Dalam bisnis yang berbasis layanan seperti Event Organizer (EO), travel agent, dan penyewaan properti, surat perjanjian bermeterai adalah dokumen yang hampir tidak bisa dihindari. Setiap kali ada klien baru, ada kontrak yang perlu dibuat, ditandatangani, dan dilengkapi meterai agar punya kekuatan pembuktian yang kuat.
Masalahnya, proses ini jarang sesederhana yang dibayangkan. Apalagi di musim ramai, ketika jumlah klien melonjak dan setiap kontrak perlu diselesaikan secepat mungkin. Cara membuat surat perjanjian di atas materai yang benar, cepat, dan tetap sah secara hukum menjadi hal yang perlu dipahami oleh setiap pelaku bisnis. Simak artikel di bawah ini.
Apa yang Membuat Surat Perjanjian Bermeterai Penting untuk Bisnis?
Meterai pada surat perjanjian bukan sekadar tempelan formalitas. Fungsi utamanya adalah memperkuat kedudukan dokumen sebagai alat bukti di pengadilan. Tanpa meterai, perjanjian tetap bisa dianggap sah, tapi jika suatu saat terjadi sengketa dengan klien, dokumen tersebut bisa dipermasalahkan kekuatan pembuktiannya.
Bagi EO yang mengelola open trip, misalnya, setiap peserta idealnya terikat perjanjian yang jelas soal hak, kewajiban, pembatalan, dan refund. Begitu juga travel agent yang mengatur booking perjalanan untuk banyak klien sekaligus, atau pemilik properti yang menyewakan unit ke tenant berbeda.
Semua transaksi ini melibatkan nilai di atas Rp5 juta, yang artinya meterai menjadi kebutuhan, bukan pilihan. Tanpa perjanjian bermeterai yang rapi, risiko operasionalnya nyata: klien yang membatalkan sepihak tanpa konsekuensi, sengketa pembayaran yang sulit dibuktikan, atau kesepakatan lisan yang berujung kerugian. Dokumen yang kuat secara hukum melindungi kedua belah pihak.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kesepakatan serta Cara Membuatnya
Apa yang Harus Ada dalam Surat Perjanjian Bermeterai?
Surat perjanjian yang kuat bukan hanya soal ada meterai, tapi soal isi dokumennya sendiri. Setidaknya ada beberapa elemen yang perlu dipastikan:
Identitas lengkap kedua pihak, objek kesepakatan yang spesifik, hak dan kewajiban masing-masing, jangka waktu perjanjian, ketentuan pembatalan atau refund, serta mekanisme penyelesaian jika terjadi sengketa.
Untuk bisnis seperti EO open trip, detail soal itinerary, jumlah peserta, biaya yang sudah termasuk dan belum termasuk, serta kebijakan pembatalan menjadi poin yang krusial. Semakin jelas isi perjanjiannya, semakin kecil ruang untuk kesalahpahaman di kemudian hari.
Setelah isi perjanjian lengkap, langkah selanjutnya adalah membubuhkan meterai. Pada dokumen cetak, meterai ditempel di area tanda tangan, lalu tanda tangan dibubuhkan sebagian mengenai meterai dan sebagian mengenai kertas. Ini yang membuat meterai aktif secara hukum. Untuk dokumen digital, e-Meterai bisa dibubuhkan langsung tanpa proses cetak.
Kenapa Proses Kontrak Bermeterai Sering Jadi Kendala?
Membuat satu kontrak bermeterai mungkin cukup mudah. Tapi bayangkan skenario ini: seorang EO open trip menangani 30 peserta dalam satu bulan, masing-masing butuh kontrak terpisah. Atau travel agent yang mengatur 20 paket perjalanan dengan vendor berbeda di musim liburan. Setiap kontrak perlu dicetak, ditempeli meterai, ditandatangani basah, lalu di-scan dan diarsipkan.
Prosesnya memakan waktu, dan setiap tahap punya potensi hambatan. Meterai fisik harus selalu tersedia dalam stok yang cukup. Dokumen perlu dikirim bolak-balik jika klien berada di kota lain. Tanda tangan basah mengharuskan kedua pihak hadir atau setidaknya bertukar dokumen fisik. Belum lagi risiko dokumen hilang, rusak, atau terselip di antara tumpukan arsip.
Di musim puncak, keterlambatan administrasi bisa langsung berdampak pada bisnis. Klien yang menunggu kontrak terlalu lama bisa berpindah ke kompetitor. Atau lebih buruk, transaksi berjalan tanpa perjanjian tertulis karena "keburu" padahal risikonya jauh lebih besar di kemudian hari.
Beralih ke Digital: Lebih Cepat, Tetap Sah
Kabar baiknya, surat perjanjian bermeterai tidak harus dibuat secara manual. Dengan VIDA, tanda tangan dan penambahan e-meterai bisa dilakukan secara digital dari satu platform: buat perjanjian, bubuhkan e-Meterai, dan tandatangani, semuanya tanpa cetak, tanpa kirim dokumen fisik, dan tanpa perlu bertemu langsung.
Untuk bisnis yang menangani banyak kontrak sekaligus, fitur Bulk Sign memungkinkan penandatanganan hingga 10 dokumen dalam satu proses. Setiap kontrak bisa diselesaikan dalam hitungan 30 detik.
Dengan produktivitas pengelolaan dokumen yang meningkat hingga 90%, waktu yang biasanya habis untuk administrasi bisa dialihkan ke hal yang lebih penting: mengelola trip, melayani klien, atau mengembangkan bisnis.
Seluruh dokumen tersimpan secara digital dan bisa diakses kapan saja. Tidak ada lagi meterai yang habis di saat kritis, dokumen yang tercecer, atau kontrak yang tertunda karena menunggu tanda tangan basah. Bagi EO, travel agent, atau pelaku bisnis properti yang bergerak cepat di musim ramai, ini bukan sekadar efisiensi. Ini cara kerja yang lebih cerdas.
Baca Juga: Surat Keabsahan Dokumen: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Cara membuat surat perjanjian di atas materai yang sah bukan proses yang rumit, tapi bisa menjadi bottleneck serius ketika jumlah kontraknya banyak dan waktunya terbatas. Untuk bisnis jasa seperti EO, travel agent, dan penyewaan properti, pengelolaan dokumen yang cepat dan tetap aman bukan lagi nilai tambah, melainkan kebutuhan operasional.
Dengan VIDA Sign + e-Meterai, perjanjian bermeterai bisa dibuat, ditandatangani, dan diarsipkan secara digital. Prosesnya lebih cepat, dokumennya lebih aman, dan bisnisnya tetap berjalan tanpa terhambat urusan administrasi.
