Pesatnya teknologi digital lama-lama menggerus kebutuhan tatap muka. Bayangkan, kita bisa mendaftar rekening bank lewat handphone, membeli barang dari luar negeri tanpa harus ke kamar, hingga menandatangani dokumen dari atas kasur.
Setiap transaksi, persetujuan, hingga tanda tangan digital kini tak hanya dituntut cepat, tetapi juga aman, terverifikasi, dan sesuai regulasi.
Berbicara soal tanda tangan, ini juga menjadi pilar penting dalam keamanan siber saat ini. Tanda tangan bukan sekadar formalitas, melainkan bagian krusial dari sistem keamanan siber itu sendiri.
Kini, kita sudah mulai meninggalkan tanda tangan basah untuk segala persetujuan dan mulai beralih ke tanda tangan digital. Mengapa beralih ke tanda tangan digital penting bagi keamanan siber? Bagaimana tanda tangan digital yang dapat memperkuat keamanan siber? Yuk, simak artikelnya!
Tanda Tangan Basah Rentan Dipalsukan
Kasus pemalsuan dokumen kian marak. Menurut laporan VIDA, 96% bisnis di Indonesia pernah mengalami kasus pemalsuan dokumen atau tanda tangan. Dalam sebuah penggerebekan di Jember, polisi membongkar sindikat percetakan dokumen negara palsu yang mencetak STNK, BPKB, hingga akta tanah palsu.
Bahkan, Polri menyatakan rata-rata menangani 7 kasus pemalsuan dokumen autentik setiap hari.
Tidak hanya kuantitas, kompleksitas penipuan pun lebih canggih. Penipuan dokumen kini memanfaatkan teknologi AI dan deepfake, dengan kasus penipuan finansial berbasis AI di Indonesia meningkat hingga 1.550% sejak 2022.
Hal ini menunjukkan bahwa metode lama seperti tanda tangan basah (manual) sudah tidak cukup aman untuk menghadapi tantangan ini.
Berikut beberapa kelemahan tanda tangan basah:
1. Tanda Tangan Dipalsukan Orang Lain
Ada orang yang menyalin tanda tanganmu dari dokumen lain, lalu menggunakannya untuk menyetujui kontrak penting, transaksi, atau pembelian barang tanpa sepengetahuan Anda.
2. Orang Lain Mengaku Sebagai Dirimu
Seseorang mendaftarkan diri sebagai kamu dan menandatangani dokumen memakai namamu. Ini bisa terjadi karena tanda tangan basah tidak memiliki bukti verifikasi identitas di awal.
3. Tidak Ada Jejak Proses Tanda Tangan
Satu-satunya bagaimana pemilik dokumen bisa mengetahui kapan dokumen tersebut ditandatangani adalah dengan menyaksikan proses penandatangannya, benar? Di luar itu, tidak ada bukti lain kapan dokumen ditandatangani.
4. Identitas Penandatangan Tidak Pernah Dicek
Banyak sistem masih menerima tanda tangan tanpa mengecek apakah penandatangan benar-benar orang yang sah. Kecuali proses penandatanganan disaksikan, tidak ada bukti yang valid siapa yang menandatangani.
Kelemahan-kelemahan ini menjadi tantangan bagi keamanan siber khususnya untuk dokumen.
Ancaman Keamanan Siber Bagi Dokumen
Nah, kelemahan tanda tangan basah tadi memicu sejumlah ancaman keamanan siber bagi dokumen digital maupun sistem elektronik yang tidak aman. Berikut ancamannya:
1. Pemalsuan Tanda Tangan (Forgery)
Seseorang menyalin atau meniru tanda tangan orang lain untuk menyetujui dokumen penting, seperti kontrak, surat kuasa, atau perjanjian hukum.
Dampak yang terjadi adalah keputusan bisnis bisa terjadi tanpa otorisasi sah, berujung pada kerugian finansial, konflik hukum, atau pencemaran reputasi.
2. Impersonation / Spoofing
Penipu berpura-pura menjadi seseorang (misalnya pimpinan perusahaan) dan memberikan perintah atau menyetujui dokumen penting tanpa benar-benar melalui proses verifikasi identitas.
Contoh: Seorang karyawan menerima email yang tampaknya berasal dari direksi dan diminta menandatangani dokumen transfer dana, padahal itu ulah peretas.
Dampaknya perusahaan bisa kehilangan aset, data bocor, dan kehilangan kepercayaan dari mitra bisnis.
3. Tanda Tangan Tanpa Audit Trail
Dokumen yang sudah ditandatangani tidak memiliki catatan waktu, perangkat, atau identitas penandatangan. Tidak ada bukti digital yang menunjukkan siapa yang menandatangani dan kapan.
Dokumen PDF yang dicetak dan ditandatangani secara manual, lalu di-scan ulang. Sulit membuktikan keasliannya jika terjadi sengketa.
Sulit dilakukan investigasi saat terjadi perselisihan, dan berisiko tinggi dimanipulasi tanpa terdeteksi.
Tanda Tangan Digital untuk Dokumen
Menjawab tantangan ini, VIDA menghadirkan VIDA Sign for Enterprise sebagai solusi tanda tangan digital yang dirancang khusus untuk sektor yang diatur secara ketat. Institusi yang sudah menggunakan VIDA Sign for Enterprise datang dari industri perbankan, asuransi, multifinance, dan online lending. Solusi ini dibangun dengan mengedepankan tiga hal utama: keamanan, kepatuhan, dan skalabilitas.
Berikut jenis-jenis tanda tangan digital yang termasuk dalam VIDA Sign for Enterprise:
1. VIDA Sign Platform & Open API
VIDA Sign Platform memungkinkan perusahaan mengelola proses penandatanganan digital secara terpusat melalui API terbuka (Open API). Sangat cocok untuk institusi dengan volume dokumen tinggi dan kebutuhan otomasi yang kompleks.
Kelebihan:
- Cocok untuk approval flow yang melibatkan banyak pengguna (multi-signer)
- Mendukung tanda tangan serial dan paralel
- Webhook & audit trail lengkap
- Integrasi fleksibel ke berbagai sistem internal (CRM, ERP, klaim, e-form, dll)
Contoh penggunaannya: Perusahaan asuransi mengintegrasikan Open API ke sistem e-Policy agar nasabah dapat langsung menandatangani polis secara legal dan aman.
2. Direct Sign
Direct Sign memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara langsung dari aplikasi atau website perusahaan melalui iFrame yang di-embed. Secara mudah, penandatangan tidak perlu keluar dari halaman sehingga keamanan siber lebih terjaga.
Kelebihan:
- Embedded signing experience (langsung dalam UI Anda)
- Mendukung berbagai metode autentikasi (FaceAuth, OTP, dsb)
- Ideal untuk proses cepat namun tetap aman (one-session signing)
Contoh penggunaan: Nasabah menandatangani dokumen saat onboarding tanpa keluar dari aplikasi mobile bank.
3. POASign (Power of Attorney Sign)
POASign memungkinkan tanda tangan dilakukan oleh pihak yang mewakili perusahaan atau institusi secara sah. Cocok untuk skenario legal formal seperti kontrak, perjanjian kerja sama, atau dokumen hukum lainnya.
Kelebihan:
- Menjamin keabsahan legal untuk signing atas nama institusi
- Terikat ke struktur dan entitas perusahaan di sistem VIDA
- Cocok untuk organisasi dengan hirarki otorisasi (misalnya notaris, legal, keuangan)
Contoh penggunaan: Manajer legal perusahaan menandatangani kontrak atas nama perusahaan dengan mitra, dan dokumen disahkan secara digital.
Membangun Kepercayaan Digital Lewat Tanda Tangan yang Aman
Di era digital, membangun kepercayaan bukan hanya tentang layanan cepat, tapi juga tentang keamanan siber yang kuat dan kepatuhan terhadap hukum. Dengan solusi seperti VIDA Sign for Enterprise, perusahaan dapat menjaga integritas dokumen, memastikan identitas setiap penandatangan, dan tetap selaras dengan regulasi.
