Perkembangan teknologi yang semakin pesat dan situasi pandemi telah mengubah cara pelaku bisnis dalam menjalankan aktivitasnya menjadi semakin digital. Salah satu solusi digital yang kini banyak digunakan baik itu oleh perusahaan maupun secara personal adalah tanda tangan elektronik.
Pengertian Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilampirkan, ditautkan, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan otentikasi.
Pada dasarnya, tanda tangan elektronik memang bersifat digital. Namun, tanda tangan tersebut berbeda dari hasil pemindaian tanda tangan basah yang “ditempel” pada dokumen elektronik. Fungsi tanda tangan elektronik bukan hanya untuk menjamin keaslian dokumen sehingga memungkinkan untuk melakukan validasi dokumen saja, tetapi juga menunjukkan bahwa suatu dokumen telah sah dan legal secara hukum. Sistem kriptografi dalam tanda tangan elektronik disediakan oleh sertifikat elektronik.
Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Elektronik
Berikut ini adalah berbagai manfaat yang Anda dapatkan saat menggunakan tanda tangan elektronik.
1. Efisien Biaya dan Waktu
Tanda tangan elektronik dapat menjadi solusi bagi bisnis dari segi efisiensi biaya operasional perusahaan. Perusahaan tidak lagi mengeluarkan biaya-biaya yang tidak perlu seperti mencetak berkas untuk melakukan tanda tangan. Dengan begitu, biaya operasional perusahaan menjadi berkurang dan bisa dialokasikan untuk keperluan yang lain.
2. Mudah Diakses
Tanda tangan elektronik memberikan kemudahan dalam segi akses. Karena bersifat elektronik, tanda tangan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, baik dari komputer, laptop, tablet, hingga smartphone.
3. Cepat dan Praktis
Proses penandatanganan dokumen bisa dilakukan dengan lebih cepat dan praktis. Anda dapat menerapkan protokol kesehatan jaga jarak karena para pihak yang terlibat tidak perlu bertemu secara langsung.
4. Aman dan Nyaman
Idealnya, tanda tangan elektronik dilindungi dengan sistem otentikasi biometrik pengguna. Artinya, sistem tersebut menggunakan identitas biologis seseorang dalam melakukan verifikasi, misalnya bentuk wajah seseorang. Identitas seseorang baru bisa resmi terverifikasi apabila data yang diberikannya sudah cocok. Tidak hanya itu, tanda tangan elektronik memudahkan konsumen untuk mendapatkan layanan lebih cepat tanpa harus menunggu dokumen selesai diproses.
Sebaliknya, jika data yang diberikan ternyata tidak cocok dengan data rekam, maka identitasnya tidak akan terverifikasi dan ia tidak bisa mengakses tanda tangan. Pemalsuan tanda tangan dan dokumen pun dapat dicegah dengan penggunaan tanda tangan elektronik.
Pengertian Sertifikat Elektronik
Sertifikat Elektronik adalah kumpulan data elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitasnya yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik atau disebut juga PSrE atau certificate authorities.
PSrE berperan sebagai fasilitator, penyelenggara, dan pengawas dalam pelaksanaan tanda tangan elektronik. Tugasnya adalah menyusun suatu hierarki atau tingkatan untuk penandatanganan elektronik pada dokumen elektronik.
Pada saat tanda tangan elektronik dibubuhkan pada dokumen elektronik, sertifikat elektronik akan merekam tanda tangan tersebut serta berbagai informasi penting yang menyertainya, seperti identitas penandatangan dan waktu pemberian tanda tangan. Tanpa Sertifikat Elektronik, maka tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi dan legal secara hukum.
Keuntungan Menggunakan Sertifikat Elektronik
1. Keaslian Dokumen Terjamin
Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi yang menggunakan Sertifikat Elektronik memberikan tiga jaminan kepercayaan bagi pemilik yakni berupa keaslian data. Dengan menunjukkan identitas pemilik sertifikat dalam dokumen elektronik, keutuhan data agar aktivitas dalam dokumen elektronik yang telah ditandatangani dapat dipantau, serta menjamin keaslian dan integritas sebuah dokumen sehingga dokumen tersebut bersifat nirsangkal, yakni pembuktian kebenaran sehingga penandatangan tidak bisa menyangkal telah melakukan transaksi elektronik. Anda dapat memeriksa keasliannya dari tanda tangan elektronik tersebut dengan menghubungi otoritas Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sebagai penerbit dari sertifikat elektronik yang digunakan untuk melakukan tanda tangan elektronik.
2. Keamanan Tinggi
Sertifikat Elektronik diamankan dengan kriptografi asimetrik untuk menjamin keamanan dengan melekatkan kunci privat (private key) pada dokumen elektronik yang telah dienkripsi yang hanya bisa di dekripsi dengan menggunakan kunci publik (public key). Kunci publik berfungsi agar penerima dokumen elektronik dapat memvalidasi Tanda Tangan Elektronik seseorang. Apabila terjadi perubahan dokumen elektronik yang telah ditandatangani secara elektronik, maka Tanda Tangan Elektroniknya otomatis menjadi tidak valid.
Sertifikat elektronik dirancang tahan terhadap peretasan dan pemalsuan yang dikeluarkan oleh badan yang sewaktu-waktu dapat mencabut kartu identitas (misalnya, jika kartu tersebut digunakan untuk tujuan lain atau hilang.
3. Identifikasi Identitas Pengguna
Sertifikat elektronik berisi informasi pribadi untuk membantu mengidentifikasi dan melacak pengguna. Selain itu, pada sertifikat elektronik terdapat informasi yang diperlukan untuk identifikasi dan komunikasi dengan otoritas yang mengeluarkan dokumen.
4. Dokumen mudah dilacak
Berkat adanya sertifikat elektronik ini, dokumen bertanda tangan elektronik pun bisa lebih mudah dilacak atau diawasi. Saat Anda menandatangani dokumen digital, tanda tangan bersertifikat elektronik akan menyimpan kode unik yang bisa Anda cocokkan dengan kode asli setelah membagikan dokumen tersebut ke orang lain.
Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Sertifikat Elektronik
Dari pengertian, kegunaan, dan keuntungan dalam menggunakan tanda tangan elektronik. Dapat disimpulkan perbedaan tanda tangan elektronik dan sertifikat elektronik adalah sebagai berikut:
Kini Anda telah mengetahui perbedaan tanda tangan elektronik dan sertifikat elektronik. Lakukan efisiensi proses penandatanganan dokumen dengan beralih dari tanda tangan basah ke elektronik. Pastikan Anda memilih tanda tangan elektronik yang telah mendapat sertifikasi dan berinduk kepada Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Induk (Rooted CA) dalam hal ini adalah Kementerian Komunikasi dan Informatika seperti VIDA Sign.
Baca: Proyeksi Pertumbuhan Tanda Tangan Elektronik Sampai Lima Tahun ke Depan