Di dunia profesional, tanda tangan adalah salah satu komponen penting dalam pengelolaan dokumen penting seperti kontrak, persetujuan, atau perjanjian kerja. Sayangnya, proses penting seperti ini tidak jarang memerlukan waktu cukup panjang, mulai dari tatap muka atau berbagai perpindahan tangan untuk memastikan validasinya, sehingga memperlambat operasional.
Berkat inovasi teknologi, tanda tangan online hadir untuk mempermudah proses tersebut. Solusi ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem perusahaan seperti proses pengesahan dokumen untuk tim keuangan atau finance. Contoh tanda tangan online tersebut seperti pengesahan faktur, formulir Surat Pemberitahuan Pajak (SPT), hingga laporan audit.
Bagi tim keuangan, penggunaan inovasi ini berarti alur kerja yang lebih cepat, peningkatan fleksibilitas, dan risiko keterlambatan yang minimal. Tidak hanya itu, di tengah tren kerja remote, tanda tangan online juga meningkatkan efektivitas pekerjaan untuk tim yang tersebar di berbagai lokasi.
Meskipun solusi ini memiliki banyak manfaat, nyatanya belum banyak yang mengetahui detail tentang jenis, cara kerja, atau penerapannya pada dunia profesional. Simak penjelasannya di bawah inI!
Dokumen Penting pada Tim Keuangan
Bagi tim keuangan yang seringkali berurusan dengan dokumen penting, proses pengesahan dokumen memiliki potensi kendala seperti kesalahan penulisan, kerusakan dokumen, hingga keterlambatan.
Tanda tangan basah juga rentan terhadap pemalsuan. Berdasarkan data pada VIDA Whitepaper, sebesar 96% bisnis dan dengan 69% dokumen keuangan mengalami pemalsuan dokumen serta tanda tangan. Angka ini menyoroti risiko besar yang dihadapi oleh perusahaan, terutama pada transaksi finansial yang memerlukan keabsahan.
Tanda tangan yang dilakukan secara online bisa mengurangi kendala-kendala tersebut. Berikut adalah beberapa contoh dokumen yang bisa memanfaatkan kemudahan ini.
1. Perjanjian Keuangan
Perjanjian keuangan adalah dokumen penting yang mengikat pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi finansial. Misalnya, perjanjian pinjaman atau kesepakatan pembayaran antara perusahaan dan klien atau vendor. Dengan menggunakan tanda tangan online, proses pengesahan bisa dilakukan tanpa perlu bertatap muka.
2. Formulir Surat Pemberitahuan (SPT) Pajak
Dokumen SPT pajak biasanya membutuhkan validasi untuk memastikan bahwa pajak yang dibayarkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan tanda tangan online, tim finance bisa memastikan bahwa pengajuan SPT berjalan lancar dan tepat waktu, bahkan jika anggota tim tersebar di lokasi yang berbeda.
3. Laporan Audit
Laporan audit yang disusun oleh tim keuangan juga sering memerlukan tanda tangan untuk menunjukkan bahwa laporan tersebut telah disetujui dan diterima oleh pihak yang berwenang. Tanda tangan online memudahkan proses ini, mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendistribusikan dan mendapatkan tanda tangan dari berbagai pihak yang mungkin terlibat.
4. Dokumen Faktur
Faktur adalah salah satu dokumen keuangan yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis. Dengan menggunakan tanda tangan online, tim keuangan dapat memastikan bahwa faktur yang diterbitkan dan diterima memiliki otentikasi sah sehingga menghindari manipulasi dokumen.
Jenis dan Contoh Tanda Tangan Online
Sebelum menerapkan solusi ini, kamu juga harus mengetahui contoh tanda tangan online agar tidak salah dalam memilih. Selain itu, pastikan untuk menggunakan platform terpercaya seperti VIDA untuk membantu proses dokumen penting.
VIDA Sign sendiri menghadirkan dua jenis tanda tangan online, yaitu Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital. Keduanya menawarkan kemudahan dan keamanan dalam mengesahkan dokumen, dengan cara kerja yang berbeda.
1. Tanda Tangan Elektronik (eSignature)
Pada dasarnya, tanda tangan elektronik (eSign) adalah solusi praktis untuk dokumen yang tidak memerlukan tingkat keamanan terlalu tinggi atau persyaratan hukum yang ketat. Proses ini tetap melibatkan autentikasi identitas, misalnya dengan kode OTP atau verifikasi dua faktor, untuk memastikan bahwa penandatangan adalah pihak yang berwenang.
Meskipun tidak memiliki keamanan tingkat lanjut, eSign tetap mencatat waktu dan identitas, sehingga kamu masih bisa menggunakannya untuk dokumen internal.
2. Tanda Tangan Digital (Digital Sign)
Di sisi lain, tanda tangan digital menggunakan sertifikat digital oleh Certification Authority (CA) yang diakui secara hukum, sehingga memberikan validitas hukum lebih kuat. Proses ini mengandalkan teknologi enkripsi, yang menjamin keamanan dan integritas dokumen.
Digital Sign memastikan bahwa dokumen tidak dapat diubah setelah ditandatangani, dan perubahan apa pun pada dokumen akan terdeteksi. Dengan sistem keamanannya, solusi ini cocok untuk dokumen yang memerlukan perlindungan hukum dan keamanan data yang tinggi.
Mengapa 2 Contoh Tanda Tangan Online ini Cocok untuk Tim Keuangan?
1. Kecepatan dan Efisiensi
Proses pengesahan dokumen yang biasanya memakan waktu dapat dilakukan dalam hitungan menit.
2. Keamanan
Tanda tangan online yang dilengkapi dengan autentikasi dan verifikasi dapat mengurangi risiko pemalsuan atau manipulasi dokumen.
3. Fleksibilitas
Tim keuangan yang bekerja dari lokasi yang berbeda dapat menandatangani dokumen tanpa perlu hadir secara fisik di kantor atau melalui berbagai proses perpindahan tangan.
4. Mengurangi Keterlambatan
Karena dokumen bisa diproses lebih cepat, potensi keterlambatan jadi berkurang, sehingga alur kerja atau pengajuan bisa tepat waktu.
Dengan penerapan tanda tangan online, tim keuangan dapat mengelola dan mengesahkan berbagai transaksi finansial dengan lebih efisien dan aman. Dari faktur hingga laporan pajak, proses penandatanganan yang biasanya memakan waktu kini bisa dilakukan dengan cepat dan praktis, tanpa perlu tatap muka yang rumit.
Manapun jenis tanda tangan yang kamu pilih, VIDA Sign menawarkan solusi tanda tangan online yang aman dan mudah. Tinggal Klik, Tempel, Kirim, proses pengesahan dokumen jadi lebih sederhana. Yuk, segera beralih ke VIDA Sign!
