Admin HR adalah posisi penting di divisi Sumber Daya Manusia (SDM). Tugasnya berkaitan erat untuk menjaga kelancaran proses administrasi karyawan di perusahaan.
Peran admin HR sangat vital untuk memastikan seluruh kegiatan HR berjalan rapi dan sesuai prosedur, mulai dari pengelolaan data karyawan, pengurusan kontrak kerja, hingga memfasilitasi proses rekrutmen.
Bagi kamu yang ingin berkarier di dunia HR, yuk pahami detail tanggung jawab, potensi gaji, hingga tips menjadi admin HR dengan kompetensi yang diperhitungkan.
Tanggung Jawab Admin HR
Meski secara titel adalah admin, perlu kamu ketahui bahwa tanggung jawab admin HR itu sangat penting, loh.
1. Mengelola Data Karyawan
Tanggung jawab admin HR yang paling utama adalah mencatat, memperbarui, dan menyimpan semua informasi karyawan di database perusahaan. Data ini mencakup biodata lengkap, riwayat pekerjaan sebelumnya, hingga catatan absensi dan kinerja. Pengelolaan data yang rapi dan terstruktur sangat penting untuk memudahkan proses administrasi seperti payroll, evaluasi kinerja, maupun perpanjangan kontrak kerja.
2. Menyusun dan Mengarsipkan Dokumen
Yang tak kalah penting, tugas admin HR adalah memastikan semua dokumen HR, seperti kontrak kerja, surat peringatan, surat keputusan promosi atau mutasi, hingga dokumen terkait pemutusan hubungan kerja, tersimpan dengan baik.
3. Mendukung Proses Rekrutmen
Admin HR mendukung proses rekrutmen mulai dari menyaring CV yang masuk, mengatur jadwal wawancara, hingga menghubungi kandidat untuk memberikan informasi atau konfirmasi. Admin HR juga membantu memastikan semua dokumen rekrutmen, seperti formulir lamaran kerja dan hasil tes, terdata dengan rapi.
4. Mengurus Administrasi Onboarding
Saat ada karyawan baru, tugas admin HR adalah menyiapkan semua dokumen dan perlengkapan kerja yang dibutuhkan. Ini termasuk ID card, akses login ke sistem perusahaan, email kantor, hingga buku panduan perusahaan.
5. Mengelola Absensi dan Cuti
Admin HR memantau dan memastikan data kehadiran, cuti tahunan, izin sakit, maupun ketidakhadiran karyawan lainnya tercatat dengan benar di sistem HR. Data ini juga menjadi dasar perhitungan payroll dan evaluasi kinerja.
6. Mendukung Penggajian
Admin HR mengumpulkan, memverifikasi, dan menyerahkan data pendukung payroll kepada tim finance atau payroll officer. Data ini meliputi jam lembur, potongan gaji, tunjangan, dan bonus.
7. Mengurus Asuransi dan BPJS
Tugas ini meliputi mendaftarkan karyawan ke program BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, memperbarui data jika ada perubahan, hingga membantu proses klaim.
8. Mengatur Pelatihan Karyawan
Admin HR juga bertugas memfasilitasi pelatihan internal maupun eksternal, mulai dari penjadwalan, pemesanan tempat, menyiapkan daftar hadir, hingga dokumentasi kegiatan.
9. Menangani Surat-Menyurat HR
Hubungannya dengan eksternal, admin HR mengelola pengiriman dan penerimaan surat resmi terkait kepegawaian. Misalnya, surat peringatan, surat kontrak, undangan pelatihan, atau surat mutasi. Semua surat harus dicatat keluar masuknya untuk menjaga jejak administrasi.
10. Memastikan Kepatuhan Regulasi
Tugas admin HR adalah seluruh kegiatan dan prosedur HR sesuai dengan UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan, dan kebijakan internal. Hal ini mencakup pengawasan masa kontrak, jam kerja, hingga perlindungan hak karyawan.
Jenjang Karir dan Gaji Admin HR
Admin HR adalah posisi yang dapat berkembang secara bertahap. Berikut jenjang karir admin HR:
- Admin HR / HR Staff: Posisi entry-level untuk mengelola tugas administratif.
- HR Officer / HR Specialist: Mulai fokus pada bidang tertentu seperti rekrutmen atau training.
- HR Supervisor: Mengawasi tim kecil dan bertanggung jawab atas proses tertentu.
- HR Manager: Memimpin seluruh fungsi HR di perusahaan.
- HR Director / Head of HR: Posisi puncak yang menentukan kebijakan strategis SDM.
Lalu bagaimana dengan gajinya? Nah, gaji admin HR bervariasi tergantung lokasi, ukuran perusahaan, dan pengalaman. Tapi secara umum, segini rata-rata gaji HR di Indonesia:
Gaji entry-level HR seperti admin HR atau HR staff sebesar Rp4 – Rp6 juta/bulan. Untuk mid-level, gajinya Rp6 – Rp10 juta/bulan, sementara ketika senior/spesialis, gajinya bisa mencapai lebih dari 10 juta.
Tips Menjadi Admin HR yang Berpeluang Naik Jabatan
Seorang Admin HR yang ingin berkembang kariernya harus mampu menunjukkan kinerja yang unggul dan nilai tambah bagi perusahaan. Berikut 5 tips praktisnya:
1. Kuasai Sistem HR dan Teknologi Pendukung
Jangan hanya mengandalkan cara manual. Pelajari software HRIS, aplikasi absensi digital, dan sistem payroll. Semakin mahir kamu mengoperasikan teknologi ini, semakin efisien pekerjaanmu dan semakin besar peluang dipercaya mengelola pekerjaan yang lebih kompleks dan strategis.
2. Bangun Komunikasi yang Efektif
Tugas penting admin HR adalah menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan. Pastikan kamu mampu menyampaikan informasi dengan jelas, cepat, dan tepat. Keterampilan komunikasi yang baik akan membuatmu terlihat profesional dan kompeten.
3. Peka terhadap Kebutuhan Karyawan
Admin HR tidak hanya berkutat dengan dokumen, dia juga harus menunjukkan empati dan proaktif membantu karyawan menyelesaikan masalah administratif, seperti perbaikan data BPJS atau pengajuan cuti. Sikap peduli dan responsif akan meningkatkan reputasi sebagai Admin HR yang dapat diandalkan.
4. Tingkatkan Skill Analisis Data
Sebagai admin HR, jangan hanya menginput data, pelajari juga cara membaca tren absensi, turnover, atau efektivitas pelatihan. Admin HR yang mampu memberikan insight berbasis data akan dianggap berkontribusi langsung pada strategi HR perusahaan.
5. Gunakan Cara Kerja Digital
Untuk menghemat waktu dan meningkatkan profesionalisme, coba mengubah cara kerja menjadi digital. Oleh karena itu, gunakan VIDA Sign untuk menandatangani dokumen HR secara digital.
Tanda tangan digital tidak bisa dibuat sembarangan, melainkan hanya boleh diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Digital (PSrE) yang berada di bawah naungan Komdigi. Tanda tangan digital ini dapat digunakan untuk mengesahkan dokumen menurut UU ITE.
Nah, untuk mengarsip dokumen secara digital, gunakan Magic Scan untuk mengkonversi dokumen digital menjadi dokumen fisik. sehingga semua arsip rapi, aman, dan mudah diakses kapanpun dibutuhkan.
Admin HR adalah pekerjaan entry level. Nanun dengan kemauan belajar dan kemampuan yang terus diasah, ini adalah dasar untuk memulai karier di bidang Sumber Daya Manusia.
