Keamanan menjadi salah satu faktor paling penting dalam lingkungan kerja. Itulah kenapa akses di lingkungan kerja perlu untuk diatur sehingga tidak menimbulkan kebingungan, kesulitan dan kekacauan. Untuk mencegah hal tersebut maka diperlukan manajemen akses.
Manajemen akses bertujuan untuk mengatur segala aktivitas akses yang dilakukan oleh setiap karyawan perusahaan. Dengan manajemen akses, segala aktifitas bisa tercatat, dan dimonitor serta diatur.
Namun, perlu diingat, sistem akses yang diterapkan jangan sampai menimbulkan rasa tidak nyaman pada para karyawan, terlebih di tengah kondisi pandemi seperti saat ini yang mengharuskan sistem akses dikelola dengan ekstra hati-hati. Sistem dengan akses digital pun dapat menjadi solusi yang tepat. Berikut ini sejumlah langkah yang perlu Anda perhatikan untuk menerapkan manajemen akses yang baik.
1. Tentukan tujuan sistem manajemen akses
Agar nantinya sistem manajemen akses yang diterapkan dapat berfungsi optimal, maka Anda harus menentukan tujuan penerapan terlebih dulu. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi Anda untuk menentukan konsep dari sistem yang akan dibuat. Anda juga jadi tahu jenis teknologi yang harus digunakan, kondisi lingkungan kerja yang diciptakan, hingga titik-titik pemasangan kontrol akses.
Jika memang tujuannya adalah manajemen akses untuk mengatur aktivitas para karyawan, Anda bisa mengaplikasikan sistem yang sekaligus berfungsi sebagai sistem kehadiran karyawan. Jadi, ketika karyawan mengakses ruangan kantor, sistem akan mencatat waktu kedatangan karyawan secara otomatis. Begitu pula pada saat karyawan selesai bekerja, data terkait jam pulang juga akan direkam. Dengan manajemen akses yang baik aktifitas karyawan akan menjadi lebih teratur dan mudah untuk dikontrol.
2. Atur hak akses
Salah satu tujuan penerapan sistem manajemen akses adalah menghindari orang-orang tidak berkepentingan untuk mengakses ruang atau wilayah tertentu. Oleh karena itu pada saat mengimplementasikan manajemen akses, Anda perlu melakukan pengaturan hak akses.
Anda bisa tentukan siapa saja yang berhak masuk ke gedung kantor dan ruangan-ruangan tertentu di dalamnya. Jika memang kebijakan di kantor memperbolehkan pengunjung non-karyawan untuk masuk, tentukan prosedur akses seperti apa yang harus mereka lakukan; apakah perlu login, scan barcode, atau menggunakan identitas digital seperti pemindai biometrik.
3. Gunakan sistem minim kontak langsung
Hingga kini, status pandemi virus corona masih belum juga berakhir. Namun, pada kondisi tertentu karyawan diharuskan untuk bekerja dari kantor. Agar keselamatan dan kesehatan karyawan tetap terjamin, protokol kesehatan harus diterapkan dengan ketat.
Manajemen akses kemudian bisa menjadi solusi untuk mengatur aktifitas karyawan di wilayah atau di ruang kantor. Caranya adalah dengan menggunakan sistem akses yang minim kontak fisik. Akses yang minim kontak fisik artinya perusahaan harus menerapkan manajemen akses contactless berbasis digital.
Misalnya, dari yang semula masih menggunakan finger print (sidik jari), Anda bisa beralih ke scan barcode (pindai kode batang). Atau Anda bisa gunakan sistem akses yang mengharuskan pindai identitas digital seperti biometrik wajah yang bisa dikombinasikan dengan alat deteksi suhu tubuh. Dengan sistem seperti ini para karyawan dan pengunjung yang masuk ruangan bisa terawasi. Pastikan alat tersebut bersifat otomatis sehingga tidak mengharuskan pekerja dan pengunjung melakukan kontak langsung.
4. Pertimbangkan fitur integrasi
Hal lain yang juga perlu dipertimbangkan dalam pembuatan sistem manajemen akses adalah kehadiran fitur integrasi. Salah satunya adalah integrasi dengan sistem presensi karyawan. Pastikan sistem presensi tersebut bersifat akses digital dengan verifikasi one-to-mane face.
Di samping presensi, integrasi lainnya yang bisa Anda lakukan adalah seperti menghubungkan sistem akses dengan keanggotaan bisnis atau program akuisisi pengguna. Melalui fitur ini, Anda pun dapat memberikan informasi seputar produk perusahaan atau sekadar berita terbaru.
5. Lakukan uji rutin terhadap sistem akses
Untuk memastikan setiap aspek dalam sistem manajemen akses digital berfungsi baik, Anda perlu melakukan pengecekan secara berkala. Setidaknya dalam satu tahun Anda bisa lakukan pembaruan atau uji sistem sebanyak satu hingga tiga kali. Dengan melakukan uji rutin, sistem akses yang digunakan perusahaan menjadi selalu diperbarui sehingga jika ditemukan kesalahan atau gangguan, bisa segera mengambil tindakan.
Selain itu, jika mempertimbangkan lingkungan kerja yang kerap mengalami perubahan, sistem manajemen akses bisa kembali disesuaikan. Misalnya seperti saat formasi karyawan berubah. Itulah kenapa penting memilih penyedia sistem manajemen akses yang fleksibel dan dapat mengikuti kebutuhan perusahaan.
Jadi, bila Anda memahami bahwa manajemen akses adalah sesuatu yang penting, Anda perlu memilih sistem akses yang terjamin. Dengan lima langkah di atas Anda dapat merancang sistem manajemen akses secara tepat dan efektif.
Baca juga: Mengenal Spoofing dan Pencegahannya Dengan Menggunakan Tanda Tangan Elektronik