Apakah kamu suka mengunduh contoh surat perjanjian kerja dari internet? Tinggal copy, edit nama, ubah posisi jabatan, lalu langsung digunakan. Namun, apakah kamu sudah pastikan bahwa template tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan kamu?
Perlu diingat, setiap posisi, jenis usaha, hingga kebijakan internal perusahaan bisa memengaruhi isi perjanjian kerja. Perbedaan status karyawan (PKWT atau PKWTT), masa probation, sistem kerja remote atau on-site, hingga struktur gaji dapat membuat satu template tidak selalu relevan untuk semua situasi. Jika tidak dicek ulang, surat perjanjian kerja yang terlihat “standar” bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
Karena itu, penting untuk memahami kesalahan umum yang sering terlewat berikut ini.
Baca Juga: Contoh Surat Kontrak Kerja, Jenis, dan Manfaatnya
Pengertian Surat Perjanjian Kerja
Surat perjanjian kerja adalah dokumen tertulis yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Dokumen ini memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak, mulai dari jabatan, gaji, jam kerja, masa kerja, hingga ketentuan pemutusan hubungan kerja.
Dalam praktiknya, surat perjanjian kerja bukan sekadar formalitas administrasi. Dokumen ini memiliki kekuatan hukum dan dapat dijadikan dasar pembuktian jika terjadi perselisihan di kemudian hari. Itulah sebabnya penyusunannya tidak boleh asal mengambil template tanpa penyesuaian.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
1. Tidak Mencantumkan Jenis Hubungan Kerja (PKWT atau PKWTT)
Salah satu kesalahan paling sering ditemukan dalam contoh surat perjanjian kerja adalah tidak dijelaskannya jenis hubungan kerja secara tegas. Apakah karyawan diangkat sebagai PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) atau PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) sangat perlu untuk dicantumkan.
Perbedaan ini sangat krusial karena PKWT memiliki batas waktu tertentu dan aturan khusus, termasuk ketentuan perpanjangan. Jika jenis hubungan kerja tidak dijelaskan dengan jelas, perusahaan bisa menghadapi risiko perubahan status hubungan kerja secara hukum. Dalam beberapa kasus, kontrak yang tidak memenuhi syarat PKWT dapat dianggap sebagai PKWTT.
Akibatnya, perusahaan bisa memiliki kewajiban yang berbeda dari yang direncanakan sejak awal.
2. Tidak Jelasnya Masa Kerja dan Masa Percobaan
Template yang diunduh sering kali hanya menyebutkan “masa percobaan sesuai ketentuan perusahaan” tanpa rincian yang jelas. Ini berpotensi menimbulkan multitafsir.
Masa kerja dan masa probation harus dituliskan secara spesifik, termasuk durasi dan ketentuan evaluasinya. Jika tidak jelas, karyawan dapat mempertanyakan keabsahan masa percobaan atau mengklaim hak tertentu yang tidak diantisipasi perusahaan. Kesalahan ini bisa berujung pada sengketa ketenagakerjaan, terutama jika terjadi pemutusan hubungan kerja saat masa percobaan.
3. Hak dan Kewajiban Tidak Dijabarkan Secara Detail
Banyak contoh surat perjanjian kerja hanya mencantumkan jabatan dan gaji tanpa menjelaskan ruang lingkup pekerjaan secara rinci. Padahal, deskripsi pekerjaan (job description) yang jelas sangat penting. Tanpa rincian tugas, perusahaan akan kesulitan menegaskan batas tanggung jawab karyawan. Sebaliknya, karyawan juga bisa merasa dibebani tugas di luar kesepakatan awal. Akibatnya, konflik internal lebih mudah terjadi karena tidak ada acuan tertulis yang spesifik mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak.
4. Tidak Mengatur Mekanisme Pemutusan Hubungan Kerja
Contoh surat perjanjian kerja yang terlalu sederhana sering kali tidak memuat klausul mengenai pengakhiran kerja. Padahal, kondisi seperti resign, pemutusan kontrak, atau pelanggaran disiplin perlu diatur secara jelas.
Tanpa klausul ini, proses pemutusan hubungan kerja bisa menjadi rumit dan berisiko menimbulkan tuntutan hukum. Perusahaan maupun karyawan bisa merasa dirugikan karena tidak ada kesepakatan tertulis yang mengatur prosedur dan konsekuensinya. Klausul ini juga penting untuk melindungi kedua belah pihak secara adil.
5. Tidak Disahkan dengan Benar (Tanda Tangan dan Pengesahan)
Kesalahan terakhir yang sering dianggap sepele adalah pengesahan dokumen. Beberapa perusahaan hanya mengirimkan file PDF tanpa tanda tangan yang sah atau tanpa pembubuhan meterai ketika dibutuhkan.
Padahal, tanpa tanda tangan yang jelas dan dapat diverifikasi, kekuatan pembuktian surat perjanjian kerja menjadi lebih lemah. Dalam era digital, banyak perjanjian dikirim secara elektronik, tetapi belum tentu seluruhnya dilengkapi mekanisme pengesahan yang memadai. Akibatnya, saat terjadi perselisihan, dokumen bisa diperdebatkan keabsahannya.
Mengapa Penting Mengecek Ulang Contoh Surat Perjanjian Kerja?
Menggunakan template memang menghemat waktu, tetapi setiap perusahaan memiliki karakteristik berbeda. Posisi manajerial tentu memiliki klausul berbeda dengan staf operasional. Sistem kerja remote memiliki kebutuhan berbeda dibanding kerja on-site.
Karena itu, sebelum menggunakan contoh surat perjanjian kerja, pastikan seluruh informasi sudah disesuaikan dengan kondisi riil perusahaan kamu. Periksa kembali jenis hubungan kerja, masa kerja, hak dan kewajiban, hingga klausul pengakhiran kerja.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama serta Tips Membuatnya
Pastikan Pengesahan Dokumen Dilakukan dengan Tepat
Selain struktur isi, aspek pengesahan juga tidak boleh diabaikan. Surat perjanjian kerja sebaiknya ditandatangani secara sah oleh kedua belah pihak agar memiliki kekuatan hukum yang jelas.
Di era digital, proses ini bisa dilakukan tanpa harus mencetak dokumen berulang kali. Dengan tanda tangan digital tersertifikasi dan e-meterai, dokumen dapat tetap sah serta memiliki jejak audit yang jelas. Pengelolaan dokumen dalam satu aplikasi seperti di VIDA App juga membantu perusahaan menyimpan dan mengakses arsip perjanjian kerja dengan lebih tertata.
Dengan memahami kesalahan umum pada contoh surat perjanjian kerja, kamu dapat menghindari risiko administratif maupun hukum di kemudian hari. Jangan hanya mengandalkan template, pastikan setiap isi dan pengesahan dokumen benar-benar sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
