Zaman sekarang dokumen fisik bisa dikonversi menjadi dokumen digital untuk memudahkan penyimpanan menggunakan scanner. Tak hanya dokumen saja yang di-scan, tapi juga foto dan gambar.
Scanner adalah perangkat yang memanfaatkan teknologi optik untuk membaca dan mengubah informasi dari bentuk fisik ke dalam bentuk digital. Tujuannya bermacam-macam, untuk menyimpan arsip, mencegah dari kerusakan, hingga mengamankan data.
Berikut adalah fungsi scanner dan keuntungannya yang harus kamu ketahui.
10 Fungsi Scanner
1. Digitalisasi Dokumen
Fungsi scanner utamanya adalah untuk mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital. Tujuannya adalah untuk memudahkan pengarsipan, pencarian, dan pengelolaan dokumen tanpa memerlukan ruang fisik yang besar.
2. Pengarsipan Foto Lama
Foto-foto lama rentan terhadap kerusakan fisik seperti perubahan warna, terlipat, atau berjamur. Dengan menyimpannya ke dalam format digital, foto-foto ini bisa dinikmati lebih lama sekaligus dilindungi.
3. Pemindaian Karya Seni
Karya seni seperti gambar, lukisan, sketsa, atau karya fotografi bisa diperpanjang umurnya dengan fungsi scanner. Hasil pemindaian ini juga dapat diedit atau diperbaiki menggunakan aplikasi edit gambar yang sesuai kebutuhan.
4. Ekstraksi Data
Teknologi bernama Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang dapat mengonversi teks pada dokumen fisik menjadi teks digital yang dapat diedit. Teknologi OCR memudahkan entri data untuk meminimalisir kesalahan. Teknologi ini biasa kamu temukan saat sedang mendaftar sebuah akun secara online, yakni ketika diminta mengisi data dari KTP.
5. Pemindaian Buku
Fungsi scanner dapat digunakan untuk memindai halaman buku, baik untuk tujuan arsip maupun untuk membuat salinan digital yang dapat dibaca pada perangkat elektronik. Hal ini sangat membantu dalam preservasi buku-buku langka atau referensi penting.
6. Pemindaian Barcode dan QR Code
Fungsi scanner juga mencakup kemampuan membaca barcode atau QR code. Teknologi ini bermanfaat untuk sistem penjualan, manajemen inventaris, dan akses informasi cepat.
7. Pemindaian Film dan Slide
Jenis scanner tertentu mampu memindai film negatif atau slide, memungkinkan digitalisasi foto-foto lama yang disimpan dalam format tersebut. Cara ini membantu dalam melestarikan dan membagikan kembali foto-foto bersejarah.
8. Pemindaian Tanda Tangan
Alat scan juga dimanfaatkan untuk pemindaian tanda tangan yang akan dibubuhkan pada dokumen digital. Pemindaian tanda tangan menjadi bentuk digital memudahkan proses penandatanganan tanpa perlu mencetak dokumen terlebih dahulu.
9. Mengamankan dan Menyimpan Dokumen Berharga
Digitalisasi dokumen tidak hanya penting untuk penyimpanan, tetapi juga berfungsi untuk mengamankan dokumen berharga. Beberapa dokumen seperti sertifikat, ijazah, akta kelahiran, atau sertifikat tanah rentan tercecer jika tidak disimpan dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk menyalinnya dalam bentuk digital sebagai langkah pengamanan tambahan.
10. Digitalisasi dan Pemrosesan Data untuk Big Data dan AI
Di era Artificial Intelligence (AI) dan Big Data, scanner berperan penting dalam mengubah dokumen fisik menjadi data digital yang dapat dianalisis oleh sistem AI. Banyak industri kini menggunakan scanner untuk mengumpulkan dan mengelola data dalam jumlah besar.
Keuntungan Menggunakan Scanner
1. Efisiensi Penyimpanan
Dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital, kebutuhan ruang penyimpanan fisik akan berkurang signifikan. Dokumen digital dapat disimpan di Google Drive atau penyimpanan cloud lainnya yang bisa diakses melalui laptop atau handphone.
2. Kemudahan Akses dan Pencarian
Dokumen digital dapat diakses dan dicari dengan cepat menggunakan kata kunci, asal sistem pengarsipannya rapi. Cara ini menghemat waktu dibandingkan mencari dokumen fisik di dalam ruang penyimpanan fisik seperti lemari atau ruangan.
3. Penghematan Biaya
Membuat dokumen dalam bentuk digital dari awal artinya mengurangi penggunaan kertas dan tinta, serta menghindari penyimpanan fisik. Selain itu, risiko kehilangan atau rusak dapat diminimalisir.
4. Keamanan Data
Dokumen digital dapat dilindungi dengan pembubuhan tanda tangan digital atau disimpan dengan kata sandi untuk memastikan tidak bisa diakses sembarangan. Ini merupakan aspek penting di samping sebagai cadangan dokumen fisik.
5. Kemudahan Berbagi
Dokumen digital dapat dengan mudah dibagikan melalui email atau platform berbagi file lainnya, memfasilitasi kolaborasi dan distribusi informasi yang lebih efisien.
Jenis-Jenis Scanner dan Kegunaannya
Scanner hadir dalam berbagai bentuk dan spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Berikut adalah beberapa jenis-jenis scanner yang umum digunakan serta fungsinya masing-masing:
1. Flatbed Scanner (Scanner Datar)
Jenis scanner yang paling umum digunakan di kantor dan rumah. Scanner ini memiliki permukaan kaca datar tempat dokumen atau foto diletakkan untuk dipindai. Alat ini cocok memindai dokumen kertas, foto, kartu identitas, dan buku tipis.
2. Sheet-fed Scanner (Scanner Dokumen Berjalan)
Scanner ini berfungsi mirip dengan mesin fotokopi. Prosesnya adalah dokumen dimasukkan ke dalam feeder otomatis. Scanner ini dapat memindai banyak halaman sekaligus tanpa perlu meletakkan dokumen satu per satu, memungkinkannya untuk pemindaian massal dokumen.
3. Portable Scanner (Scanner Portabel)
Scanner ini ringan dan mudah dibawa ke mana saja, cocok untuk penggunaan mobile. Biasanya scanner ini berbentuk handheld atau mirip dengan tongkat panjang yang digerakkan di atas dokumen. Scanner ini sangat cocok untuk pekerja lapangan atau sales yang sering bepergian.
4. Handheld Scanner (Scanner Genggam)
Scanner ini pasti sudah banyak kamu lihat di pusat perbelanjaan. Bentuknya kecil dan dapat digerakkan secara manual. Scanner ini digunakan untuk pemindaian barcode, QR Code, dan dokumen kecil.
5. Film Scanner (Scanner Negatif Film)
Scanner ini didesain khusus untuk memindai film negatif atau slide fotografi dengan cara menghasilkan gambar digital berkualitas tinggi dari film analog. Jenis scanner ini banyak digunakan oleh fotografer, museum, dan kolektor arsip sejarah.
Scan Dokumen dengan Magic Scan VIDA
Untuk memenuhi kebutuhan pemindaian dan penandatanganan dokumen secara efisien, VIDA memperkenalkan fitur Magic Scan dalam aplikasi VIDA Sign. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memindai dokumen fisik, menambahkan tanda tangan digital, dan mengirimkannya secara langsung melalui satu aplikasi saja.
Cara Menggunakan Magic Scan
- Pastikan kamu sudah terdaftar di VIDA App.
- Pada Dashboard, klik tombol hijau bergambar kamera.
- Arahkan kamera handphone ke dokumen fisik yang hendak ditandatangani.
- Kamu bisa mengatur apakah dokumen ditandatangani dalam bentuk sendiri-sendiri atau kelompok (batch).
- Atur posisi sehingga dokumen tertangkap dengan sempurna lalu sistem akan memindai dokumen.
- Setelah dokumen tersimpan, kamu akan diarahkan ke laman tanda tangan.
- Pilih penandatanganan Digital Sign atau e-Sign.
WhatsApp VIDA untuk pertanyaan lanjutan.
Ada banyak fungsi scanner yang sesuai dengan masing-masing kebutuhan. Alat scanner pun berbagai macam jenisnya, bukan cuma yang berbentuk seperti mesin fotokopi. Nah, kalau Magic Scan VIDA gunanya untuk mengkonversi dokumen fisik menjadi dokumen digital agar lebih mudah ditandatangani secara digital. Cara ini bisa melindungi dokumen dari pemalsuan dan pencurian.
