Dalam dunia kerja dan bisnis, tanda tangan bukan sekadar coretan di atas kertas. Tanda tangan adalah identitas hukum yang menunjukkan persetujuan, tanggung jawab, dan keterikatan seseorang terhadap sebuah dokumen. Buat kamu yang sudah bekerja, hampir pasti kamu sering berurusan dengan dokumen yang butuh tanda tangan.
Namun ternyata tidak semua dokumen selalu ditandatangani langsung oleh pihak utama. Ada kalanya pimpinan atau kamu sendiri sedang tidak di tempat, tugas sudah didelegasikan, atau urusan administratif memang ditangani oleh tim tertentu.
Pada kondisi seperti ini, dokumen akhirnya ditandatangani oleh pihak yang mewakili. Nah, dari sinilah praktik tanda tangan atas nama perwakilan muncul.
Meskipun sudah sering dilakukan, tanda tangan jenis ini sebenarnya tidak boleh asal. Ada format, istilah, dan konsekuensi hukum yang perlu kamu pahami agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, apalagi saat dokumen tersebut dipakai untuk urusan resmi atau bernilai hukum.
Apa Itu Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan?
Tanda tangan atas nama perwakilan adalah tanda tangan yang dilakukan oleh seseorang bukan untuk dirinya sendiri, melainkan untuk mewakili pihak lain yang memiliki kewenangan hukum atau jabatan tertentu.
Tanda tangan ini cukup sering kamu temui dan biasanya dilakukan oleh:
- Staf atau PIC yang mewakili pimpinan atau atasan
- Tim operasional atau administrasi yang memang menjalankan fungsi penandatanganan dokumen harian
- Konsultan atau kuasa hukum yang diberi wewenang khusus untuk bertindak atas nama klien
Namun, meskipun diperbolehkan, tanda tangan atas nama perwakilan tidak boleh dilakukan sembarangan. Tanda tangan ini harus memiliki dasar kewenangan yang sah, misalnya berupa jabatan resmi, surat kuasa, atau ketentuan internal organisasi yang jelas.
Jika dilihat secara hukum, hal ini berkaitan dengan konsep pemberian kuasa seperti yang diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), khususnya terkait perwakilan dan kuasa.
Ada beberapa syarat umum agar tanda tangan atas nama perwakilan dianggap sah dan aman secara hukum, antara lain:
- Ada pemberian kuasa atau penunjukan resmi, baik tertulis maupun berdasarkan jabatan
- Identitas pihak yang diwakili dan pihak yang mewakili jelas dan tidak ambigu
- Format penandatanganan mencerminkan bahwa dokumen ditandatangani atas nama pihak lain, bukan atas nama pribadi
- Kewenangan tersebut masih berlaku saat dokumen ditandatangani
Tanpa dasar kewenangan yang jelas, tanda tangan atas nama perwakilan berisiko dianggap tidak sah. Karena itu, sebelum kamu menandatangani dokumen atas nama orang lain, pastikan dulu bahwa dasar dan formatnya sudah tepat.
Contoh Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan yang Umum Digunakan
Pertanyaan selanjutnya adalah, apa saja contoh tanda tangan atas nama perwakilan yang sering digunakan? Berikut penjelasan dan beberapa contoh yang umum ditemui:
1. a.n. (atas nama)
Format a.n. digunakan ketika seseorang menandatangani dokumen atas nama pihak yang memiliki kewenangan, biasanya pimpinan atau pejabat tertentu.
Contoh penggunaan:
A.n. Direktur PT ABC
Manajer Operasional
(tanda tangan)
Biasanya digunakan dalam:
- Surat dinas
- Dokumen administrasi
- Korespondensi resmi eksternal
Penggunaan a.n. tetap harus didukung oleh struktur jabatan atau kebijakan internal yang jelas.
2. u.b. (untuk beliau)
u.b. biasanya digunakan dalam konteks hierarki internal organisasi. Artinya, penandatangan bertindak untuk pejabat di atasnya, tetapi dalam ruang lingkup administratif tertentu.
Contoh penggunaan:
a.n. Kepala Divisi Keuangan
u.b. Supervisor Administrasi
(tanda tangan)
Nama Terang
Format ini sering digunakan untuk:
- Surat internal
- Administrasi rutin
- Dokumen operasional harian
Penggunaan u.b. umumnya tidak disarankan untuk dokumen bernilai hukum tinggi seperti kontrak besar.
3. p.p. (per procura)
p.p. merupakan format tanda tangan atas nama perwakilan dengan dasar hukum paling kuat, karena dilakukan berdasarkan surat kuasa resmi.
Contoh penggunaan:
p.p. Direktur PT ABC
Kuasa
(tanda tangan)
Nama Terang
Format p.p. lazim digunakan untuk:
- Kontrak kerja sama
- Perjanjian bisnis
- Dokumen hukum dan keuangan strategis
Karena didukung surat kuasa, p.p. memiliki kekuatan pembuktian yang lebih jelas jika terjadi sengketa.
Perbedaan Singkat a.n., u.b., dan p.p.
Jadi bisa kita simpulkan perbedaan antara a.n., u.b., dan p.p. terletak pada dasar kewenangannya.
a.n. (atas nama) digunakan ketika seseorang menandatangani dokumen mewakili pihak berwenang berdasarkan jabatan atau kebijakan organisasi. u.b. (untuk beliau) biasanya dipakai dalam struktur hierarki internal sebagai bentuk perwakilan administratif atas atasan langsung.
Sementara itu, p.p. (per procurationem) digunakan jika perwakilan didasarkan pada surat kuasa resmi. Memilih format yang tepat sangat penting agar dokumen tetap sah, jelas secara hukum, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Risiko Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan Jika Tidak Tepat
Meski terlihat sederhana, kesalahan dalam tanda tangan atas nama perwakilan dapat menimbulkan risiko serius, antara lain:
1. Dokumen Dianggap Tidak Sah
Jika penandatangan tidak memiliki kewenangan yang jelas, dokumen dapat dibatalkan atau tidak diakui secara hukum.
2. Sengketa Tanggung Jawab
Tanpa kejelasan “siapa mewakili siapa”, tanggung jawab hukum bisa menjadi kabur dan berujung konflik internal maupun eksternal.
3. Risiko Penyalahgunaan Wewenang
Dokumen bisa disalahgunakan oleh pihak yang seharusnya tidak berhak menandatangani.
4. Kesulitan Audit dan Pembuktian
Tanpa jejak kewenangan yang rapi, proses audit atau pembuktian hukum akan menjadi lebih rumit.
Karena itu, tanda tangan atas nama perwakilan harus selalu dilakukan secara tertib, terdokumentasi, dan transparan.
Tanda Tangan Atas Nama Perwakilan di Era Dokumen Digital
Di tengah peralihan ke dokumen elektronik, tanda tangan atas nama perwakilan juga ikut berubah. Sekarang, kamu tidak selalu harus menandatangani dokumen secara manual, karena banyak proses sudah beralih ke tanda tangan digital yang lebih praktis dan aman.
Dalam konteks digital, praktik ini dikenal sebagai power of attorney (POA) signing, yaitu mekanisme pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen atas nama pihak lain. Seperti pada POA Sign yang tersedia di VIDA, kamu bisa memberikan kuasa secara resmi, dengan identitas penandatangan dan pihak yang diwakili tercatat jelas di dalam sistem.
Setelah memahami contoh tanda tangan, kamu bisa kelola dokumen kerja dan bisnis dengan lebih profesional. Kejelasan kewenangan dan keamanan identitas membantu memastikan setiap dokumen yang kamu tandatangani tetap sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
