Memahami Proses Pengadaan: Jenis dan Langkah-Langkahnya

Proses pengadaan melibatkan sejumlah langkah penting untuk memastikan keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi. Mari kita bahas tahapan dan jenis-jenis pengadaan barang atau jasa.

Salah satu elemen krusial dalam bisnis adalah pengadaan barang dan jasa. Proses ini bertujuan untuk memperoleh produk atau layanan yang mendukung operasional bisnis. Karena perannya yang sangat penting, pengadaan harus mengikuti tahapan yang terstruktur. Apa saja jenis-jenis pengadaan, dan bagaimana prosesnya berlangsung? Simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Proses Pengadaan

Proses pengadaan adalah serangkaian langkah yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan guna mencapai tujuan operasionalnya. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok. Pengadaan yang efektif tidak hanya berfokus pada pembelian tetapi juga mengoptimalkan biaya, memastikan kualitas, serta mengelola risiko dalam rantai pasok.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Proses Pengadaan

Setiap perusahaan memiliki standar yang berbeda dalam proses pengadaan, tetapi secara umum, berikut adalah beberapa aspek yang harus diperhatikan:

• Legalitas: Perusahaan atau pemasok yang terlibat harus memiliki izin usaha dan dokumen hukum yang sah.
• Transparansi: Semua tahap pengadaan harus dilakukan secara terbuka dan terdokumentasi dengan baik.
• Efisiensi Biaya: Pemilihan pemasok harus mempertimbangkan keseimbangan antara harga terbaik dan kualitas.
• Kepatuhan Regulasi: Pengadaan harus memenuhi peraturan lokal maupun internasional, seperti standar ISO atau kepabeanan untuk barang impor.

Jenis-Jenis Proses Pengadaan

Berikut adalah beberapa jenis pengadaan yang umum diterapkan dalam organisasi:

1. Pengadaan Langsung
   Pengadaan barang atau bahan baku yang langsung digunakan dalam produksi atau operasional utama perusahaan. Selain bahan baku, pengadaan ini juga mencakup mesin produksi dan barang jadi yang akan dijual kembali.

2. Pengadaan Tidak Langsung
   Pengadaan barang atau jasa yang tidak berhubungan langsung dengan produksi, tetapi dibutuhkan untuk mendukung operasional perusahaan. Contohnya adalah teknologi, peralatan kantor, dan layanan kebersihan.

3. Pengadaan Barang
   Pengadaan produk fisik yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik untuk dijual kembali maupun digunakan dalam operasional bisnis sehari-hari. Contohnya adalah furnitur, perlengkapan kantor, atau perangkat lunak.

4. Pengadaan Jasa
   Pengadaan tenaga kerja eksternal atau layanan profesional untuk mendukung operasional bisnis, seperti jasa konsultasi, kebersihan, keamanan, atau pelatihan karyawan.

Langkah-Langkah dalam Proses Pengadaan

Proses pengadaan yang efektif umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan
   Tim pengadaan atau departemen terkait menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi dan jumlahnya.

2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
   Departemen terkait mengajukan permintaan resmi berupa dokumen pengajuan untuk pembelian barang atau jasa kepada tim pengadaan.

3. Pemilihan Vendor
   Setelah menyusun daftar kebutuhan, tim pengadaan menyeleksi vendor berdasarkan kriteria seperti harga, reputasi, kualitas produk, kemampuan pengiriman, dan keandalan.

4. Permintaan Penawaran (Request for Quotation/RFQ)
   Tim pengadaan mengirimkan permintaan resmi kepada vendor terpilih untuk memberikan penawaran harga dan syarat lainnya.

5. Negosiasi dan Penetapan Kontrak
   Tim pengadaan melakukan negosiasi dengan vendor mengenai harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan ketentuan lainnya sebelum menandatangani kontrak resmi. Tahap ini sangat penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa dengan nilai terbaik.

6. Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order/PO)
   Tim pengadaan menerbitkan dokumen resmi yang merinci barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan ketentuan lainnya.

7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang/Jasa
   Setelah barang atau jasa dikirimkan, tim pengadaan memeriksa apakah barang atau layanan yang diterima sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah disepakati. Dalam tahap ini, dilakukan pengecekan kesesuaian antara purchase order, dokumen pengiriman, dan invoice.

8. Pembayaran kepada Vendor
   Perusahaan memproses pembayaran sesuai dengan syarat yang disepakati dalam kontrak setelah memverifikasi bahwa barang atau jasa telah diterima dengan baik.

9. Pencatatan dan Evaluasi Kinerja
   Meskipun barang atau jasa telah diterima, dokumentasi dan evaluasi kinerja vendor tetap diperlukan. Mencatat semua dokumen pengadaan seperti purchase order, dokumen pengiriman, dan invoice membantu proses audit serta meningkatkan efisiensi dalam pengadaan berikutnya.

Tanda Tangan Digital untuk Dokumen Pengadaan dengan VIDA

Proses pengadaan melibatkan berbagai dokumen penting, sehingga tanda tangan dalam dokumen kesepakatan menjadi salah satu aspek yang sangat krusial. VIDA menawarkan solusi tanda tangan digital yang mempermudah dan mengamankan proses ini.

Tanda tangan digital dari VIDA mempercepat proses pengadaan karena dokumen dapat ditandatangani secara digital tanpa perlu pertemuan langsung dengan vendor. Dari sisi keamanan, tanda tangan digital memastikan keabsahan dokumen dengan menyertakan Sertifikat Elektronik. Ini berarti dokumen pengadaan tidak bisa dipalsukan, karena setiap tanda tangan dapat diverifikasi dan dilacak.

Dengan memahami serta mengoptimalkan setiap langkah dalam proses pengadaan, serta memanfaatkan teknologi seperti tanda tangan digital, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Gunakan VIDA Sign sekarang untuk pengalaman pengadaan yang lebih aman dan efisien!