetujuan terhadap informasi elektronik terkait.
Selain UU yang sudah disebutkan di atas, peraturan mengenai tanda tangan digital di Indonesia juga diulas dalam sejumlah ketentuan lain. Berikut daftarnya:
Peraturan Pemerintah (PP) No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Peraturan OJK (POJK) No. 77 Tahun 2016 tentang Layanan Pinjam Meminjam yang Berbasis Teknologi Informasi.
Surat Edaran OJK No. 18/SEOJK.02/2017 tentang Tata Kelola dan Manajemen Risiko Teknologi Informasi pada Layanan Pinjam Meminjam Uang Berbasis Teknologi Informasi.
Perbankan
Selama ini, nasabah perbankan harus mendatangi kantor cabang bank untuk mendapatkan layanan. Mereka diwajibkan memberikan tanda tangan basah sebagai bagian dari proses verifikasi identitas. Namun, dengan tanda tangan digital, kini nasabah bisa tetap mendapatkan layanan yang dibutuhkan tanpa harus mendatangi kantor cabang bank.
Mulai dari layanan pembukaan rekening, penyaluran pinjaman, bahkan hingga kredit perumahan, semua dapat dilakukan secara daring berkat tanda tangan digital yang bersifat digital. Prosesnya pun jadi lebih singkat sehingga sama-sama menghemat waktu nasabah dan pihak bank.
Asuransi
Efisiensi penggunaan tanda tangan digital juga bisa dirasakan di bidang asuransi. Banyak perusahaan asuransi yang menghabiskan sebagian besar waktu untuk mengurus berkas atau dokumen fisik. Di samping itu, nasabah juga masih harus mendatangani kantor perusahaan asuransi untuk memberikan tanda tangan.
Padahal, apabila beralih menggunakan tanda tangan digital, nasabah jadi bisa memberikan tanda tangan dari mana saja dan kapan saja. Hal ini tentu dapat memberikan kemudahan tidak hanya bagi nasabah, tapi juga perusahaan asuransi. Baik itu untuk keperluan pengajuan klaim, perubahan kebijakan, dan sebagainya.
Pajak
Urusan perpajakan tidak terlepas dari dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk proses verifikasi data dan informasi terkait kewajiban pajak. Idealnya, setiap dokumen harus ditandatangani untuk membuktikan keabsahannya. Jika hal tersebut dilakukan secara manual dengan menggunakan tanda tangan basah untuk kemudian dipindai satu per satu, tentunya akan memakan waktu.
Solusinya adalah dengan beralih ke tanda tangan digital untuk meningkatkan efisiensi administrasi perpajakan. Selain itu, integritas data pun akan lebih terjamin mengingat bahwa tanda tangan digital pada dokumen telah diatur oleh protokol PKI.
Kini Anda telah mengetahui berbagai hal penting seputar tanda tangan digital, mulai dari cara kerja hingga bentuk penggunaannya. Sudah saatnya Anda melakukan efisiensi proses penandatanganan dokumen dengan beralih dari tanda tangan basah ke elektronik. Pastikan Anda memilih tanda tangan digital yang telah mendapat sertifikasi resmi dari OJK seperti VIDA Sign.
VIDA merupakan Penyelenggara Sertifikat Elektronik yang telah terdaftar Kementerian Komunikasi dan Informatika yang juga memiliki berbagai sertifikasi kualitas layanan keamanan data dan identitas secara internasional. Anda bisa menghubungi VIDA untuk berkonsultasi lebih lanjut tentang tanda tangan digital.
Baca juga: Manfaat yang Bisnis Anda Dapatkan Jika Tidak Lagi Memakai Kertas