EO adalah singkatan dari Event Organizer, yaitu pihak atau perusahaan yang mengelola dan mengeksekusi acara dari awal hingga akhir. Event Organizer adalah pekerjaan yang menggabungkan kemampuan mengonsep dan mengeksekusi dengan baik.
Bagi banyak orang, bekerja di EO terdengar menyenangkan karena berhubungan dengan acara dan kreativitas. Namun, pekerjaan ini juga menuntut kemampuan manajemen yang sangat baik, ketelitian, dan kecepatan mengambil keputusan.
Besaran gaji bekerja di EO adalah hal yang bervariasi tergantung pengalaman, jenis event, dan ukuran perusahaan EO tersebut. Secara umum, entry level atau staf junior mendapat gaji Rp4-6 juta per bulan. Tapi kalau sudah menjadi event manager, gaji per bulan bisa mencapai Rp10-15 juta. Lumayan besar, ya? Bahkan pekerja EO juga sering mendapat tunjangan proyek, insentif keberhasilan event, atau bonus dari vendor.
Artikel ini akan membahas hal-hal dasar tentang EO, jenis-jenis EO beserta job desc, serta tips agar kamu bisa menjadi EO yang dipercaya klien.
Apa Itu Event Organizer (EO) beserta Tugasnya?
EO adalah “otak” di balik suksesnya sebuah acara. Perannya bukan cuma mengeksekusi, tapi memastikan semua elemen mulai dari ide, koordinasi, logistik, hingga eksekusi di hari H berjalan sesuai rencana dan memenuhi ekspektasi klien.
Tanpa EO yang andal, acara rawan kacau: jadwal berantakan, vendor tidak sinkron, atau konsep acara tidak sesuai visi awal. Oleh karena itu, struktur event organizer biasanya diisi oleh orang-orang dengan beragam kemampuan.
Agar menjadi sukses dan dipercaya banyak klien, EO adalah profesi yang memerlukan kombinasi kemampuan teknis dan soft skill seperti manajemen waktu, komunikasi efektif, negosiasi, problem solving, dan kreativitas.
Berikut gambaran umum tugas Event Organizer adalah:
1. Merancang Konsep Acara
EO menerjemahkan keinginan acara klien menjadi konsep yang kreatif dan relevan dengan tema serta target audiens. Misalnya, untuk acara peluncuran produk, EO akan menyesuaikan konsep dengan citra brand, tren pasar, dan pengalaman audiens yang diinginkan.
2. Menyusun Anggaran
Terkait anggaran, tugas EO adalah membuat perincian biaya dari awal, termasuk biaya vendor, sewa lokasi, perlengkapan, dan biaya tak terduga. Mereka memastikan setiap pengeluaran masuk dalam budget yang ditetapkan, tanpa mengorbankan kualitas acara.
3. Mengatur Vendor
EO juga memilih dan mengkoordinasikan vendor, misalnya sound system, dekorasi, lighting, MC, bahkan talent. EO wajib memastikan semua vendor paham timeline, standar kualitas, dan detail teknis.
4. Mengatur Timeline Acara
EO menyusun jadwal dari masa persiapan, gladi resik, hingga pembongkaran. Timeline ini harus akurat dan dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat agar tidak ada pekerjaan yang terlambat.
5. Mengelola Tim Lapangan
Setelah semua persiapan selesai, EO memimpin tim untuk memastikan semua area acara berjalan sesuai rencana. Mereka memantau detail teknis, memastikan rundown diikuti, dan menangani masalah di lapangan.
6. Mengantisipasi Risiko & Plan B
EO adalah jenis pekerjaan yang selalu punya rencana cadangan, mulai dari solusi jika cuaca buruk, listrik mati, hingga vendor terlambat datang. Hal ini mengurangi risiko gangguan besar.
7. Evaluasi Pasca Acara
Setelah acara selesai, EO biasanya membuat laporan evaluasi berisi pencapaian, tantangan, dan rekomendasi perbaikan untuk acara berikutnya.
Jenis-jenis EO
Event Organizer dikategorikan berdasarkan fokus acara yang mereka tangani. Masing-masing jenis punya job desc yang spesifik. Ini penting agar EO tidak menggunakan satu detail teknis untuk semua jenis acara. Berikut jenis-jenis EO:
1. Corporate Event Organizer
Event Organizer ini berfokus pada acara perusahaan seperti seminar, konferensi, peluncuran produk, team building, atau gala dinner. Jobdesc meliputi:
- Merancang agenda acara profesional.
- Menyiapkan materi presentasi, backdrop, dan branding.
- Menangani kebutuhan teknis seperti AV system dan dokumentasi.
2. Wedding Organizer (WO)
Jenis EO ini sudah pasti sering kamu lihat, kan? Wedding Organizer spesialis mengatur hal-hal seperti:
- Mengatur jadwal resepsi dan akad
- Mengatur anggaran
- Koordinasi vendor seperti dekorasi, busana, catering, MC, hingga pengisi acara
- Mengelola rundown acara dari pagi hingga selesai
- Memastikan kelancaran acara bagi calon mempelai dan keluarga
3. Concert & Festival Organizer
Jenis EO ini menangani konser musik, festival seni, atau event hiburan besar. Job desc-nya:
- Mengatur panggung, tiket, keamanan, dan izin acara
- Menangani artis, kru, dan sponsor
- Mengelola promosi dan publikasi event
- Bekerja sama dengan vendor lainnya terkait keamanan acara, crowd control, tenant, dan pihak-pihak yang terlibat
4. Exhibition Organizer
EO ini menyelenggarakan pameran dagang, expo industri, atau bazar. Contoh jobdesc meliputi:
- Menyusun layout booth pameran
- Mengatur registrasi peserta dan pengunjung
- Menangani logistik pameran
- Sport Event Organizer
Sport event adalah jenis acara yang berfokus pada penyelenggaraan kegiatan olahraga. Sebagai contoh, penyelenggaran kejuaraan bulutangkis, balap sepeda, sepak bola, catur, dan lain-lain. Tujuan dari sport event tidak hanya menghadirkan kompetisi yang seru bagi peserta dan penonton, tetapi memperluas popularitas cabang olahraga tersebut, dan menciptakan pengalaman yang berkesan bagi semua pihak yang terlibat.
6. Private Party Organizer
Event Organizer ini mengatur acara pribadi seperti ulang tahun, baby shower, atau pesta keluarga. Jobdesc-nya sesuai jenis acara yang diminta klien. Namun secara umum, berikut:
- Mendesain tema pesta sesuai permintaan
- Mengatur dekorasi, makanan, dan hiburan
- Berkoordinasi dengan pengisi acara
Tips Menjadi EO yang Dipercaya Klien
Kepercayaan klien adalah modal utama dalam bisnis EO. Berikut beberapa tips agar reputasimu sebagai EO semakin solid:
1. Gunakan Kontrak yang Jelas
Pastikan semua kesepakatan tertulis dalam kontrak, termasuk detail acara, pembayaran, dan tanggung jawab masing-masing pihak.
2. Bangun Komunikasi Transparan
Update klien secara rutin tentang perkembangan event. Gunakan laporan visual seperti foto, video, atau dashboard progres.
3. Kumpulkan Testimoni & Portofolio
Setelah event selesai, minta feedback klien. Dokumentasikan hasil kerja untuk meyakinkan calon klien berikutnya.
4. Selalu Siapkan Plan B
Cuaca, teknis, atau keterlambatan vendor bisa terjadi kapan saja. Pastikan EO selalu punya alternatif solusi agar klien merasa aman.
5. Administrasi yang Rapi
Antara EO dan klien akan melibatkan banyak dokumen. Untuk menghindari dokumen hilang atau rusak, pindai dokumen seperti perjanjian vendor atau BAST. Gunakan Magic Scan dari VIDA agar kamu bisa dengan mudah memindai dokumen dari HP, menyimpannya, atau menandatangani-nya.
6. Fleksibel dan Efisien
Salah satu urusan yang paling menyita tenaga adalah administrasi. Banyak urusan yang membutuhkan dokumentasi tertulis beserta persetujuan. Urusan tanda tangan pun tak terelakkan. Oleh karena itu, penting bagi EO untuk bisa fleksibel dan efisien ketika mengurus persetujuan.
Gunakan tanda tangan digital dari VIDA App untuk menghemat waktu dan tenaga. Tanda tangan digital yang resmi memiliki keabsahan yang sama dengan tanda tangan basah, jadi sangat bisa digunakan untuk persetujuan dokumen.
Apalagi, VIDA App dapat diakses dari handphone atau laptop, sehingga di manapun kamu berada dan kapanpun dibutuhkan, EO bisa menandatangani dokumen.
EO adalah profesi yang menantang namun sangat memuaskan bagi mereka yang menyukai dinamika, koordinasi, dan kreativitas. Pekerjaan ini bukan hanya tentang menjalankan acara, tapi juga membangun kepercayaan, menjaga kualitas, dan memberikan pengalaman terbaik bagi klien.
Memanfaatkan teknologi seperti VIDA App untuk tanda tangan kontrak digital dan scan dokumen, kamu bisa membangun reputasi sebagai Event Organizer yang profesional, efisien, dan dipercaya banyak klien.
