Bagi para fresh graduate di bidang manajemen dan akuntansi, atau bahkan para pekerja yang ingin career switch, dunia procurement sering menjadi salah satu pilihan menarik. Dengan peran yang krusial dalam berjalannya sebuah operasional bisnis, posisi satu ini memang bisa memberikan prospek yang menjanjikan. Meski menarik, banyak orang masih sering tertukar terkait arti procurement dan purchasing.
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan agar sebuah perusahaan bisa berjalan dengan baik. Berbeda dengan purchasing yang bertugas pada proses transaksinya, posisi procurement biasanya berperan dalam mengurus end-to-end pembelian keperluan perusahaan. Artinya, mulai dari analisis kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi pembelian, hingga pencatatan.
Dengan begitu luasnya lingkup procurement dan bagaimana digitalisasi menjadi keseharian pekerjaan, karyawan maupun perusahaan harus mulai menyadari dan memahami pentingnya literasi dan keamanan digital. Mengetahui secara lebih tentang apa saja bahaya yang mengancam lingkup kerja digital adalah langkah awal dalam menjaga keamanan perusahaan.
Procurement, seperti yang sudah disebutkan di atas, adalah posisi yang bergerak pada proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan. Karena bergerak dari awal hingga akhir, tugas procurement bisa dibagi ke beberapa tahap.
Dimulai dengan fondasi pengadaan barang, yaitu analisis kebutuhan, pemesanan, hingga pencatatan, seluruh proses procurement memiliki tantangannya masing-masing.
Sebelum mengadakan pembelian, analisis kebutuhan tentunya menjadi langkah yang penting. Tugas procurement ini melibatkan pencatatan kebutuhan dari berbagai divisi atau unit. Catatan tersebut kemudian disesuaikan dengan anggaran dan prioritas perusahaan.
Jika sesuai, maka permohonan pembelian atau purchase request yang memuat detail seperti jenis barang/jasa, jumlah, dan spesifikasi lainnya bisa diajukan.
Apabila purchase request dirasa sudah sesuai, maka proses seleksi vendor dapat dimulai. Pemilihan vendor dapat dilihat dari kredibilitas, kualitas produk, dan pengalaman vendor tersebut.
Evaluasi proposal dan dokumen legalitas juga adalah langkah yang penting karena memastikan kecocokan, keaslian, hingga kepatuhannya terhadap regulasi.
Meskipun telah melalui tahap evaluasi proposal, proses negosiasi juga diperlukan agar kesepakatan penuh tercapai dimana perusahaan dapat melakukan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas. Hal-hal yang dibahas biasanya berkaitan dengan harga final barang atau jasa, jadwal penerimaan, syarat pembayaran, ketentuan hukum, hingga garansi layanan.
Proses perjanjian yang panjang pun selesai dan perusahaan bisa mengeluarkan Purchase Order. Sama dengan PR, dokumen satu ini juga berfungsi sebagai catatan detail pada proses pengadaan dan acuan resmi vendor. Biasanya PO berisikan rincian pesanan seperti spesifikasi, harga, hingga jadwal pengiriman.
Jika pesanan sudah diterima, pihak penerima harus melakukan proses verifikasi dan inspeksi untuk memastikan kesesuaian dengan PO, termasuk kuantitas dan kualitas pesanan yang diterima.
Selain itu, ada juga proses Three-Way Checking yang dilakukan untuk memastikan pesanan sesuai dengan PO, PR, dan invoice dari vendor. Langkah ini penting untuk konsistensi data perusahaan.
Pembayaran dapat dilakukan ketika pesanan sudah diterima secara resmi. Prosesnya melibatkan verifikasi ulang invoice vendor dan pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati. Pembayaran bisa dilakukan secara penuh ataupun bertahap asalkan tepat waktu agar hubungan dengan vendor tetap terjalin baik.
Setelah semua langkah di atas selesai, pencatatan keseluruhan harus dilakukan dengan sistem procurement yang ada. PR, PO, invoice vendor, dokumen inspeksi, dokumen penerimaan barang, hingga bukti pembayaran harus tercatat semua agar mempermudah keperluan audit atau hal lainnya di masa depan.
Selain mempelajari semua proses yang terjadi pada procurement, mengetahui berbagai tipe pengadaan juga menjadi point wajib:
Bisa terdiri dari Strategic Procurement, yaitu perencanaan jangka panjang atau kontrak besar yang membutuhkan prosedur formal. Selain itu, ada juga Service Procurement yang melibatkan kontrak resmi seperti jasa konsultasi atau jasa hukum.
Bersifat lebih fleksibel atau tidak terlalu terikat peraturan. Contohnya Direct Procurement, pembelian barang dalam jumlah kecil sehingga tidak melewati proses tender formal. Indirect Procurement mengacu pada barang atau jasa yang mendukung operasional perusahaan, seperti pembelian perlengkapan kantor atau jasa kebersihan. Terakhir, Service Procurement yang mencakup pengadaan jasa iklan atau konsultan manajemen.
Dengan alur yang panjang dan jenis pengadaan yang beragam, berbagai kesulitan tentunya sering ditemukan oleh tim procurement. Seperti manajemen dokumen yang begitu banyak dan kebutuhan akan tanda tangan pada setiap dokumen tersebut. Untungnya tanda tangan digital sudah bisa menjadi pilihan yang jauh lebih cepat, mudah, dan aman.
Proses procurement yang melibatkan banyak alur dan dokumen sering terkendala oleh penggunaan tanda tangan basah. Selain memperlambat flow, administrasi juga lebih kompleks. Perusahaan harus menunggu konfirmasi manual dan menjadikan semua proses kurang efisien dan lebih rawan mengalami kesalahan.
Tidak hanya dari sudut pandang administratif, belakangan ini kejahatan digital sudah jauh berkembang. Beragam bisnis di Indonesia sudah mengalami percobaan atau bahkan menjadi korban kejahatan ini. Berdasarkan dari data pada Whitepaper VIDA, sebesar 67% terdiri dari pemalsuan kontrak.
Penggunaan cara lama atau dengan tanda tangan basah dapat meningkatkan kemungkinan pemalsuan dokumen dan tanda tangan. Dengan teknologi enkripsi, dokumen penting hanya bisa diakses oleh pihak-pihak berwenang saja.
Penyederhanaan proses dan perlindungan dari kejahatan digital bisa diatasi dengan penggunaan tanda tangan digital seperti VIDA Sign. Proses yang sebelumnya memerlukan banyak langkah manual kini dapat dilakukan secara digital, memastikan efisiensi yang lebih tinggi tanpa kompromi terhadap legalitas dan keamanan, mengurangi risiko kesalahan, dan tentunya aman dari pemalsuan dokumen atau kontrak.
Tingkatkan efisiensi proses procurement sekarang, dengan VIDA Sign!