Hampir seluruh urusan yang berkaitan dengan pihak lain membutuhkan surat resmi. Surat ini adalah dokumen penting dalam berbagai urusan formal, baik untuk keperluan bisnis, pendidikan, maupun pemerintahan.
Keberadaan surat resmi memastikan komunikasi berjalan dengan jelas, tertulis, dan memiliki bukti otentik. Namun, bagaimana format surat resmi yang benar, dan apa saja contohnya? Artikel ini akan membahas 10 contoh surat resmi yang sering digunakan. Yuk, simak!
Surat resmi adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau permintaan secara formal kepada pihak tertentu. Biasanya, surat resmi memiliki struktur yang baku dan menggunakan bahasa yang sopan serta jelas.
Ciri khas surat resmi biasanya menggunakan kop surat, mencantumkan tanggal, nomor surat, dan tanda tangan pihak yang berwenang, serta menggunakan bahasa baku.
Surat undangan rapat digunakan untuk mengundang peserta rapat formal, baik itu di perusahaan, organisasi, atau lembaga pendidikan. Surat ini berisi informasi detail seperti waktu, tempat, dan agenda rapat.
Contoh penggunaan adalah untuk mengundang karyawan untuk rapat evaluasi bulanan atau mengundang organisasi untuk berpartisipasi dalam acara bisnis.
Surat ini biasanya ditulis oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya. Surat ini harus disusun dengan sopan dan mencantumkan alasan secara singkat.
Contoh penggunaan biasanya pada karyawan yang ingin pindah pekerjaan atau pengunduran diri seseorang dari institusi karena alasan pribadi.
Surat lamaran kerja merupakan 10 contoh surat resmi berupa dokumen yang wajib disertakan pelamar ketika melamar pekerjaan. Surat ini harus menarik perhatian rekruter dengan menunjukkan kualifikasi dan pengalaman yang relevan.
Salah satu dari 10 contoh surat resmi adalah surat tugas. Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi untuk menugaskan seseorang melakukan pekerjaan tertentu di luar tanggung jawab rutinnya.
Contoh penggunaannya adalah penugasan karyawan untuk menghadiri pelatihan atau penugasan karyawan untuk mewakili perusahaan dalam acara resmi.
Surat ini digunakan untuk mengajukan izin, baik izin cuti kerja, penggunaan fasilitas, atau izin operasional. Contohnya izin cuti karyawan dan permohonan izi operasional untuk kegiatan perusahaan.
Surat keterangan adalah 10 contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu pihak untuk menyatakan kondisi atau status tertentu dari individu atau entitas.
Contohnya, surat keterangan kerja untuk pengajuan visa dan surat keterangan sehat untuk keperluan melamar pekerjaan.
Surat perjanjian mengatur kesepakatan antara dua pihak, mencakup hak dan kewajiban masing-masing. Surat ini memiliki kekuatan hukum jika ditandatangani dan dilengkapi materai.
Contohnya adalah perjanjian kerja sama bisnis dan perjanjian sewa-menyewat properti.
Jenis 10 contoh surat resmi selanjutnya aalah surat pemberitahuan. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak tertentu.
Contohnya adalah surat pemberitahuan perubahan jam operasional perusahaan atau informasi kenaikan harga suatu layanan.
Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan. Surat ini harus mencantumkan alasan PHK secara jelas.
Surat ini digunakan untuk mengundang seseorang menghadiri acara formal, seperti seminar, pelatihan, atau konferensi.
Contohnya surat undangan menghadiri seminar nasional atau undangan rapat pemegang saham.
Agar surat resmi diterima dengan baik, perhatikan langkah berikut:
Pastikan surat memiliki kop, tanggal, nomor surat, salam pembuka, isi, dan penutup.
Gunakan bahasa formal dan sesuai aturan PUEBI.
Sertakan detail seperti tanggal, waktu, tempat, dan tujuan surat dengan jelas.
Tanda tangan adalah elemen penting untuk menunjukkan keabsahan surat resmi.
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Tempat/Tgl Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
Alamat : [Alamat Lengkap]
Dengan ini menyatakan bahwa:
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. Apabila di kemudian hari terdapat ketidaksesuaian, saya bersedia menerima konsekuensi hukum sesuai peraturan yang berlaku.
[Lokasi], [Tanggal]
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Penanggung Jawab]
Jabatan : [Jabatan]
Instansi : [Nama Instansi]
Alamat : [Alamat Instansi]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Penerima Keterangan]
Tempat/Tgl Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
Alamat : [Alamat Lengkap]
Adalah benar karyawan/mahasiswa/warga kami yang terdaftar sejak [tanggal]. Berdasarkan data yang kami miliki, [Nama Penerima Keterangan] bekerja/beraktivitas di [deskripsi kegiatan atau posisi], dan surat ini dibuat untuk keperluan [tujuan pembuatan surat].
Demikian surat keterangan ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[Lokasi], [Tanggal]
Hormat kami,
[Tanda Tangan dan Cap Instansi]
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
Agar 10 contoh surat resmi yang kamu buat memiliki kekuatan hukum, jangan lupa bubuhkan tanda tangan. Di era modern, tanda tangan digital dapat membantumu menyederhanakan pekerjaan. VIDA Sign hadir sebagai solusi terbaik dalam mengelola dokumen. Dengan dukungan teknologi tanda tangan digital dan e-Meterai yang aman serta diakui secara hukum, kamu dapat menghemat waktu tanpa perlu ragu soal keabsahan dokumen.
Berikut kelebihan VIDA Sign:
Apapun jenis dokumen yang kamu perlukan, keamanan dan kenyamanan adalah prioritas utama. VIDA Sign menawarkan kombinasi teknologi enkripsi mutakhir dengan proses yang mudah dan cepat. Cukup klik, tempel, dan kirim, dokumenmu tidak hanya terlindungi dari ancaman pemalsuan, tetapi juga dapat diakses kapan saja dengan mudah.