Di zaman serba digital ini, semua dituntut untuk lebih praktis, fleksibel dan efisien termasuk urusan dokumen dan alur kerja di berbagai departemen. Perusahaan pada umumnya terdiri dari beberapa departemen. Departemen yang umumnya berada di suatu perusahaan antara lain sales & marketing, Human Resources Department (HRD), purchasing, production, accounting, Information & Technology (IT), General Affair (GA), dan sebagainya. Setiap departemen memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Adanya pembagian departemen juga dapat memberi manfaat tertentu. contohnya seperti tugas dan pekerjaan yang dipegang setiap orang lebih jelas, membantu mencapai target perusahaan, hingga tanggung jawab dan wewenang setiap departemen yang lebih jelas.
Untuk melakukan pekerjaan lebih praktis dan fleksibel contohnya adalah dengan buat tanda tangan digital. Penerapan digitalisasi di berbagai perusahaan, khususnya penggunaan tanda tangan digital, juga menguntungkan beberapa departemen. Buat tanda tangan digital menjadikan pegawai tidak perlu masuk ke departemen lain untuk menyerahkan dokumen. Selain itu, tanda tangan digital juga bisa digunakan di mana saja saat penanda tangan sedang tidak ada di tempat. Prosesnya yang cepat juga dapat lebih menghemat waktu dan memberi keuntungan sendiri. Beberapa departemen yang diuntungkan dengan adanya tanda tangan digital yaitu:
- Departemen keuangan
Departemen ini dapat diuntungkan dengan adanya tanda tangan digital. Di departemen keuangan, tanda tangan dibutuhkan seperti saat melakukan pembukuan digital atau membuat laporan keuangan. Tanda tangan digital akan sangat memudahkan karena dapat dilakukan dengan lebih cepat.
- Departemen HRD
Proses rekrutmen dapat terbantu dan lebih cepat dengan adanya tanda tangan digital, seperti untuk tanda tangan onboarding karyawan baru. Karyawan baru juga dapat melihat dokumen seperti kontrak atau perjanjian kerja dalam satu dokumen elektronik yang sudah ditandatangani.
- Procurement
Persetujuan untuk melakukan purchase request dan purchase order di departemen procurement dapat ditandatangani dengan mudah dan cepat menggunakan tanda tangan digital.
- Freelance
Pekerja lepas atau freelancer juga diuntungkan dengan adanya tanda tangan digital. Dalam pekerjaan freelance, kemudahan dari tanda tangan digital dapat digunakan untuk menandatangani berbagai dokumen klien, ataupun untuk tagihan invoice
- Departemen legal
Departemen legal atau legal officer bertugas mengurus masalah hukum secara internal atau eksternal, dan melindungi suatu perusahaan supaya menghindari masalah hukum. Profesi ini biasanya ditemukan di beberapa perusahaan untuk mengatur legalitas dan izin perusahaan. Penggunaan tanda tangan digital tentunya dapat menguntungkan departemen legal. Pihak departemen legal tidak perlu mendatangi langsung penanda tangan resmi dan bisa menggunakan tanda tangan digital. Selain itu, berdasarkan aturan Kementerian Kominfo, untuk buat tanda tangan digital harus menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang sudah diakui. Dengan begitu, tanda tangan digital yang dibuat melalui PSrE terpercaya sudah tersertifikasi dan diakui oleh hukum di Indonesia.
Salah satu PSrE yang sudah diakui dan juga berinduk di bawah Kementerian Kominfo adalah VIDA. VIDA sudah terpercaya dan tersertifikasi untuk menerbitkan Sertifikasi Elektronik untuk buat tanda tangan digital. Sertifikat Elektronik memuat tanda tangan elektronik dan juga identitas para pihak dalam Transaksi Elektronik. Selain itu, VIDA menerapkan standar internasional ISO 27001 untuk Sistem Manajemen Keamanan, sehingga menjaga identitas penggunanya. Buat tanda tangan digital tidak hanya mudah dan hemat waktu, tetapi juga aman karena sudah diakui Kementerian Kominfo dan juga hukum Indonesia.
