Meminta tanda tangan atasan merupakan bagian penting dari kegiatan sehari-hari di lingkungan kerja. Tanda tangan atasan seringkali diperlukan untuk persetujuan berbagai dokumen, kontrak, atau keputusan penting lainnya. Namun, terdapat etika yang harus diperhatikan ketika meminta tanda tangan atasan. Kesalahan dalam proses ini dapat menimbulkan kesan negatif dan bahkan berdampak pada hubungan profesional dengan atasan. Berikut adalah 7 hal yang tidak boleh dilakukan saat meminta tanda tangan atasan:
1. Tidak Memperhatikan Waktu yang Tepat
Waktu adalah faktor penting ketika hendak meminta tanda tangan atasan. Hindari mengganggu atasan di saat-saat sibuk atau di tengah-tengah rapat penting. Sebaliknya, pilihlah waktu yang tepat, misalnya saat atasan sedang memiliki waktu luang atau di akhir hari kerja ketika sudah lebih santai.
2. Tidak Menyediakan Informasi yang Lengkap
Sebelum meminta tanda tangan, pastikan bahwa informasi sudah lengkap dan relevan mengenai dokumen yang akan ditandatangani. Atasan mungkin akan bertanya mengenai detail tertentu, jadi pastikan sudah mempersiapkan jawaban yang tepat.
3. Tidak Membuat Dokumen yang Rapi
Presentasi dokumen yang rapi dan terstruktur akan memberikan kesan profesional. Pastikan dokumen sudah diatur dengan baik, dengan informasi yang mudah dipahami dan jelas. Berikan konteks dan tujuan dari penandatanganan dokumen tersebut.
4. Meminta Tanda Tangan Secara Terburu-buru
Hindari meminta tanda tangan atasan dengan tergesa-gesa. Berikan waktu yang cukup untuk atasan membaca dokumen dengan seksama sebelum menandatanganinya. Ini akan membantu menghindari kesalahan atau ketidaksenangan karena terburu-buru.
5. Tidak Menghormati Keputusan Atasan
Setelah atasan menandatangani dokumen, pastikan untuk tetap menghormati keputusan yang telah dibuat. Jika ada perubahan atau masalah yang timbul setelahnya, ajukan dengan hormat dan sampaikan dengan cara yang profesional.
6. Tidak Menerima Kritik atau Masukan dengan Baik
Jika atasan memberikan kritik atau masukan terkait dokumen, terimalah dengan sikap terbuka dan terima kasih. Ini adalah kesempatan untuk belajar dan memperbaiki kualitas kerja di masa mendatang.
7. Tidak Bersikap Profesional
Yang terakhir, tetapi tak kalah pentingnya, adalah menjaga sikap profesional dalam setiap interaksi dengan atasan. Hindari melakukan percakapan yang tidak pantas atau bertingkah laku yang tidak sesuai dengan lingkungan kerja. Sikap profesional akan membantu memperkuat hubungan dengan atasan dan rekan kerja lainnya.
Meminta tanda tangan atasan adalah bagian yang penting dari rutinitas kerja di banyak organisasi. Dengan memperhatikan etika yang tepat dan menjaga sikap profesional, dapat membantu memastikan bahwa proses ini berjalan lancar dan memberikan kesan positif terhadap reputasi di tempat kerja.
Selain itu, penting juga untuk memiliki tanda tangan yang profesional. Dengan menggunakan aplikasi seperti VIDA Sign, tanda tangan digital jadi lebih mudah digunakan dan efisien. Pengguna dapat mengunggah tanda tangan ke dalam dokumen elektronik dengan cepat dan mudah, menghindari kebutuhan untuk mencetak dan mengirim dokumen secara fisik. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga lebih ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Dengan memanfaatkan VIDA Sign, pengguna dapat meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam meminta tanda tangan atasan. Penasaran bagaimana cara membuat tanda tangan digital yang baik?
Berikut adalah cara membuat tanda tangan digital menggunakan fitur VIDA Sign:
1. Akses Platform VIDA Sign
Langkah pertama adalah masuk ke platform atau aplikasi VIDA Sign. Pastikan telah memiliki akun atau membuat akun baru jika belum. Setelah masuk, pengguna akan diarahkan ke dashboard VIDA Sign yang menyediakan berbagai opsi untuk mengelola dokumen dan tanda tangan digital.
2. Pilih Opsi "Buat Tanda Tangan Baru"
Di dashboard VIDA Sign, cari opsi atau menu yang memungkinkan pengguna untuk membuat tanda tangan baru. Biasanya, ini akan terletak di bagian "Profil" atau "Pengaturan Akun". Klik opsi tersebut untuk memulai proses pembuatan tanda tangan digital.
3. Buat Tanda Tangan
Cara membuat tanda tangan digital setelah memilih opsi, pengguna akan diarahkan ke laman untuk membuat tanda tangan digital. Terdapat beberapa opsi yang tersedia, seperti menggambar tanda tangan, mengunggah gambar tanda tangan yang telah dibuat sebelumnya, atau menggunakan font tanda tangan yang disediakan oleh VIDA Sign.
4. Edit dan Sesuaikan Tanda Tangan
Setelah membuat tanda tangan digital, pengguna dapat mengedit dan menyesuaikannya sesuai dengan preferensi. Pengguna dapat mengubah ukuran dan posisi tanda tangan untuk memastikan bahwa tanda tangan tersebut terlihat profesional dan sesuai dengan keinginan.
5. Simpan Tanda Tangan
Setelah puas dengan tanda tangan digital yang telah Anda buat, pastikan untuk menyimpannya dengan benar. VIDA Sign biasanya menyediakan opsi untuk menyimpan tanda tangan dalam profil atau akun, sehingga pengguna dapat mengaksesnya kapan pun membutuhkannya dalam dokumen-dokumen berikutnya.
6. Terapkan Tanda Tangan Digital pada Dokumen
Sekarang tanda tangan digital telah siap digunakan, pengguna dapat mengaplikasikannya pada dokumen yang ingin ditandatangani. Unggah dokumen ke platform VIDA Sign dan tempelkan tanda tangan yang telah dibuat.
7. Kirim Dokumen
Setelah menempatkan tanda tangan digital pada dokumen, tambahkan penerima dokumen lalu kirim dokumen. Langkah-langkah di atas merupakan cara membuat tanda tangan digital yang paling efektif menggunakan fitur VIDA Sign. Tanda tangan digital sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam berbagai kegiatan bisnis dan administrasi.
