Ternyata dalam menjalankan operasional sehari-hari, banyak perusahaan yang tidak bisa berdiri sendiri. Artinya, baik perusahaan besar, UMKM yang sedang bertumbuh, maupun institusi publik, akan selalu ada peluang mengandalkan vendor untuk mendukung kegiatan bisnis.
Seiring bertambahnya kompleksitas bisnis, jumlah vendor yang dibutuhkan pun semakin banyak. Di waktu yang sama, pengelolaan vendor lama-kelamaan pun menjadi rumit ketika dilakukan secara manual.
Data vendor tersebar, dokumen kontrak sulit dilacak, proses persetujuan lambat, hingga risiko administratif dan legal yang tidak disadari.
Perusahaan dituntut untuk mengelola vendor secara lebih terstruktur, transparan, dan aman karena banyak menyimpan data sensitif. Salah satu solusinya adalah memanfaatkan vendor management system.
Sebuah sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola seluruh siklus hubungan dengan vendor secara terpusat.
Baca juga: Cara Mengunci Folder di Laptop dan HP untuk Keamanan Data
Vendor management system adalah sistem atau platform yang digunakan perusahaan untuk mengelola data, proses, dan hubungan kerja dengan vendor secara terintegrasi. Sistem ini mencakup berbagai keperluan, mulai dari pendaftaran vendor, pengelolaan kontrak, proses persetujuan, hingga pemantauan kinerja vendor.
Beberapa platform manual yang mungkin sering kamu gunakan seperti spreadsheet atau email seringkali lebih sulit untuk didokumentasikan. Di sinilah vendor management system memiliki keunggulan, karena bisa menyatukan seluruh proses dalam satu sistem.
Dengan begitu, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap siapa saja vendor yang bekerja sama, status kontrak mereka, serta aktivitas yang sedang berjalan.
Namun apa saja sebenarnya alasan utama perusahaan membutuhkan vendor management system?
Dengan vendor management system, pengelolaan vendor tidak lagi bersifat reaktif, tetapi menjadi bagian dari strategi bisnis yang lebih terencana. Beberapa fungsi dari vendor management system yaitu:
Vendor management software memungkinkan vendor melakukan pendaftaran secara terstruktur. Data seperti identitas perusahaan, dokumen legal, kontak, dan informasi pendukung lainnya tersimpan dalam satu basis data terpusat.
Salah satu fungsi paling krusial dari vendor management system adalah pengelolaan kontrak. Semua dokumen kerja sama, perjanjian layanan, hingga invoice dapat disimpan dan diakses dalam sistem. Kontrak yang ditandatangani secara digital juga membantu memastikan keabsahan dokumen sekaligus mempercepat proses kerja sama antar pihak.
Vendor management system biasanya dilengkapi dengan workflow persetujuan. Setiap dokumen atau transaksi vendor harus melewati tahapan approval sesuai kewenangan, sehingga meminimalkan risiko keputusan sepihak atau kesalahan prosedur.
Vendor management software juga memudahkan perusahaan untuk memantau performa vendor berdasarkan parameter tertentu, seperti kepatuhan kontrak, kualitas layanan, atau ketepatan waktu.
Vendor management software dapat hadir dalam berbagai bentuk, tergantung kebutuhan dan skala perusahaan. Berikut beberapa contoh yang umum digunakan di dunia bisnis:
Contoh pertama adalah vendor management system yang banyak digunakan oleh berbagai perusahaan, terintegrasi dengan ERP seperti SAP Ariba, Oracle Procurement, atau Microsoft Dynamics.
Sistem ini membantu perusahaan mengelola vendor, kontrak, pengadaan, dan pembayaran dalam satu ekosistem terintegrasi.
Beberapa platform berdiri khusus sebagai vendor management system, misalnya Gatekeeper, Precoro, atau Proactis. Cocok untuk perusahaan yang ingin sistem khusus tanpa implementasi ERP besar.
Solusi-solusi yang ditawarkan berfokus pada:
Kemudian ada juga Coupa, Kissflow Procurement, atau Odoo Vendor Management yang menawarkan sistem berbasis cloud yang mudah diakses dan lebih fleksibel.
Keunggulannya adalah implementasi cepat, mudah diakses oleh tim internal dan vendor, serta scalable mengikuti pertumbuhan bisnis.
Beberapa vendor management system mengintegrasikan pengelolaan kontrak dan dokumen digital, termasuk persetujuan elektronik dan arsip yang lebih terpusat.
Dengan ini, perusahaan bisa memastikan dokumen vendor jadi rapi, mudah diaudit, dan proses kerja sama berjalan lebih efisien.
Baca juga: Cara Kirim PDF ke WA serta Tingkat Keamanannya
Dunia bisnis memang semakin cepat dan kompleks, sehingga kebutuhan vendor pun meningkat. Seiring perkembangan vendor ini, pengelolaan data pun lebih sulit jika dilakukan manual dan terpisah.
Salah satu solusi terbaik yang bisa digunakan adalah vendor management system untuk membuat proses kerja sama berjalan tertib, efisien, dan sesuai regulasi.
Mulai dari mempercepat proses registrasi, pengelolaan kontrak, proses approval, hingga monitoring dan evaluasi, sebuah sistem yang baik bisa mempermudah kerjasama end-to-end perusahaan dengan setiap vendor tanpa menghilangkan kontrol, transparansi, dan kepatuhan.