Kita sering merasa aman saat membubuhkan tanda tangan basah pada dokumen penting. Namun, apakah benar tanda tangan basah bisa sepenuhnya melindungi dokumen dari pemalsuan?
Menurut data dari Polri, pada tahun 2022 kasus pemalsuan dokumen dan tanda tangan cukup sering terjadi, yakni 7 kasus pemalsuan setiap hari, yang berarti sekitar 2.555 kasus per tahun di Indonesia. Bayangkan jika dokumen yang seharusnya menjamin hak dan kewajiban individu maupun perusahaan malah menjadi celah penipuan yang menimbulkan kerugian.
Situasi ini diperparah dengan preferensi perusahaan untuk mengelola dokumen secara digital. Misalnya, melakukan scan pada dokumen yang telah dibubuhi tanda tangan untuk kemudian mengirimnya lewat email. Pada proses itu saja, ada celah pemalsuan tanda tangan yang dapat dengan mudah dilakukan dengan aplikasi edit foto.
Kasus pemalsuan dokumen menimbulkan pertanyaan: Apakah tanda tangan basah masih cukup untuk menjaga keamanan dan integritas dokumen di era digital ini?
Meningkatnya Ancaman Pemalsuan Dokumen
Tanda tangan basah pada dasarnya mudah dimanipulasi. Orang-orang yang ahli meniru tanda tangan bisa dengan mudah memalsukan tanda tangan orang lain. Bahkan tanpa keahlian tersebut, aplikasi edit foto bisa menjadi alternatif.
Bayangkan risiko yang muncul dari tanda tangan palsu pada kontrak kerja, laporan pajak, atau perjanjian dengan vendor. Satu tanda tangan palsu bisa menyebabkan kerugian finansial dan menghancurkan reputasi perusahaan. Hanya dengan tanda tangan basah, dokumen-dokumen penting ini tidak memiliki keamanan di era digital ini.
Data industri terbaru menunjukkan bahwa kasus penipuan dokumen naik lebih dari 30% setiap tahun. Sementara menurut data VIDA, sebanyak 96% perusahaan melaporkan pernah menjadi korban dokumen palsu. Jenis dokumen yang dipalsukan meliputi 67% kontrak, 69% dokumen keuangan, dan 55% dokumen legal.
Kelemahan Tanda Tangan Basah
1. Tidak Ada Pembuktian Tanda Tangan
Kecuali kamu menyaksikan proses penandatangan, tidak ada bukti lain yang menunjukkan bahwa tanda tangan tersebut dilakukan oleh orang yang sah. Tidak ada yang tahu kapan, di mana, dan bahkan oleh siapa tanda tangan tersebut dilakukan. Siapa pun bisa dengan mudah mengaku dan menyangkal penandatanganan dokumen.
Hal ini menciptakan celah besar dalam integritas dokumen. Ketika terjadi sengketa atau dugaan pemalsuan, sulit untuk membuktikan bahwa tanda tangan tersebut sah. Akibatnya, pihak yang bersengketa sering kali harus menghadapi proses verifikasi yang panjang dan memakan biaya, bahkan melalui proses hukum, hanya untuk memastikan keabsahan tanda tangan pada dokumen penting.
2. Tidak Ada Keamanan Anti-Manipulasi
Setelah dokumen ditandatangani secara manual, tidak ada cara untuk mengetahui apakah ada pihak yang mengubahnya di kemudian hari. Tanda tangan basah tidak menyediakan keamanan anti-manipulasi, sehingga pihak yang tidak berwenang bisa saja mengubah isi dokumen setelah tanda tangan ditambahkan.
3 Dokumen Rentan Terhadap Kerusakan Fisik
Dokumen fisik yang ditandatangani secara basah rentan terhadap kerusakan (seperti robek atau terkena air) dan bahkan bisa hilang. Jika dokumen rusak atau hilang, maka tanda tangan dan keabsahannya pun ikut terpengaruh. Karena tidak otomatis terdokumentasi, sulit untuk memastikan salinan yang dipegang pihak lain tetap sama dan otentik seperti aslinya.
4. Membutuhkan Kehadiran Fisik
Proses tanda tangan basah memiliki keterbatasan yang signifikan karena sering kali memerlukan kehadiran fisik pihak yang menandatangani. Hal ini menjadi kendala terutama ketika dokumen harus segera diselesaikan atau ketika pihak yang menandatangani berada di lokasi yang berbeda atau jauh. Keterbatasan ini menyebabkan proses administrasi yang harusnya cepat menjadi terhambat, lalu terjadilah jalan pintas dengan pemalsuan tanda tangan.
Kenyataannya, solusi ini justru membuka celah bagi penipuan dan manipulasi data. Risiko pemalsuan tanda tangan ini berpotensi besar merugikan perusahaan, terutama jika dokumen tersebut berkaitan dengan kontrak penting, transaksi finansial, atau informasi rahasia.
Gunakan Tanda Tangan Digital
Tanda tangan digital hadir sebagai solusi untuk mengatasi berbagai kelemahan yang muncul dari penggunaan tanda tangan basah. Tanda tangan digital tidak hanya menyediakan keleluasaan penandatanganan, tetapi juga memberikan keamanan dokumen.
Berikut kelebihan tanda tangan digital dibandingkan tanda tangan basah.
1. Tanda Tangan Digital Membutuhkan KTP
Tanda tangan digital berfungsi sebagai pelindung integritas dokumen dari pemalsuan. Ini terjadi sebab untuk membuat tanda tangan di platform tanda tangan digital seperti VIDA, pengguna harus mendaftarkan KTP dan melakukan verifikasi biometrik untuk nantinya menjadi identitas pada setiap pembubuhan tanda tangan. Identitas ini disebut Sertifikat Elektronik dan melekat pada tanda tangan digital. Sertifikat Elektronik ini memastikan bahwa hanya pihak yang sah yang dapat menandatangani dokumen.
2. Proses Tanda Tangan Digital Harus dengan Otentikasi
Proses tanda tangan digital juga tak kalah aman. Sebelum membubuhkan tanda tangan pada dokumen digital, penandatangan harus melakukan otentikasi biometrik (serupa foto selfie) untuk membuktikan bahwa benar ialah yang menandatangani dokumen tersebut.
3. Perubahan Dokumen Bisa Dilacak
Setiap aktivitas pada dokumen terekam di dalam audit log. Mulai dari siapa yang menandatangani, kapan mereka menandatangani, hingga lokasi penandatanganan. Dengan adanya audit log, setiap langkah dalam proses penandatanganan menjadi transparan dan dapat dilacak. Audit log dapat menjadi bukti dalam hal terjadi sengketa.
4.Tanda Tangan Digital Bisa Dibuktikan
Pihak ketiga yang ingin memverifikasi tanda tangan digital dapat melakukan proses verifikasi di website https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF. Proses ini akan memastikan bahwa tanda tangan digital benar-benar berasal dari pemilik yang sah, dan dokumen tersebut tidak mengalami perubahan sejak ditandatangani.
Dalam dunia bisnis, keaslian dokumen adalah cerminan komitmen perusahaan terhadap keamanan dan integritas. VIDA Sign hadir sebagai solusi tanda tangan digital yang tidak hanya menggantikan tanda tangan basah tetapi juga memberikan perlindungan tambahan terhadap potensi penipuan dan menjaga dokumen bisnis tetap aman dari pemalsuan.
Cari tahu lebih lanjut tentang VIDA Sign di sini.
