Cara Kirim File Lewat Email Tanpa Bikin Data Bocor

Email masih menjadi aplikasi perpesanan yang kita tuju ketika ingin berbagi dokumen — baik untuk keperluan kerja, pendidikan, maupun urusan pribadi. Email masih dianggap praktis dan formal, sehingga sangat cocok untuk mengirim dokumen penting.

Tapi pernahkah kamu berpikir: apakah file yang kamu kirim lewat email benar-benar aman?

Meski tidak selalu, ternyata banyak serangan siber bermula dari dokumen yang dikirim dan diterima lewat email. Lalu bagaimana cara kirim file lewat email yang aman dan menghindari kebocoran data? Berikut penjelasannya.

Tips Mudah Mentransfer File via Email

Berikut adalah langkah-langkah umum cara kirim file lewat email dari berbagai platform:

1. Kirim File via Gmail

• Buka Gmail
• Klik Tulis untuk membuat email baru
• Klik ikon lampiran (paperclip) di bagian bawah
• Pilih file yang ingin dikirim (PDF, DOC, gambar, dll)
• Klik Kirim

2. Kirim File via Outlook

• Masuk ke akun Outlook
• Klik New Mail
• Klik ikon Attach > Browse this computer
• Pilih file > klik Send

3. Kirim File Lewat HP

• Buka aplikasi email seperti Gmail di Android atau iOS
• Tulis pesan baru > klik ikon lampiran
• Pilih dokumen dari galeri atau file manager
• Kirim seperti biasa

Kalau ingin mengirim banyak file sekaligus, kamu bisa meng-zip folder terlebih dahulu sebelum melampirkannya.

4. Menggunakan Cloud Storage

Cloud storage atau penyimpanan awan adalah solusi modern yang mempermudah pengiriman file besar tanpa perlu repot kompresi atau batasan ukuran email.

Platform paling populer untuk ini adalah Google Drive, tapi kamu juga bisa menggunakan alternatif lain seperti Dropbox, OneDrive, dan iCloud.

Cara Mengirim File Lewat Email Menggunakan Google Drive:

1. Masuk ke akun Google Drive
2. Klik tombol New di kiri atas > pilih File upload
3. Pilih file yang ingin kamu unggah dari komputer-mu
4. Setelah file terunggah, klik kanan pada file tersebut dan pilih Share
5. Masukkan alamat email penerima, atau klik Copy link untuk membagikan tautan file secara manual
6. Buka Gmail atau layanan email lainnya, lalu tempel tautan tersebut ke dalam email

Amankah Mengirim File Lewat Email?

Aman dan tidak aman tergantung kehati-hatianmu juga. Risiko tetap ada, tapi bukan berarti kamu jadi dilarang untuk menggunakan email. Berikut beberapa risiko jika tidak hati-hati tentang cara kirim file lewat email:

1. Email Bisa Dicegat

Penyadapan atau penyegatan email terjadi melalui serangan man-in-the-middle (MITM). Ini terjadi pada email yang dikirim tanpa enkripsi. Dalam serangan ini, penyerang menyusup di antara pengirim dan penerima untuk membaca, bahkan mengubah isi email.

2. Akun Email Bisa Diretas

Kamu pasti sering menemukan notifikasi untuk mengaktifkan autentikasi dua faktor (2FA). Ini penting banget, loh! Tanpa autentikasi dua faktor (2FA), akun email bisa dengan mudah dibobol. Bayangkan, dokumen seperti KTP, KK, NPWP, atau dokumen legal penting lain yang pernah kamu kirim bisa jatuh ke tangan orang yang salah.

3. File Bisa Disalahgunakan untuk Penipuan

Menurut whitepaper VIDA, salah satu ancaman paling berbahaya saat ini adalah pencurian identitas. Dokumen seperti KTP, selfie, dan surat penting yang tersebar bebas bisa dimanfaatkan oleh pelaku untuk membuat akun dan mengakses data keuangan kita.

Panduan Mengirim File Lewat Email dengan Aman

Berikut beberapa langkah dan tips utama yang bisa kamu terapkan:

1. Gunakan PDF atau arsip yang terlindungi password

Sebelum melampirkan file ke email, ubah dulu folder atau dokumen menjadi file tunggal (misalnya ZIP atau PDF) dan beri proteksi dengan password.

Misalnya untuk PDF, tool seperti Adobe Acrobat menyediakan fitur “Encrypt with Password”. Dengan cara ini, jika email atau lampiran diterima oleh pihak tak berwenang, mereka tidak bisa membuka file tanpa kata sandi.

2. Batasi akses file dan pastikan penerima yang benar

Selalu pastikan bahwa hanya orang yang tepat yang menerima file dan punya akses. Misalnya, ada salah satu studi yang mengimbau untuk tidak menggunakan CC/BCC secara luas untuk dokumen sensitif.

Lalu jika menggunakan link (misalnya dari cloud), atur permission ke “Only me” atau “Specified recipients” bukan “Anyone with the link”.

Tambahkan fitur kadaluarsa link atau non‑download. Langkah ini sangat penting untuk dokumen yang bersifat sensitif seperti kontrak, laporan keuangan, data klien, atau identitas pribadi.

VIDA app menyediakan fitur SecureShare yang memungkinkanmu untuk mengirim file dengan aman. Mengapa bisa dipastikan aman? Berikut keunggulan SecureShare:

• Setting tanggal kadaluarsa (expiry date): Membatasi berapa lama link bisa diakses. Cocok untuk dokumen yang hanya relevan dalam waktu tertentu.
• Membatasi jumlah maksimum akses (open count): Link tidak bisa digunakan ulang atau disebar ke orang lain.
• Mengikat link ke penerima tertentu: Melalui proses autentikasi, misalnya verifikasi email, OTP, atau biometrik, SecureShare memastikan hanya orang yang dituju yang bisa membuka file tersebut.
• Tracking riwayat akses dan aktivitas berbagi: Pemilik dokumen tahu siapa yang membuka dokumen, kapan, dan dari perangkat mana.

SecureShare mengkombinasikan kontrol akses dan log aktivitas untuk memastikan adanya lapisan proteksi pada dokumen. Cara ini sangat ideal untuk pengiriman dokumen sensitif seperti kontrak hukum, data finansial, atau identitas pribadi yang perlu dijaga kerahasiaannya.

Cara kirim file lewat file yang aman memiliki beberapa tingkatan tergantung kebutuhan keamanan. Pastikan kamu cermat dalam berkirim maupun menerima email, ya.