Ada dokumen fisik yang harus dijadikan format digital? Nggak zaman difoto! Pakai scan dokumen, deh!
Scan dokumen berbeda dengan foto dokumen. Berbagai keperluan administrasi mengharuskan untuk mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital sehingga, mengambil foto dokumen fisik untuk diubah menjadi digital seringkali menghasilkan kualitas yang kurang optimal. Masalah seperti pencahayaan yang tidak merata, bayangan, dan distorsi angle bisa mengganggu kualitas dan keterbacaan dokumen. Selain itu, proses ini memakan waktu dan seringkali membutuhkan pengeditan tambahan untuk memperbaiki kualitas foto.
Dengan scanner dokumen digital, semua masalah ini dapat diatasi. Dokumen dapat langsung di-scan dalam format digital dengan kualitas yang jauh lebih baik. Prosesnya cepat, hasil scan bersih, jelas, dan siap untuk diarsipkan atau dibagikan dalam format digital.
Apa saja keuntungan scan dokumen?
- Pengamanan Dokumen dari Kerusakan Fisik
Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko seperti rusak, hilang, atau tercecer ke pihak-pihak yang tidak berwenang. Scan dokumen menyediakan solusi yang aman yakni mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital yang aman dari risiko-risiko tersebut.
- Akses Mudah Kapan Saja dan Di Mana Saja
Karena telah di-scan dan disimpan secara digital, dokumen pun menjadi sangat mudah untuk diakses kapan saja dan di mana saja selama perangkat terkoneksi dengan internet.
- Hemat Ruang Penyimpanan
Dokumen fisik identik dengan ruang penyimpanan yang besar, terutama untuk perusahaan atau lembaga dengan jumlah dokumen yang sangat banyak. Scan dokumen mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik dan menggantinya ke ruang penyimpanan digital yang lebih besar dan tidak terbatas.
- Efisien Waktu dan Tenaga
Menggabungkan scan dokumen dengan tanda tangan digital memungkinkan dokumen dapat diproses secara digital dari awal hingga akhir. Artinya, tidak perlu lagi mencetak, tanda tangan basah, dan kemudian men-scan dokumen tersebut kembali untuk dikirim melalui email. Dengan demikian, pemrosesan dokumen dapat diselesaikan dalam hitungan menit tanpa menguras tenaga.
- Kerja Lebih Produktif
Scan dokumen dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengarsip, mencari, dan mengelola dokumen karena semua proses tersebut bisa dilakukan hanya dalam satu perangkat. Dengan begitu, karyawan bisa lebih cepat berpindah ke pekerjaan lainnya.
Memperkenalkan Fitur Magic Scan dari VIDA Sign
VIDA Sign memiliki fitur unggulan baru sebagai jawaban atas kebutuhan pemrosesan dokumen yang lebih Aman, Mudah, dan Sah. Gunakan Magic Scan mulai dari scan dokumen, tanda tangan, hingga pengiriman dokumen.
Berikut keunggulan Magic Scan:
1. Bulk Scan hingga 15 Dokumen
Magic Scan memungkinkan pengguna untuk memindai hingga 15 dokumen sekaligus dalam satu kali proses. Fitur ini sangat berguna bagi pengguna yang sering menangani dokumen dalam jumlah banyak, seperti kontrak bisnis, formulir, atau arsip penting.
2. Deteksi Otomatis Dokumen
Teknologi deteksi otomatis dokumen pada Magic Scan mampu mengenali area dokumen secara akurat tanpa perlu penyesuaian manual. Sistem ini akan secara otomatis mendeteksi batas dokumen dan menyesuaikan posisinya untuk memastikan hasil pemindaian yang rapi dan jelas.
3. Auto Crop dan Adjust Dokumen
Magic Scan dilengkapi dengan fitur auto crop dan adjust, yang secara otomatis memotong bagian yang tidak diperlukan serta menyesuaikan kontras, pencahayaan, dan ketajaman teks agar lebih mudah dibaca.
Begini cara menggunakan Magic Scan:
- Pastikan kamu sudah terdaftar di VIDA Sign
- Pada Dashboard, klik tombol hijau bergambar kamera
- Arahkan kamera handphone ke dokumen fisik yang hendak ditandatangani
- Kamu bisa mengatur apakah dokumen ditandatangani dalam bentuk sendiri-sendiri atau kelompok (bulk) hingga 15 dokumen.
- Atur posisi handphone sehingga dokumen tertangkap dengan sempurna dengan fitur Auto Detect Document lalu sistem akan memindai dokumen. Atur kerapian hasil scan dengan Auto Crop & Adjust.
- Setelah dokumen tersimpan, kamu akan diarahkan ke laman tanda tangan
- Pilih penandatanganan Digital Sign atau e-Sign
- Pilih “Hapus” jika ingin menghapus dokumen atau “Edit” untuk mengedit dokumen sebelum ditandatangani
- Pilih “Unggah” jika dokumen siap ditandatangani
- Bubuhkan tanda tangan, e-Meterai, dan kolom lain yang diperlukan
Integrasi scan dokumen dan tanda tangan digital memberikan berbagai keuntungan, mulai dari peningkatan keamanan, aksesibilitas, hingga produktivitas. Terlebih, saat ini banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan Work from Home (WFH), di mana para karyawan tidak bisa selalu bertemu di kantor. Sehingga scan dokumen yang disertai tanda tangan digital bukan hanya pilihan, melainkan kebutuhan. Yuk, gunakan VIDA App untuk urusan dokumen yang lebih gampang!
