Mengelola dokumen keuangan merupakan aspek penting dalam menjalankan bisnis atau mengatur keuangan pribadi. Namun, proses ini seringkali memakan waktu dan menyita energi, terutama jika masih menggunakan cara konvensional. Untungnya, dengan perkembangan teknologi, sudah banyak platform atau layanan yang menjadi solusi praktis dan efisien untuk mengelola dokumen keuangan. Dalam artikel ini, kami akan membahas lima tips praktis dalam mengelola dokumen keuangan. Juga, tentang menggunakan tanda tangan digital untuk mempermudah proses pengurusan dokumen keuangan.
1. Simpan Dokumen Secara Teratur dan Terorganisir
Penting untuk menyimpan dokumen keuangan secara teratur dan terorganisir agar mudah diakses saat diperlukan. Dokumen yang rapi dan terorganisir akan lebih mudah untuk diakses. Misalnya, saat akan dikirim ke pihak lain, diunduh, maupun diedit. Selain itu, berikan nama file yang jelas dan buat folder yang terpisah untuk berbagai jenis dokumen keuangan seperti tagihan, kontrak, dan laporan keuangan.
2. Pilih Platform Tanda Tangan Digital yang Tepat
Saat ini, tanda tangan digital sudah banyak digunakan karena dapat menghemat tenaga, biaya, dan membuat pekerjaan jadi lebih efisien. Memilih platform tanda tangan digital yang tepat adalah langkah pertama yang penting dalam mengelola dokumen keuangan secara efisien. Salah satu pilihan yang populer dan dapat diandalkan adalah VIDA Sign. Platform ini menawarkan fitur-fitur seperti template dokumen dan e-Meterai. Dengan memilih platform yang tepat, pengguna dapat memastikan bahwa dokumen keuangan pengguna aman dan terkelola dengan baik.
3. Gunakan Template Dokumen yang Dapat Dikustomisasi
Membuat template dokumen yang dapat dikustomisasi akan membantu menghemat waktu dalam proses pengisian dan penandatanganan. Platform tanda tangan digital seperti VIDA Sign memungkinkan untuk membuat dan menyimpan template dokumen dengan mudah. Pengguna dapat mengatur template untuk berbagai jenis dokumen keuangan seperti kontrak sewa, perjanjian pinjaman, atau formulir pengajuan klaim. Dengan menggunakan template yang sudah disiapkan, dapat mengurangi kesalahan dan mempercepat proses pengelolaan dokumen.
4. Gunakan Tanda Tangan Digital dengan Validasi yang Kuat
Pastikan bahwa tanda tangan digital yang digunakan memiliki validitas yang kuat untuk mencegah pemalsuan atau perubahan dokumen secara tidak sah. VIDA Sign menawarkan tanda tangan digital yang memenuhi standar keamanan dan validasi yang telah tersertifikasi oleh Kementerian Kominfo, sehingga pengguna tidak perlu khawatir bahwa dokumen telah ditandatangani secara digital sah dan sah secara hukum. Selain itu, fitur Log Audit yang disediakan oleh platform ini memungkinkan pengguna untuk melacak setiap aktivitas yang terjadi pada dokumen, termasuk siapa yang menandatanganinya dan waktu penandatangan.
5. Berikan Pelatihan kepada Tim
Terakhir, pastikan bahwa anggota tim terampil dalam mengelola dokumen keuangan. Keterampilan tersebut mencakup manajemen dokumen, pengarsipan, hingga menggunakan platform tanda tangan digital. Berikan pelatihan kepada anggota tim tentang cara memanfaatkan software atau platform pengelolaan dokumen seperti VIDA Sign dan bagaimana mengatur dan menandatangani dokumen dengan tepat.
Kesimpulan
Dengan mengikuti 5 tips di atas dan juga memanfaatkan fitur tanda tangan digital dari platform seperti VIDA Sign, tentu saja dapat membantu untuk mengelola dokumen keuangan dengan lebih efisien dan aman. Penting untuk selalu mengutamakan keamanan data dan memastikan untuk menggunakan platform yang terpercaya dan sesuai dengan regulasi. Dengan demikian, dapat meningkatkan produktivitas dan fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa harus terbebani dengan proses administratif yang rumit.
.png)
