Menjelang musim liburan, travel agent dan EO perlu mengelola berbagai dokumen klien, mulai dari paspor dan dokumen pendukung hingga itinerary perjalanan. Prosesnya tidak berhenti setelah dokumen diterima. Beberapa dokumen perlu diperiksa, dibagikan, disimpan, atau mendapatkan persetujuan sebelum perjalanan berlangsung.
Karena itu, pilihan aplikasi persetujuan dokumen untuk travel agent sebaiknya tidak hanya dilihat dari kemampuan tanda tangan. Fitur untuk mengirim, menyimpan, mengamankan, dan melacak dokumen juga penting agar proses administrasi lebih tertata.
Baca Juga: Dokumen Bisnis di HP Tidak Aman? Kenali Risikonya!
Dokumen perjalanan sering berisi informasi sensitif milik klien. Paspor, misalnya, merupakan salah satu dokumen yang umum dikelola travel agent bersama dokumen pendukung lain seperti surat sponsor atau rekening koran.
Dalam praktiknya, dokumen bisa datang dari berbagai sumber dan berpindah melalui berbagai kanal. Tanpa pengelolaan yang terpusat, file dapat lebih sulit ditemukan atau dipantau kembali ketika dibutuhkan.
Kondisi ini semakin terasa menjelang musim liburan ketika jumlah klien dan dokumen yang harus diproses meningkat. Aplikasi pengelolaan dokumen dapat membantu travel agent menyimpan, membagikan, dan memantau dokumen dari satu tempat.
Tidak semua aplikasi memiliki fungsi yang sama. Untuk travel agent dan EO, beberapa fitur berikut dapat membantu membuat pengelolaan dokumen lebih praktis sekaligus terkontrol.
Travel agent mungkin perlu membagikan dokumen kepada klien atau pihak lain yang berkepentingan. Untuk dokumen yang memuat data pribadi, sekadar mengirim file melalui kanal biasa belum tentu memberikan kontrol yang cukup.
Fitur secure document sharing memungkinkan pengirim mengatur siapa yang dapat mengakses dokumen, berapa lama link dapat digunakan, hingga apakah penerima dapat mengunduh atau hanya melihat dokumen.
VIDA SecureShare, misalnya, menyediakan kontrol penerima, masa berlaku link, serta opsi download atau view-only. Penerima juga dapat diminta melakukan autentikasi sebelum membuka dokumen.
Setelah dokumen diterima, travel agent membutuhkan tempat penyimpanan yang mudah diakses tetapi tetap memiliki perlindungan tambahan. Menyimpan dokumen perjalanan di galeri atau folder biasa dapat membuat file lebih sulit dikelola ketika jumlahnya semakin banyak.
Dengan document storage yang memiliki controlled access, dokumen dapat disimpan secara lebih terpusat dan aksesnya dibatasi sesuai kebutuhan.
VIDA DocsVault menyediakan penyimpanan dokumen dengan enkripsi end-to-end dan akses menggunakan autentikasi wajah. Fitur ini dapat digunakan untuk menyimpan dokumen penting seperti paspor dan dokumen identitas lainnya.
Beberapa dokumen bisnis atau persetujuan mungkin membutuhkan meterai. Jika prosesnya masih mengandalkan meterai fisik, dokumen perlu melalui langkah tambahan sebelum dapat diselesaikan.
Aplikasi yang menyediakan e-Meterai memungkinkan proses pembubuhan meterai dilakukan langsung pada dokumen digital. Dengan begitu, dokumen tidak perlu dicetak hanya untuk menambahkan meterai.
VIDA App menyediakan pembelian dan pembubuhan e-Meterai secara digital dalam beberapa langkah.
Ketika beberapa dokumen diproses secara bersamaan, mengetahui status dan riwayat dokumen menjadi penting. Travel agent maupun EO dapat membutuhkan informasi seperti kapan dokumen ditandatangani atau siapa penerimanya.
Audit trail membantu menyediakan catatan aktivitas tersebut sehingga riwayat dokumen lebih mudah ditelusuri.
Di VIDA, fitur Audit Log memungkinkan pengguna melihat detail aktivitas dokumen, termasuk waktu tanda tangan dan informasi penerima.
Dokumen klien tidak selalu datang dalam format yang sama. Ada yang sudah berupa file digital, sementara dokumen lainnya masih berbentuk fisik.
Karena itu, aplikasi yang mendukung scan dan upload dapat memudahkan proses digitalisasi dokumen tanpa harus berpindah platform. VIDA App memungkinkan pengguna mengunggah file dari perangkat maupun memindai dokumen menggunakan Magic Scan.
Bagi travel agent, kelima fitur tersebut dapat digunakan dalam satu alur pengelolaan dokumen. Dokumen klien dapat di-scan atau di-upload, kemudian disimpan dengan akses yang terkontrol, dibagikan secara aman, dan dilengkapi e-Meterai jika diperlukan.
Untuk dokumen yang perlu ditelusuri kembali, Audit Log membantu melihat riwayat aktivitasnya. Dengan alur yang lebih terpusat, travel agent dapat mengurangi ketergantungan pada penyimpanan file dan pengiriman dokumen melalui berbagai kanal.
Baca Juga: Contoh Dokumen Digital yang Harus Kamu Ketahui
Kebutuhan serupa juga dapat muncul pada EO. Dokumen peserta, vendor, partner, atau dokumen administrasi acara dapat dikelola secara digital agar lebih mudah dibagikan dan ditelusuri selama proses persiapan acara.
Pada akhirnya, aplikasi persetujuan dokumen yang tepat bukan hanya membantu menyelesaikan satu proses approval. Bagi travel agent dan EO, aplikasi tersebut juga perlu membantu menjaga dokumen tetap terorganisir, membatasi akses, dan memudahkan penelusuran ketika dokumen dibutuhkan kembali.