Dalam menjalankan kegiatan bisnis, invoice adalah salah satu dokumen yang hampir selalu digunakan. Baik dari pekerjaan mandiri seperti freelancer hingga perusahaan besar sekalipun, semuanya membutuhkan invoice untuk menagih pembayaran secara resmi dan terstruktur.
Namun, kamu pasti juga pernah bertanya-tanya apa itu invoice dan kapan sebenarnya invoice harus dibuat? Apakah sebelum atau sesudah pembayaran?
Secara umum, invoice dibuat setelah barang atau jasa diberikan, namun sebelum pembayaran dilakukan. Jadi invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi kepada klien untuk melakukan pelunasan sesuai kesepakatan.
Karena perannya yang penting dalam administrasi, keuangan, hingga aspek legal, kamu wajib memahami cara membuat invoice agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Baca juga: Cara Mengisi SPT Tahunan Terbaru di Coretax
Mengenal Lebih Dalam tentang Invoice
Sebelum kita masuk ke teknis cara bikin invoice, ketahui dulu bagaimana posisi invoice jika dibandingkan dengan dokumen lain yang sering disamakan.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual atau penyedia jasa kepada pembeli atau klien sebagai tagihan pembayaran atas barang atau jasa. Dalam praktik profesional, invoice memiliki peran penting dalam operasional bisnis karena menjadi dasar penagihan yang jelas dan terdokumentasi.
Invoice berfungsi sebagai alat penagihan resmi kepada klien, bukti transaksi yang sah untuk pencatatan keuangan, dokumen pendukung administrasi dan perpajakan, serta bukti tertulis apabila di kemudian hari terjadi perbedaan atau sengketa pembayaran.
Ternyata masih banyak yang menyamakan invoice dengan kwitansi atau billing, padahal ketiganya memiliki fungsi berbeda:
- Invoice
Diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan. Berfungsi sebagai permintaan atau tagihan pembayaran. - Kwitansi
Diterbitkan setelah pembayaran diterima. Berfungsi sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan. - Billing
Istilah umum untuk penagihan, sering digunakan dalam sistem atau notifikasi pembayaran, namun tidak selalu berbentuk dokumen resmi seperti invoice.
Memahami perbedaan ini penting agar kamu tidak keliru dalam menggunakan dokumen yang tepat di setiap tahap transaksi.
Langkah-langkah Membuat Invoice yang Benar dan Praktis
Setelah memahami fungsi invoice, simak beberapa cara membuat invoice yang ringkas dan praktis agar dapat digunakan secara profesional di bawah ini:
1. Siapkan informasi transaksi secara lengkap
Pastikan seluruh detail transaksi sudah jelas dan sesuai dengan kesepakatan awal. Informasi ini mencakup nama klien, jenis jasa atau barang yang diberikan, periode pekerjaan (jika berbasis waktu), nilai transaksi, serta ketentuan pembayaran seperti tenggat waktu atau metode pembayaran.
Persiapan data yang matang akan membantu menghindari revisi invoice dan mempercepat proses pembayaran.
2. Susun format dan identitas invoice
Invoice sebaiknya menggunakan format yang rapi, konsisten, dan mudah dibaca. Susun dan cantumkan identitas penyedia jasa atau penjual secara jelas, seperti nama usaha, alamat, nomor kontak, dan email.
Identitas ini penting agar invoice terlihat profesional dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif, terutama jika digunakan untuk pembukuan atau audit.
3. Tuliskan rincian tagihan dengan jelas
Bagian ini merupakan inti dari invoice. Cantumkan deskripsi jasa atau barang secara spesifik, jumlah unit atau durasi pekerjaan, harga satuan, serta subtotal. Jika terdapat pajak, diskon, atau biaya tambahan lainnya, tuliskan secara terpisah agar klien dapat memahami perhitungan total tagihan.
Rincian yang jelas membantu menghindari kesalahpahaman dan memperkuat kepercayaan klien.
4. Lakukan pengecekan sebelum dikirim
Sebelum mengirimkan invoice, lakukan pengecekan menyeluruh untuk memastikan tidak ada kesalahan nominal, penulisan data klien, atau informasi pembayaran.
Kesalahan kecil pada invoice dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran atau bahkan penolakan dari klien. Dengan pengecekan akhir yang teliti, invoice dapat dikirim dengan lebih percaya diri dan profesional.
Pembuatan Nomor Invoice
Meskipun sudah memahami susunan invoice dengan baik, apakah kamu masih bingung menentukan nomor invoice? Pertanyaan ini cukup sering muncul, terutama saat bisnis mulai berjalan rutin dan jumlah invoice semakin banyak.
Nomor invoice sebaiknya dibuat secara sistematis, konsisten, dan tidak berulang. Contohnya, seorang freelancer dapat menggunakan format INV/001/05/2025 untuk invoice pertama di bulan Mei 2025, yang kemudian bisa dilanjutkan dengan INV/002/05/2025 untuk invoice berikutnya.
Sementara itu, UMKM atau perusahaan biasanya menambahkan kode tertentu seperti divisi, jenis layanan, atau tahun agar penomoran lebih mudah ditelusuri.
Apa pun format yang dipilih, prinsip utama dari nomor invoice adalah dengan menggunakan nomor yang berbeda dan mudah dipahami. Penomoran yang rapi akan membantu saat pencocokan pembayaran, penyusunan laporan keuangan, dan ketika terjadi pemeriksaan administrasi.
Invoice itu tidak sekadar formalitas, tetapi dokumen penting yang membantu kelancaran arus kas, kerapian administrasi, hingga kepastian hukum dalam bisnis.
Baca juga: Jenis‑jenis Dokumen dan Cara Mengelolanya yang Anti Ribet
Setelah melihat penjelasan di atas, invoice ternyata memegang peran yang sangat penting dalam pekerjaan dan bisnis kamu. Bukan hanya sebagai alat penagihan, tetapi juga sebagai bukti legal yang mengikat antara penyedia jasa dan klien.
Selain memahami cara membuat invoice dan isinya, ada satu aspek penting yang tidak boleh terlewat, yaitu pengesahan dokumen. Invoice yang ditandatangani menunjukkan persetujuan dan keabsahan transaksi, sehingga memiliki kekuatan jika terjadi perbedaan atau sengketa di kemudian hari.
Di tengah peralihan ke dokumen digital, tanda tangan juga tidak lagi harus dilakukan secara manual. Dokumen elektronik dilengkapi tanda tangan digital dan e-meterai membuat proses penagihan menjadi lebih cepat, aman, dan efisien.
Kenapa tanda tangan digital? Hal ini dapat membantu memastikan identitas karena dokumen tidak dapat diubah tanpa jejak, serta tetap sah secara hukum.
Dengan memahami cara membuat invoice sekaligus memanfaatkan teknologi yang tepat, kamu bisa menjalankan proses penagihan dengan lebih profesional, minim risiko, dan sesuai regulasi.
