Tentu kamu sudah tahu, bahwa dokumen adalah salah satu bagian penting dalam dunia profesional. Mulai dari kontrak kerja, laporan keuangan, sampai berbagai surat perjanjian, dokumen membantu memastikan semua proses berjalan lancar. Tim seperti Legal, HR, atau Keuangan biasanya juga sangat bergantung pada dokumen untuk mendukung keputusan yang berdampak besar pada kelangsungan perusahaan.
Dokumen pendukung juga memperkuat validitas setiap langkah yang kamu ambil. Contohnya pada tim HR yang butuh surat keterangan gaji untuk kebutuhan administrasi, atau pada tim Legal yang menggunakan dokumen perjanjian untuk memastikan semua sesuai hukum. Dengan dokumen yang tepat, risiko kesalahan atau sengketa bisa diminimalkan.
Kini, kebutuhan dokumen pendukung juga sudah berkembang ke bentuk digital. Selain lebih praktis, dokumen digital memberi keamanan ekstra dari pemalsuan jika ditambahkan sistem perlindungan seperti tanda tangan digital tersertifikasi dan e-materai.
Dengan dokumen pendukung digital yang lebih terorganisir, pekerjaan kamu jadi lebih efisien, meminimalkan kesalahan bahkan sengketa, dan tentunya memberikan keamanan lebih.
Baca juga: Mengenal Dokumen Digital, Contoh, dan Tips Mengelolanya
Apa itu Dokumen Pendukung?
Dalam dunia bisnis, dokumen pendukung adalah dokumen tambahan yang digunakan untuk memperkuat validitas sebuah proses atau keputusan. Dokumen ini bisa jadi landasan penting dalam pengambilan keputusan, penyelesaian sengketa, hingga pengelolaan data internal.
Nah fungsi-fungsi utama dari dokumen pendukung itu sendiri adalah:
-
Mendukung Kepatuhan Hukum
Misalnya, dokumen legalitas usaha seperti kontrak kerja sama atau izin usaha. Dokumen ini memastikan setiap proses bisnis sesuai dengan peraturan yang berlaku, sehingga melindungi perusahaan dari risiko yang berkaitan dengan hukum.
-
Memastikan Transparansi
Dokumen pendukung bisa dijadikan alat bukti yang membantu menjaga kepercayaan antara semua pihak yang terlibat. Dengan transparansi yang terjamin, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih kokoh dan profesional.
-
Mempermudah Audit
Dokumen pendukung seperti laporan keuangan membantu perusahaan dalam proses audit internal maupun eksternal. Proses audit yang lancar ini juga memberikan kepastian bahwa manajemen bisnis berjalan secara efisien dan akurat.
Keberadaan dokumen pendukung dalam bentuk fisik memang tetaplah penting. Namun, dokumen elektronik bisa memberikan berbagai manfaat dari hal kemudahan, seperti dalam pengelolaan atau pengiriman, hingga keamanan dari pemalsuan karena adanya keamanan tambahan melalui tanda tangan digital tersertifikasi dan e-materai.
Contoh Dokumen Pendukung dalam Fungsi Bisnis
Berbagai posisi pekerjaan di industri FMCG atau ritel pasti sudah memahami pentingnya peran dokumen pendukung. Dokumen-dokumen ini membantu tim seperti Legal, HR, atau General Affair untuk menyelesaikan tugas dengan lebih aman dan terorganisir. Dengan dokumen yang lengkap dan sah, urusan bisnis jadi lebih lancar, kerja sama lebih tertata, dan kamu pun terhindar dari berbagai risiko document forgery.
Baca juga: Mengenal Digital Safety dan Pentingnya Bagi Bisnis
1. Dokumen Pendukung untuk Tim Legal
Tim legal adalah ujung tombak perusahaan dalam menjaga kepatuhan hukum dan menyelesaikan perjanjian penting. Contoh dokumen pendukung yang sering mereka gunakan seperti berbagai surat perjanjian, memastikan semua kerja sama bisnis memiliki dasar hukum yang kuat dan melindungi hak perusahaan serta pihak terkait.
2. Dokumen Pendukung untuk HR
Bagi tim HR dan HR manager, dokumen adalah alat utama untuk mengelola hubungan kerja, dari perekrutan hingga pemberhentian. Misalnya, surat keterangan atau perjanjian non disclosure (NDA) memastikan transparansi dan memudahkan administrasi terkait karyawan.
3. Dokumen Pendukung untuk GA atau Sekretaris
Seorang GA atau sekretaris berperan penting dalam menjaga hubungan internal dan eksternal perusahaan. Sering kali mereka membutuhkan hal-hal terkait dengan kerja sama bisnis dan administrasi rapat.
- Surat Perjanjian Kerjasama Pemerintah dan Swasta (PPP)
- Surat Undangan Rapat Kerja
- Surat Perjanjian Kerjasama
4. Dokumen Pendukung untuk Tim Keuangan
Tim keuangan membutuhkan pencatatan untuk mengatur dan memvalidasi setiap transaksi keuangan. Contoh dokumen pendukung di bawah ini membantu kelancaran proses pembayaran, transparansi anggaran, dan meminimalkan risiko kesalahan dalam pencatatan.
5. Dokumen Pendukung untuk pemilik UMKM
Bagi kamu para Small Business Owner (SMB) atau UMKM, dokumen pendukung sangat dibutuhkan untuk menjaga kelancaran operasional dan kerja sama dengan mitra bisnis. Dengan bukti yang sah pada dokumen, komunikasi, pengelolaan pesanan, hingga pengiriman barang jadi lebih aman dan mudah.
Lindungi Dokumen Pendukung dengan VIDASign
Supaya pekerjaan kamu lebih praktis, VIDA Sign hadir untuk mempermudah pengelolaan berbagai dokumen pendukungmu. Dengan teknologi tanda tangan digital dan e-Meterai yang aman serta legal, kamu bisa menghemat waktu tanpa khawatir soal validitas dokumen.
Apapun jenis dokumen pendukung yang kamu butuhkan, keamanan dan kemudahan harus menjadi prioritas. VIDA Sign menggabungkan teknologi enkripsi canggih dengan proses yang simpel dan cepat. Tinggal klik, tempel, kirim, dokumenmu tidak hanya aman dari risiko pemalsuan, tapi juga bisa diakses dengan mudah kapan saja.
Manfaatkan VIDA Sign sekarang dan kelola dokumen dengan lebih mudah!
