Perkembangan teknologi sudah mengubah cara kita bekerja dan berkomunikasi. Jika dulu hampir semua proses administrasi mengandalkan kertas, kini sudah banyak yang beralih ke dokumen digital. Dari urusan pekerjaan hingga layanan publik, dokumen digital menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
Kenapa perubahan ini bisa terjadi? Dokumen digital dianggap lebih praktis, cepat dibagikan, dan mudah disimpan. Kamu tidak perlu lagi mencetak berlembar-lembar kertas atau repot mencari arsip fisik. Namun, tetap saja dokumen digital juga memiliki risiko jika tidak dikelola dengan baik.
Supaya kamu lebih paham, artikel ini akan membahas pengertian dokumen digital, alasan kenapa dokumen digital semakin banyak digunakan, contoh dokumen digital yang paling sering ditemui, serta bagaimana cara menjaga dokumen digital.
Baca Juga: Jenis‑jenis Dokumen dan Cara Mengelolanya yang Anti Ribet
Apa Itu Dokumen Digital?
Dokumen digital adalah dokumen yang dibuat, disimpan, dan dikelola dalam format elektronik. Dokumen ini tidak lagi bergantung pada media fisik seperti kertas, melainkan berupa file digital yang dapat diakses melalui perangkat elektronik.
Format dokumen digital pun beragam, mulai dari PDF, Word, Excel, hingga gambar hasil pemindaian. Dalam banyak kasus, dokumen digital memiliki fungsi yang sama dengan dokumen fisik, bahkan sering kali memiliki kekuatan hukum yang setara jika memenuhi syarat tertentu.
Ada beberapa alasan kenapa dokumen digital semakin diminati dan digunakan secara luas:
- Efisiensi waktu dan biaya. Dokumen digital bisa dibuat, dikirim, dan ditandatangani tanpa perlu mencetak atau mengirim fisik.
- Kemudahan penyimpanan dan pencarian. File digital dapat diarsipkan secara terstruktur dan dicari kembali dengan cepat.
- Fleksibilitas kerja. Di era kerja hybrid dan remote, dokumen digital memudahkan kolaborasi tanpa batas lokasi.
5 Contoh Dokumen Digital yang Paling Umum Digunakan
Berikut adalah contoh dokumen digital yang paling sering ditemui dalam aktivitas sehari-hari, baik untuk keperluan kerja maupun bisnis.
1. Kontrak dan Perjanjian Kerja Sama
Kontrak merupakan salah satu contoh dokumen digital yang paling krusial. Saat ini, banyak perjanjian kerja sama dibuat dan ditandatangani secara elektronik, baik antara perusahaan dengan vendor, klien, maupun karyawan. Dokumen kontrak digital biasanya berbentuk PDF dan dilengkapi tanda tangan digital agar tetap sah dan mengikat secara hukum.
2. Invoice dan Dokumen Penagihan
Invoice digital digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa. Dokumen ini sering dikirim melalui email atau sistem keuangan perusahaan. Selain mempermudah proses penagihan, invoice digital juga lebih mudah diarsipkan dan digunakan sebagai bukti transaksi jika diperlukan di kemudian hari.
Baca juga: Kirim Dokumen: 8 Cara Praktis Beserta Tips Keamanannya
3. Dokumen Administrasi dan Perizinan
Surat keterangan, surat keputusan, laporan, hingga dokumen perizinan kini banyak diterbitkan dalam bentuk digital. Contohnya adalah dokumen perpajakan, surat resmi perusahaan, atau dokumen institusi pendidikan. Dalam konteks ini, keaslian dokumen menjadi sangat penting karena sering digunakan untuk keperluan formal.
4. Dokumen Identitas Digital
Hasil pemindaian KTP, paspor, NPWP, atau dokumen identitas lainnya juga termasuk dokumen digital yang sering digunakan, terutama untuk proses verifikasi. Dokumen jenis ini perlu penanganan ekstra karena memuat data pribadi yang sensitif.
5. Laporan dan Arsip Internal
Laporan keuangan, laporan proyek, notulen rapat, hingga arsip internal perusahaan kini umumnya disimpan dalam bentuk digital. Dokumen ini memudahkan kolaborasi tim dan audit internal, selama pengelolaannya dilakukan dengan aman.
Risiko Dokumen Digital Jika Tidak Dikelola dengan Baik
Dokumen digital memiliki risiko yang perlu kamu waspadai. Dokumen bisa dipalsukan atau dimodifikasi jika tidak dilindungi dengan keamanan yang memadai. Selain itu, risiko kebocoran data juga cukup tinggi jika dokumen tersebar tanpa kontrol akses yang jelas.
Baca juga: Jenis‑jenis Dokumen dan Cara Mengelolanya yang Anti Ribet
Tidak jarang pula dokumen digital sulit dibuktikan keasliannya saat terjadi sengketa, terutama jika tidak dilengkapi tanda tangan digital atau jejak audit yang jelas. Karena itu, pengelolaan dokumen digital tidak cukup hanya dengan menyimpannya di folder biasa.
Cara Menjaga Dokumen Digital Tetap Aman dan Terpercaya
Agar dokumen digital benar-benar bisa dimanfaatkan, kamu perlu memastikan aspek keamanan, keabsahan, dan kontrol aksesnya terjaga. Di sinilah solusi pengelolaan dokumen digital menjadi penting.
Kamu bisa mulai menggunakan aplikasi scanner, tanda tangan, hingga pengiriman dokumen yang lebih aman seperti VIDA.
- Digitalisasi dokumen fisik dengan hasil rapi
Dokumen fisik kamu bisa diubah menjadi dokumen digital dengan Magic Scan untuk hasil yang lebih jelas, rapi, dan siap digunakan secara profesional. - Penyimpanan dokumen yang aman
Dokumen digital sebaiknya disimpan di sistem yang aman. Dengan fitur DocsVault, kamu bisa menyimpan dan mengunci dokumen dengan teknologi VIDA Selife ID. - Tanda tangan digital yang sah
Gunakan tanda tangan digital dari PSrE resmi seperti VIDA Sign agar dokumen kontrak atau invoice sah secara hukum, aman, dan mudah diverifikasi. - Berbagi dokumen dengan kontrol
Dengan SecureShare, kamu bisa membagikan dokumen digital tanpa kehilangan kendali, misalnya dengan pembatasan akses atau masa berlaku.
Solusi-solusi ini tersedia dalam satu ekosistem layanan digital dari VIDA, yang dirancang untuk membantu kamu mengelola dokumen digital secara lebih aman, praktis, dan sesuai regulasi, tanpa harus ribet menggunakan banyak aplikasi terpisah.
Baca Juga: Tanda Tangan Online Gratis: Apakah Semua Website Itu Legal?
Dokumen digital kini menjadi fondasi utama dalam berbagai aktivitas kerja dan bisnis. Dengan memahami contoh-contoh dokumen digital di atas, kamu bisa lebih bijak dalam mengelola, menyimpan, dan mengamankannya.
Ingat, dokumen digital bukan hanya soal kemudahan, tetapi juga soal kepercayaan, keamanan, dan keabsahan.
