Ketika dunia memasuki era digital, pengelolaan dokumen ikut berubah secara signifikan. Mulai dari pembuatan, pengarsipan, pengiriman dokumen, dan kini pemindaian atau scan dokumen belakangan juga mulai dilirik untuk mempermudah proses kerja.
Apa saja keuntungan scan dokumen? Bagaimana integrasi scan dokumen dan tanda tangan digital dapat mempengaruhi produktivitas? Berikut ulasannya!
- Pengamanan Dokumen dari Kerusakan Fisik
Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko seperti rusak, hilang, atau tercecer ke pihak-pihak yang tidak berwenang. Scan dokumen menyediakan solusi yang aman yakni mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital yang aman dari risiko-risiko tersebut.
- Akses Mudah Kapan Saja dan Di Mana Saja
Karena telah di-scan dan disimpan secara digital, dokumen pun menjadi sangat mudah untuk diakses kapan saja dan di mana saja selama perangkat terkoneksi dengan internet.
- Hemat Ruang Penyimpanan
Dokumen fisik identik dengan ruang penyimpanan yang besar, terutama untuk perusahaan atau lembaga dengan jumlah dokumen yang sangat banyak. Scan dokumen mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik dan menggantinya ke ruang penyimpanan digital yang lebih besar dan tidak terbatas.
- Keamanan Data Terjamin
Fitur scan dokumen yang digabungkan dengan tanda tangan digital biasanya dilengkapi dengan sistem keamanan data yang kuat, seperti enkripsi dan proteksi berupa password yang menjaga dokumen dari akses pihak tidak berwenang. Apalagi jika dibubuhi tanda tangan digital sah yang memuat Sertifikat Elektronik untuk memverifikasi identitas penandatangan.
- Kemudahan untuk Berbagi Dokumen
Dokumen digital yang disimpan dalam penyimpanan digital lebih mudah dibagikan, sehingga memudahkan kolaborasi memudahkan kolaborasi dan komunikasi antar tim.
- Efisien Waktu dan Tenaga
Menggabungkan scan dokumen dengan tanda tangan digital memungkinkan dokumen dapat diproses secara digital dari awal hingga akhir. Artinya, tidak perlu lagi mencetak, tanda tangan basah, dan kemudian men-scan dokumen tersebut kembali untuk dikirim melalui email. Dengan demikian, pemrosesan dokumen dapat diselesaikan dalam hitungan menit tanpa menguras tenaga.
- Pencarian Dokumen yang Lebih Efisien
Mencari dokumen fisik bisa memakan waktu lama, sementara dokumen digital hasil scan dapat dengan mudah ditemukan menggunakan kata kunci pencarian.
- Bentuk Kepedulian Lingkungan
Mengurangi penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital adalah upaya pelestarian lingkungan yang paling mudah dilakukan namun berdampak besar. Sebab, mengurangi kertas tidak hanya meminimalisir sampah tetapi juga mengurangi jejak karbon. Ini juga berlaku untuk penerapan tanda tangan digital, di mana perusahaan tidak lagi membutuhkan banyak kertas untuk surat-menyurat.
- Kerja Lebih Produktif
Scan dokumen dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengarsip, mencari, dan mengelola dokumen karena semua proses tersebut bisa dilakukan hanya dalam satu perangkat. Dengan begitu, karyawan bisa lebih cepat berpindah ke pekerjaan lainnya.
- Kepatuhan Regulasi
Banyak sektor industri memiliki regulasi ketat mengenai pengelolaan dokumen. Dokumen digital yang disertai tanda tangan digital tersertifikasi memastikan bahwa dokumen tersebut disimpan dan dikelola sesuai dengan standar kepatuhan yang berlaku.
Integrasi scan dokumen dan tanda tangan digital memberikan berbagai keuntungan, mulai dari peningkatan keamanan, aksesibilitas, hingga produktivitas. Terlebih, saat ini banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan Work from Home (WFH), di mana para karyawan tidak bisa selalu bertemu di kantor. Sehingga scan dokumen yang disertai tanda tangan digital bukan hanya pilihan, melainkan kebutuhan.
VIDA menyediakan fitur scan dokumen yang sangat berguna untuk menghemat waktu dan tenaga. Berada dalam satu aplikasi bersama fitur-fitur lainnya seperti tanda tangan digital dan e-Meterai, scan dokumen VIDA dapat memudahkan pengguna dalam mengelola dokumen yang jumlahnya sudah pasti tidak sedikit. Sistem kerja yang fast, seamless, secure tidak hanya berpengaruh terhadap efisiensi kerja perusahaan, tetapi juga berguna untuk kesehatan fisik dan mental para karyawan.
