Keseharian kita rasanya tidak pernah lepas dari yang namanya dokumen, ya? Entah itu KTP, SIM, ijazah, kontrak kerja, laporan keuangan, hingga struk belanja, itu semua adalah bentuk dokumen.
Saking banyaknya dokumen, kita kadang-kadang bingung bagaimana cara menyimpannya supaya tidak tercecer, tapi juga tetap mudah diakses. Selain itu, kita juga bingung, nih, dokumen mana saja yang sudah bertandatangan dan yang belum.
Hal-hal seperti itu kelihatan sepele, padahal urusan dokumen bisa mengurangi produktivitas kita, loh; Bikin pusing, makan waktu, menguras tenaga, bahkan biaya. Artikel ini akan membantumu memahami jenis‑jenis dokumen dan cara mengelolanya. Dengan pengelolaan yang tepat, dokumen jadi mudah ditemukan, aman, dan tidak tercecer.
5 Macam Dokumen Berdasarkan Kategorinya
Pembagian jenis-jenis dokumen tergantung kategori tertentu. Berikut contohnya:
1. Berdasarkan Fungsinya
Dokumen berdasarkan fungsi dibagi menjadi dokumen statis dan dinamis. Dokumen statis biasanya bersifat arsip, disimpan dalam jangka panjang sebagai referensi atau bukti, dan tidak boleh hilang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, sertifikat tanah, kontrak, dan lain-lain.
Sementara dokumen dinamis, sesuai namanya, digunakan secara langsung dan aktif dalam proses kerja atau kegiatan operasional. Contoh: nota dinas, laporan proyek berjalan, notulen rapat, surat keluar-masuk. Dokumen jenis ini memang akan menjadi arsip juga, tetapi asal-muasalnya datang dari kegiatan operasional.
2. Berdasarkan Bentuknya
Jenis-jenis dokumen juga dikategorikan menjadi dokumen privat, dokumen korporil, dan dokumen literer. Pembagiannya adalah:
- Dokumen Privat: Berbentuk surat, arsip atau catatan yang disimpan secara pribadi atau organisasi menggunakan sistem kearsipan. Contoh: laporan keuangan, surat tugas, kwitansi, dan bukti transaksi.
- Dokumen Korporil: Berupa benda yang memiliki nilai sejarah atau budaya dan biasanya dikoleksi di museum. Contoh: mata uang kuno, keris, pakaian adat, fosil.
- Dokumen Literer: Dokumen berbentuk tulisan, cetakan, gambar atau rekaman. Contoh: buku, komik, majalah, film, dan dokumen audio visual lainnya.
3. Berdasarkan Kepentingannya
Sedangkan berdasarkan kepentingannya, jenis-jenis dokumen dibagi menjadi: Dokumen Pribadi, Dokumen Pemerintah, Dokumen Sejarah, dan Dokumen Niaga.
Dokumen Pribadi, sesuai namanya, digunakan untuk keperluan administratif individu. Contoh: KTP, SIM, paspor, kartu keluarga, akta lahir, ijazah.
Dokumen Pemerintah berisi informasi ketatanegaraan dan administrasi pemerintahan. Contoh: Undang-Undang, Keputusan Presiden, peraturan daerah, dan dokumen kerja sama antarnegara.
Dokumen Sejarah memuat catatan masa lalu atau bukti peristiwa bersejarah. Contoh: naskah proklamasi, dokumentasi perjuangan, atau biografi tokoh nasional.
Dokumen Niaga berkaitan dengan transaksi bisnis atau aktivitas perdagangan. Contoh: cek, saham, surat utang, kontrak bisnis, invoice.
4. Berdasarkan Sifatnya
Menurut sifatnya, jenis-jenis dokumen dibedakan menjadi Dokumen Tekstual dan Dokumen Nontekstual.
Dokumen Tekstual mengandung informasi dalam bentuk tulisan atau narasi. Contoh: koran, majalah, buku, makalah, laporan.
Dokumen Nontekstual tidak melulu berisi teks, melainkan berupa gambar, grafik, peta, dan infografis. Biasanya digunakan untuk presentasi visual atau penunjang informasi.
5. Berdasarkan Dokumentasinya
Jenis-jenis dokumen berdasarkan dokumentasinya dibagi menjadi beberapa kategori, yakni dokumen primer, sekunder, dan tersier.
Dokumen Primer berisi informasi asli langsung dari sumbernya. Contoh: laporan penelitian, disertasi, paten, hasil observasi.
Dokumen Sekunder merupakan ulasan atau pengolahan dari dokumen primer seperti artikel review, resensi novel, atau jurnal ulasan.
Dokumen Tersier bersifat menyusun atau merekomendasikan dokumen sekunder dan primer. Contoh: bibliografi, panduan pustaka, daftar isi ensiklopedia.
Tips Mengelola Dokumen
Adanya begitu banyak jenis-jenis dokumen yang perlu kita urus, dari dokumen pribadi hingga pekerjaan kantor, tentu membuat kita rawan kelimpungan. Apalagi kalau sudah menyangkut administrasi kantor yang serba cepat dan menumpuk, dokumen yang tidak teratur bisa menimbulkan panik saat dicari.
Belum lagi risiko tercecer, salah kirim, atau malah hilang. Maka dari itu, kamu perlu strategi yang praktis dan aman untuk mengelola dokumen, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional.
Berikut adalah tips mengelola dokumen yang bisa kamu terapkan:
1. Simpan Dokumen dengan Rapi dan Aman
Di mana biasanya kamu menyimpan dokumen digital? Penyimpanan laptop? Cloud? Penyimpanan handphone? Atau bahkan galeri handphone? Kalau dokumenmu cuma disimpan di galeri HP atau tercecer di folder download tanpa dikategorikan dengan jelas, khawatirnya kamu kesulitan mencarinya saat sedang butuh.
Dokumen penting harus punya tempat khusus dan terpisah berdasarkan kategori, lalu tersusun rapi secara nama, aman secara akses, dan mudah ditemukan.
Apakah kamu masih menyimpan banyak dokumen fisik? Jika iya, sudah saatnya kamu nge-scan dokumen-dokumen tersebut dan simpan di penyimpanan digital. Keuntungannya adalah:
- Mudah diakses
- Tidak tercecer
- Bisa dikategorikan dalam folder-folder rapi
Untuk nge-scan yang mudah nggak harus pakai mesin fotocopy atau scanner lagi. Kamu bisa memanfaatkan fitur Magic Scan dari VIDA yang bisa otomatis merapikan hasil scan.
Dengan Magic Scan, hasil scan bisa disimpan di folder sesuai kategori lalu bisa dikunci. Folder ini hanya bisa diakses oleh kamu melalui verifikasi wajah (Face Matching). Jadi, walau HP hilang, dokumen tetap aman.
Untuk menggunakan Magic Scan, kamu cukup mengunduh aplikasi VIDA. Hasil scan-nya bebas watermark, aplikasinya juga bebas iklan. Jadi kamu bisa mengkonversi dokumen fisik menjadi digital dengan praktis dan gratis.
2. Tanda Tangan Dokumen Tanpa Ribet
Di zaman digital yang serba cepat, mobilitas tinggi, dan keadaan yang memaksa multi-tasking, menandatangani dokumen secara manual jadi terasa merepotkan.
Bayangkan, kita harus mencetak dokumen, menandatangani-nya, mengirim lewat pos, dan lain-lain. Sebenarnya bisa dengan menempel tanda tangan bentuk digital yang dibuat dari software gratis atau aplikasi edit foto. Tapi cara itu belum tentu bisa melindungi dokumen dari risiko pemalsuan.
Untuk kebutuhan formal seperti kontrak kerja, surat kuasa, atau dokumen legal, pastikan kamu menggunakan penyedia tanda tangan digital yang tersertifikasi secara hukum. Tidak semua software atau aplikasi bisa menerbitkan tanda tangan digital yang sah–hanya institusi resmi yang bisa melakukannya.
Salah satunya adalah VIDA, yang memungkinkan kamu menandatangani dokumen langsung dari handphone dengan perlindungan identitas yang sah dan kuat. Untuk mendapatkan tanda tangan digital, pengguna diharuskan mengunggah KTP yang akan dicocokkan dengan data Dukcapil, sehingga dapat dipastikan tanda tangan tersebut dilakukan oleh orang yang benar, bukan diwakilkan.
3. Berbagi Dokumen Tanpa Khawatir Bocor
Kebiasaan kirim dokumen via chat atau email memang cepat, tapi sering kali tidak aman. Apalagi kalau link bisa diakses oleh siapa pun yang menerimanya. Padahal, banyak dokumen seperti KTP, slip gaji, atau kontrak proyek yang seharusnya hanya dibuka oleh orang tertentu.
Agar lebih aman saat berbagi dokumen:
- Gunakan password untuk file penting, terutama PDF
- Hindari mengaktifkan opsi “Anyone with the link” pada file sharing
- Hindari berbagi dokumen di grup media sosial atau platform publik
Di era digital, keamanan dokumen jadi prioritas. Memahami jenis-jenis dokumen membantumu untuk mengklasifikasikan dokumen untuk akses yang lebih praktis dan aman.
Dengan maraknya pencurian data, penyalahgunaan identitas, dan pemalsuan dokumen, kita perlu tahu jenis-jenis dokumen dan bagaimana mengelolanya.
Karena kalau dokumen penting rusak atau hilang, risikonya bukan cuma administrasi, tapi bisa berdampak hukum dan finansial.
