Berbagai urusan administrasi kini dapat dilakukan secara online, mulai dari pendaftaran kerja, beasiswa, hingga keperluan akademik lainnya. Salah satu dokumen akademik yang banyak dibutuhkan untuk urusan pekerjaan dan akademik adalah ijazah. Agar lebih praktis, memiliki file digital ijazah akan sangat membantu, daripada harus mencari dan memfoto ulang setiap kali dibutuhkan.
Saat ini, scan ijazah tidak harus dilakukan dengan mesin scanner konvensional. Cukup dengan kamera handphone, kamu sudah bisa mendapatkan hasil scan yang jelas dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Namun, penting untuk memastikan bahwa hasil scan ijazah aman dan tidak mudah disalahgunakan. Bagaimana caranya? Yuk, simak tipsnya!
Cara Scan Ijazah di Android dan iPhone
Scan ijazah di HP bisa dilakukan baik di perangkat Android maupun iPhone. Berikut beberapa cara yang bisa kamu coba:
1. Pengguna Android
Jika ingin langsung menyimpan hasil scan ijazah ke Google Drive, kamu bisa menggunakan fitur bawaan dengan langkah berikut:
- Buka Google Drive pada HP.
- Pilih ikon “+” (Tambah) di pojok kanan bawah.
- Pilih opsi Pindai (Scan).
- Arahkan kamera ke ijazah dan ambil gambar.
- Setelah pemindaian selesai, simpan file dalam format PDF atau sesuai kebutuhan.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti CamScanner atau Microsoft Office Lens yang tersedia di Google Play Store. Kedua aplikasi ini menawarkan fitur tambahan seperti pengaturan kualitas gambar dan OCR (Optical Character Recognition) untuk meningkatkan keterbacaan teks.
2. Pengguna iPhone
Bagi pengguna iPhone, scan ijazah bisa dilakukan langsung melalui aplikasi Notes:
- Buka aplikasi Notes dan buat catatan baru.
- Ketuk ikon kamera dan pilih Scan Documents.
- Arahkan kamera ke ijazah, lalu aplikasi akan otomatis memindai dokumen.
- Simpan hasil scan dalam format PDF untuk keperluan administrasi.
Kamu juga bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Adobe Scan atau Scanner Pro yang tersedia di App Store untuk fitur pemindaian yang lebih optimal.
Tips Mengamankan Scan Ijazah dari Pemalsuan
Ijazah adalah dokumen akademik yang sangat penting. Oleh karena itu, hasil scan ijazah harus dijaga agar tidak mudah disalahgunakan atau dipalsukan. Berikut beberapa tips agar hasil scan ijazah tetap aman:
1. Gunakan Magic Scan VIDA
VIDA Sign menyediakan fitur Magic Scan, yang memungkinkan kamu untuk memindai ijazah langsung dari kamera handphone dengan hasil yang lebih aman. Berikut langkah-langkahnya:
- Pastikan kamu sudah terdaftar di VIDA App.
- Pada Dashboard, klik tombol hijau bergambar kamera.
- Arahkan kamera ke ijazah dan pastikan posisinya tepat.
- Sistem akan otomatis memindai dan menyimpan ijazah dalam format digital yang aman.
.jpg)
2. Bubuhkan Tanda Tangan Digital
Setelah berhasil melakukan scan ijazah, kamu bisa langsung membubuhkan tanda tangan digital untuk memastikan keasliannya. Pilih opsi "Digital Sign", lalu tambahkan tanda tangan yang tidak harus berupa gambar tanda tangan, tetapi bisa juga berupa inisial atau karakter yang kamu tentukan sendiri.
Kenapa harus Digital Sign, bukan e-Sign?
Karena dengan Digital Sign, kamu harus melakukan otentikasi menggunakan data biometrik dan informasi pribadi yang sudah terdaftar di VIDA Sign. Artinya, tanda tangan digital ini tidak bisa dipalsukan, karena hanya pemilik ijazah yang bisa membubuhkannya. Selain itu, hasil scan ijazah akan memuat Sertifikat Elektronik yang terhubung dengan identitasmu.
Jika suatu saat kamu perlu mengunggah ijazah untuk keperluan akademik atau profesional, cukup unggah hasil scan yang sudah ditandatangani secara digital. Dengan begitu, keasliannya tetap terjaga dan tidak mudah disalahgunakan.
3. Selalu Simpan Hasil Scan dalam Format PDF
File digital ijazah yang dibubuhi tanda tangan digital akan tersimpan dalam format PDF. Jika kamu perlu mengunggah ijazah untuk keperluan administrasi online, pastikan selalu menggunakan versi PDF ini.
Keunggulan menyimpan ijazah dalam PDF yang sudah ditandatangani digital:
- Tidak bisa diedit atau dimanipulasi.
- Tetap menyimpan Sertifikat Elektronik.
- Bisa diverifikasi kapan saja jika diperlukan.
4. Hindari Membagikan Scan Ijazah di Platform Tidak Resmi
Pastikan kamu hanya membagikan scan ijazah pada platform yang terpercaya dan memiliki sistem keamanan yang baik. Hindari mengunggahnya di media sosial atau platform yang mencurigakan, karena bisa meningkatkan risiko pencurian identitas atau pemalsuan dokumen.
Berikut cara membagikan ijazah dengan aman
-
Hanya Unggah di Platform Resmi
Jika perlu mengirim scan ijazah, pastikan kamu hanya mengunggahnya di situs atau platform resmi, seperti portal universitas, perusahaan, atau lembaga pemerintah.
-
Periksa Kebijakan Privasi
Pastikan situs atau aplikasi yang digunakan memiliki kebijakan privasi yang jelas terkait perlindungan data pribadi.
-
Hindari Mengunggah di Grup atau Chat Publik
Jangan pernah membagikan scan ijazah melalui media sosial, grup WhatsApp yang tidak dikenal, atau email yang mencurigakan.
Scan ijazah menggunakan HP memang sangat praktis dan membantu berbagai keperluan akademik maupun administrasi. Namun, jangan abaikan aspek keamanannya! Keaslian dokumen harus tetap dijaga agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Dengan VIDA Sign, kamu bisa memastikan bahwa setiap scan ijazah memiliki perlindungan tambahan melalui tanda tangan digital yang diverifikasi secara biometrik. Ini bukan hanya membuat dokumen lebih sah secara hukum, tetapi juga menjamin bahwa ijazah tersebut benar-benar milikmu dan tidak bisa dipalsukan.