Teknologi telah mengubah banyak aspek kehidupan kita, dari komunikasi hingga cara kita melakukan bisnis. Salah satu inovasi signifikan adalah pengelolaan dokumen elektronik dan penggunaan meterai digital atau meterai elektronik (meterai digital).
Seperti apa bentuk meterai digital? Apa keuntungan menggunakan meterai digital dan bagaimana penggunaannya? Yuk, simak artikelnya!
Apa Itu Meterai Digital?
Meterai digital atau meterai digital adalah versi digital dari meterai kertas tradisional yang digunakan untuk menunjukkan pembayaran biaya atau kewajiban tertentu pada dokumen. meterai digital memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi, sulit dipalsukan, dan menjadi alternatif yang efisien dibandingkan meterai kertas konvensional.
Penggunaan meterai elektronik telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 133/2021 dan Nomor: 134/2021, serta UU Nomor: 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
Diterbitkannya meterai digital seiring dengan kebutuhan institusi atau perusahaan yang mendigitalkan pemrosesan dokumen. Namun jangan khawatir, meterai digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai fisik.
Manfaat Meterai Digital
Meterai digital atau elektronik mulai banyak digunakan sejak pandemi Covid-19. Kebutuhan teknologi digital untuk berkomunikasi mengharuskan pemrosesan dokumen pun dilakukan secara digital.
Penggunaan meterai digital membawa berbagai manfaat yang signifikan, antara lain:
1. Pengarsipan Dokumen Secara Digital
Beralih ke meterai digital adalah bentuk digitalisasi dokumen. Artinya, kita tidak perlu mencetak dokumen fisik. Setelah dokumen dilengkapi dengan meterai digital dan tanda tangan digital, dokumen tersebut dapat disimpan di penyimpanan digital seperti Google Drive atau Cloud lainnya. Ini membuat pengarsipan dan pencarian dokumen lebih mudah dan mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik.
Baca juga: Contoh Aplikasi Tanda Tangan Digital
2. Kemudahan Akses dan Distribusi
Tidak seperti meterai fisik yang bisa habis stok, meterai digital dapat diakses dan digunakan kapan saja dan di mana saja selama ada internet. Bagi mereka dengan mobilitas tinggi atau yang berada jauh dari tempat penjualan meterai fisik, meterai digital menawarkan kemudahan dan kecepatan. Pemrosesan dokumen dapat dilakukan dengan cepat sehingga meningkatkan produktivitas.
3. Kemudahan Pemantauan dan Audit
meterai digital yang digunakan bersama dengan tanda tangan digital dilengkapi dengan fitur keamanan untuk mencegah pemalsuan dokumen. Pada aplikasi VIDA, pembubuhan meterai digital dan tanda tangan digital dapat dilacak historisnya melalui fitur Log Audit. Aspek yang dilacak meliputi identitas penandatanganan dan waktu penandatangan. Hal ini sangat berguna bagi perusahaan yang memerlukan pencatatan audit untuk dokumen penting.
4. Penyederhanaan Proses Administrasi
Dalam proses administrasi, seringkali follow up adalah hal yang melelahkan. Daripada menyita waktu dan tenaga untuk pekerjaan lain, kita sering terjebak dengan follow up dokumen karena pihak lain belum menandatanganinya akibat ketiadaan meterai. meterai digital telah terbukti menyederhanakan proses administrasi, memudahkan semua pihak yang terlibat dan mengurangi potensi konflik karena keterlambatan proses administrasi.
5. Menuju Digitalisasi
Saat dunia semakin beradaptasi dengan digitalisasi, perusahaan harus ikut serta agar tidak tertinggal. Beradaptasi dengan teknologi bukan hanya untuk gaya-gayaan, tetapi untuk meningkatkan produktivitas, profitabilitas, pengalaman konsumen, dan kepuasan karyawan. Mulai dari digitalisasi administrasi dengan meterai digital , perusahaan akan memiliki fondasi yang baik untuk masa depan digital.
Baca juga: Perkembangan Internet dalam Menjaga Keamanan Informasi
Contoh Penggunaan Meterai Digital dalam Berbagai Sektor
Meterai digital sudah bisa diterapkan dalam berbagai sektor. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan meterai digital:
1. Sektor Pemerintahan
Dalam sektor pemerintahan, meterai digital digunakan untuk menandatangani berbagai dokumen resmi, seperti perjanjian, kontrak, dan surat keputusan. Pemerintah seringkali membutuhkan validasi dokumen yang sah untuk berbagai keperluan administratif. Dengan meterai digital , dokumen-dokumen ini dapat divalidasi secara cepat dan aman tanpa perlu mencetak dan mengirim dokumen fisik.
2. Sektor Perbankan dan Keuangan
Perbankan dan sektor keuangan sangat mengandalkan validitas dokumen untuk berbagai transaksi. meterai digital membantu dalam memproses dokumen secara efisien dan aman, mengurangi risiko penipuan, dan mempercepat transaksi.
3. Sektor Pendidikan
Institusi pendidikan menggunakan meterai digital untuk mengesahkan berbagai dokumen akademik. Ini termasuk ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat kursus. Penggunaan meterai digital memastikan bahwa dokumen akademik diakui secara resmi dan tidak dapat dipalsukan.
4. Sektor Hukum
Dalam sektor hukum, meterai digital digunakan untuk menandatangani kontrak, perjanjian, dan dokumen legal lainnya. Hal ini memudahkan pengacara dan notaris dalam mengelola dokumen secara digital, mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik, dan memastikan keamanan dokumen.
5. Sektor Bisnis dan Perdagangan
Bisnis dan perusahaan menggunakan meterai digital untuk berbagai keperluan, termasuk kontrak kerja, perjanjian dagang, dan transaksi bisnis. Ini membantu perusahaan dalam menghemat waktu dan biaya, serta memastikan keabsahan dokumen.
6. Sektor Properti dan Real Estate
Dalam sektor properti, meterai digital digunakan untuk menandatangani dokumen transaksi properti, seperti akta jual beli, perjanjian sewa, dan sertifikat properti. Penggunaan meterai digital mempercepat proses transaksi dan memastikan keamanan dokumen.
7. Sektor Kesehatan
Institusi kesehatan menggunakan meterai digital untuk mengesahkan dokumen medis, termasuk catatan medis, surat rujukan, dan klaim asuransi. Ini memastikan bahwa dokumen medis sah dan tidak dapat dipalsukan, serta memudahkan proses administrasi.
VIDA Sebagai Penyedia Meterai Digital
Jangan khawatir, kamu bisa mendapatkan meterai digital atau e-Meterai di aplikasi VIDA. Berikut adalah cara mudah menggunakan meterai digital di VIDA.
- Download aplikasi VIDA atau buka di web browser.
- Cari tombol "Daftar" atau "Registrasi" dan klik tombol tersebut.
- Daftarkan data pribadimu.
- Setelah mengisi formulir, kamu akan menerima email konfirmasi dari VIDA. Klik tautan verifikasi dalam email untuk menyelesaikan proses pendaftaran.
- Setelah berhasil mendaftar, kamu dapat mengakses akun VIDA dan mulai membuat tanda tangan digital, serta membeli dan membubuhkan meterai digital.
Munculnya meterai digital menandai kemajuan dalam era digital. Saat proses digital menjadi kebutuhan, penting bagi kita untuk mengadaptasi perubahan tersebut dengan memastikan keamanan, efisiensi, dan kenyamanan pengguna.
