Familiar dengan istilah agensi (agency)? Di era digital seperti sekarang, istilah agency semakin sering terdengar di berbagai bidang bisnis dan kreatif. Namun, masih banyak orang yang bertanya-tanya, “Apa yang dimaksud dengan agency?” atau bahkan penasaran, “Agency pekerjaan apa?”.
Dalam praktiknya, agency adalah pihak yang bertindak sebagai partner profesional yang mendukung perusahaan mencapai tujuannya tanpa harus membangun tim internal sendiri.
Yuk, pahami jenis-jenis agency, tips, dan strateginya.
Apa Itu Agency?
Secara sederhana, agency adalah perusahaan atau pihak yang menyediakan layanan tertentu untuk klien dengan tujuan membantu kebutuhan bisnis mereka.
Tugas agency adalah membantu klien dalam kegiatan tertentu, seperti pemasaran, promosi, distribusi produk, atau layanan kreatif. Umumnya, agency berperan sebagai penghubung antara perusahaan dan target audiensnya.
Contoh bagaimana agency bekerja adalah perusahaan kosmetik menyewa marketing agency untuk membuat iklan dan campaign. Contoh lainnya, brand fashion bekerja sama dengan agensi digital (digital agency) untuk mengelola akun media sosial dan iklan berbayar mereka.
Dengan kata lain, agency bekerja untuk mendukung bisnis klien mencapai tujuan tertentu tanpa harus membangun tim internal dari nol.
Jenis-Jenis Agency
Berikut adalah beberapa jenis agency yang umum ditemukan di dunia bisnis dan kreatif:
1. Advertising Agency (Agensi Iklan)
Advertising agency adalah jenis agency yang fokus membuat dan mengelola kampanye iklan di berbagai media, baik offline maupun online. Area pekerjaannya adalah membuat naskah iklan dalam bentuk video atau gambar, membuat strategi iklan, menyewa talent atau model, hingga mengatur pendistribusian.
2. Digital Marketing Agency
Hampir sama seperti advertising agency, namun digital marketing agency spesialis di pemasaran online seperti SEO, SEM, social media, hingga email marketing. Banyak brand menggunakan digital marketing agency untuk mengelola akun sosial media dan membuat konten untuk penjualan.
3. Public Relations (PR) Agency
PR agency adalah agensi yang menangani komunikasi dan citra perusahaan di mata publik. Cakupan tugas PR agency adalah mengatur press release, mengadakan konferensi pers, kerja sama dengan media, hingga berperan dalam mengelola reputasi perusahaan.
4. Creative Agency
Creative agency adalah jenis agensi yang menyediakan jasa pembuatan konten kreatif seperti desain grafis, fotografi, video produksi, dan branding. Biasanya creative agency jadi satu atau bekerja sama dengan digital marketing agency untuk membuat konten.
5. Talent & Influencer Agency
Agency ini menghubungkan brand dengan influencer atau artis untuk promosi produk. Agency ini bertugas mengelola influencer dalam mengembangkan konten mereka sesuai permintaan produk yang bekerja sama.
6. Event & Activation Agency
Event agency (biasa disebut event organizer) bertugas mengurus acara offline maupun online seperti pameran, konser, atau brand activation. Event agency juga bekerja sama dengan agensi lain seperti PR agency, digital marketing agency, hingga talent & influencer agency.
Tugas dan Pekerjaan Agency
Setiap agency memiliki proses kerja yang berbeda tergantung jasa yang ditawarkan. Tapi secara umum langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Evaluasi Kebutuhan Klien
Pertama-tama, agency biasanya melakukan kick-off meeting dengan klien untuk menggali lebih detail tujuan bisnis klien, target audiens, dan KPI (Key Performance Indicator) yang diinginkan. Tahap ini penting dalam fase planning agar strategi yang dirancang benar-benar relevan dan tepat sasaran.
2. Membuat Proposal dan Rencana Proyek Terperinci
Setelah memahami kebutuhan klien, agency akan menyusun proposal lengkap berisi tema besar, timeline detail, rincian deliverables, alokasi tim dan sumber daya, serta estimasi biaya. Proposal ini harus disetujui oleh klien agar menjadi panduan kedua pihak memiliki ekspektasi yang sama.
3. Produksi Konten atau Deliverables
Produksi konten setiap agency berbeda-beda. Bagi creative agency, produksi ini mencakup pembuatan materi visual, video, dan desain materi lainnya. Bagi digital marketing agency, tahap ini bisa berupa pembuatan landing page, aset iklan, artikel atau materi social media campaign.
Biasanya agency memberikan estimasi waktu produksi konten, berapa kali revisi, dan ketentuan lainnya. Aspek ini harus disepakati agar tidak ada perseteruan antara agency dan klien.
4. Quality Control (QC)
Sebelum hasil kerja dikirim ke klien atau dipublikasikan, agency melakukan pemeriksaan internal (quality control) untuk memastikan kualitas sesuai standar.
Misalnya, memeriksa kesalahan penulisan, desain yang tidak sesuai brand guideline, atau error teknis pada iklan digital.
5. Distribusi dan Publikasi
Nah, jika klien sudah setuju, waktunya agency mengerjakan publikasi konten atau pelaksanaan kampanye. Beberapa pilihan publikasi adalah menayangkan iklan di media sosial atau Google Ads, mengirim press release ke media, dan mengunggah konten ke website atau channel digital klien lainnya.
6. Analisis Data dan Optimasi
Apakah pekerjaan agency selesai di situ? Tentu tidak. Agency tidak hanya mengeksekusi, tapi juga menganalisis hasil kerja mereka. Berikut analisis data yang dilakukan agency: Mengukur performa iklan (CTR, CPC, ROAS), menganalisis engagement media sosial, dan mengevaluasi ROI dari kampanye.
7. Pengarsipan dan Dokumentasi Digital
Pengarsipan sering dianggap sepele, tapi tahap ini sangat penting untuk audit atau laporan jangka panjang. Semua dokumen kontrak, NDA, BAST, invoice, dan laporan harus diarsipkan dengan rapi.
Tips Mengelola Agency agar Dapat Banyak Klien
Menjalankan agency adalah pekerjaan yang tidak bisa dilakukan setengah-setengah jika ingin mendapat banyak klien.
Bukan hanya soal ide kreatif, tapi juga manajemen yang solid, sistem kerja yang efisien, dan kecepatan dalam mengeksekusi proyek. Supaya operasional agency tetap mulus dan profesional, mulai dari hal-hal berikut ini:
1. Rajin Pitching dan Bangun Reputasi
Mendapatkan klien baru tidak bisa hanya mengandalkan portofolio yang keren. Pitching yang konsisten, ikut tender, serta aktif hadir di event industri akan membuka lebih banyak peluang.
Buat proposal yang rapi, kuat secara insight, dan jelas dari segi eksekusi.
2. Jaga Relasi dengan Klien
Agency yang awet bukan karena proyek sekali dua kali, tapi karena klien puas dengan hasilnya dan memutuskan untuk memakai jasa agency tersebut lagi dan lagi. Untuk itu, bangun komunikasi dua arah, terbuka dengan revisi, dan giat melakukan follow up terkait kebutuhan klien. Jangan menjadi agency yang sulit dihubungi dan tidak menerima masukan. Klien yang merasa dihargai bahkan akan merekomendasikan agency-mu ke jaringan mereka.
3. Buat SOP & Struktur Tim yang Jelas
Walaupun kamu memulai agency dari tim kecil, tetap butuh struktur kerja dan SOP (Standard Operating Procedure) yang solid. Tentukan siapa yang pegang proposal, siapa yang follow-up, dan siapa yang handle revisi. Dokumentasi alur kerja akan menyelamatkan kamu dari chaos saat project menumpuk.
4. Kelola Dokumen Digital Secara Efisien
Urusan administrasi sering kali makan waktu jika masih pakai cara lama. Urusan administrasi yang memusingkan juga akan membuat klien tak nyaman. Nah, ada beberapa solusi untuk mempermudah administrasi dokumen:
- Gunakan Tanda Tangan Digital
Terkadang agency memiliki klien di kota yang berbeda. Agar urusan kontrak, invoice, dan dokumen lainnya tidak bolak-balik, gunakan tanda tangan digital. Baik agency maupun klien bisa menandatangani dokumen tanpa harus ketemuan fisik. Hemat waktu dan efisien. VIDA menawarkan tanda tangan digital yang tersertifikasi. Cukup download aplikasi VIDA di handphone-mu atau buka situs sign.vida.id. - Manfaatkan Magic Scan
Dokumen fisik seringkali tercecer. Hal ini akan menjadi masalah jika ada perseteruan dengan klien. Oleh karena itu, agency hendaknya menyimpan dokumen secara digital. Gunakan Magic Scan by VIDA untuk mengkonversi dokumen fisik menjadi digital. Cukup arahkan kamera HP ke dokumen, dan hasilnya akan rapi otomatis.
5. Perhatikan Cash Flow & Penagihan
Agency yang penuh proyek belum tentu untung kalau cash flow-nya berantakan. Buat sistem penagihan yang tertib, terapkan termin pembayaran bertahap, dan selalu ada dana darurat untuk gaji tim dan operasional.
Agency adalah pihak profesional yang membantu klien menjalankan strategi bisnis, pemasaran, atau layanan kreatif. Agency harus memiliki adaptabilitas yang baik untuk dapat memenuhi permintaan klien.
Jika ingin menjadi agency yang diandalkan klien, perhatikan juga proses administrasi. Gunakan VIDA untuk mempermudah pengelolaan dokumen-mu.
