Tanda tangan digital merupakan metode yang digunakan untuk mengesahkan dokumen elektronik secara sah dan menggantikan tanda tangan fisik tradisional. Sudah banyak juga penyedia layanan tanda tangan digital dengan cara membuat tanda tangan digital yang aman sehingga identitas penggunanya terjamin. Tanda tangan digital berfungsi seperti tanda tangan biasa, yaitu sebagai pernyataan atau bukti bahwa pemilik tanda tangan tersebut menyetujui isi dokumen yang ditandatangani. Namun, yang membedakan tentu saja dari cara membuatnya yaitu secara digital, tidak seperti tanda tangan basah yang menggunakan pena. Mudahnya cara membuat tanda tangan digital juga membuatnya banyak digunakan, salah satunya oleh departemen legal di suatu perusahaan.
Kecepatan dan Efisiensi
Salah satu manfaat utama tanda tangan digital adalah kecepatan dan efisiensi dalam proses hukum. Dengan tanda tangan digital, dokumen elektronik dapat ditandatangani dan dikirimkan dalam hitungan menit, bahkan detik, tanpa harus mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen fisik yang harus dikirimkan secara fisik. Proses ini dapat mempercepat transaksi hukum, menghemat waktu dan sumber daya, dan meningkatkan efisiensi departemen legal.
Keabsahan Hukum
Tanda tangan digital secara hukum sah dan diakui di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Dalam banyak negara, tanda tangan digital memiliki status yang sama dengan tanda tangan fisik tradisional. Oleh karena itu, penggunaan tanda tangan digital dalam departemen legal dapat memastikan bahwa dokumen elektronik yang ditandatangani secara digital memiliki keabsahan hukum yang sama dengan dokumen fisik yang ditandatangani secara fisik.
Keamanan dan Kerahasiaan
Tanda tangan digital juga dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen hukum. Proses tanda tangan digital biasanya melibatkan penggunaan teknologi enkripsi yang kuat untuk melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen. Selain itu, tanda tangan digital juga dapat dilengkapi dengan fitur otentikasi ganda, seperti kata sandi, kode verifikasi, atau sidik jari, yang dapat meningkatkan tingkat keamanan dan mencegah pemalsuan atau penyalahgunaan dokumen.
Penyimpanan dan Akses yang Mudah
Cara membuat tanda tangan digital yang dapat dilakukan di mana pun dan kapan pun akan memudahkan departemen legal dalam pekerjaan sehari-hari. Dokumen yang ditandatangani secara digital dapat dengan mudah disimpan secara elektronik dan diakses kapan saja dan di mana saja melalui sistem penyimpanan elektronik atau cloud. Hal ini memudahkan departemen legal dalam mengelola dan mengakses dokumen hukum tanpa harus menghadapi tantangan fisik seperti penyimpanan dan pengarsipan dokumen fisik tradisional. Dengan akses yang mudah, departemen legal dapat merespons kebutuhan bisnis dengan cepat dan efisien.
Hemat Biaya
Penggunaan tanda tangan digital dapat membantu departemen legal menghemat biaya. Dibandingkan dengan tanda tangan fisik tradisional yang memerlukan pencetakan, pengiriman, dan pengarsipan dokumen fisik, tanda tangan digital menghilangkan biaya-biaya ini. Selain itu, penggunaan tanda tangan digital juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manusia, seperti kesalahan penulisan atau kesalahan dalam pengelolaan dokumen fisik.
Meningkatkan produktivitas
Cara membuat tanda tangan digital yang mudah dan praktis tentu dapat meningkatkan produktivitas. Dalam divisi legal, banyak dokumen yang memerlukan tanda tangan, seperti kontrak, perjanjian, atau dokumen hukum lainnya. Dengan tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani secara cepat dan mudah tanpa harus mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen fisik yang harus dikirimkan atau ditandatangani oleh pihak lain. Proses yang cepat dan efisien ini dapat meningkatkan produktivitas tim legal, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada tugas-tugas lain yang memerlukan perhatian lebih lanjut.
Dengan mengetahui cara membuat tanda tangan digital yang mudah, cepat dan aman, kita tentu bisa bekerja dengan lebih efisien. Dengan segala fitur keamanan yang dimiliki VIDA, diharapkan dapat memberi kepercayaan digital atau digital trust kepada pengguna dari berbagai departemen dalam sebuah perusahaan. Selengkapnya, klik di sini.
