Tanda tangan digital menawarkan kemudahan proses penandatanganan dokumen di era digital seperti saat ini. Berbeda dari hasil pemindaian tanda tangan basah yang ditempel pada dokumen, tanda tangan digital memiliki sejumlah keunggulan yang tak akan Anda dapatkan dari tanda tangan biasa. Bahkan kemudahan tersebut tidak hanya memberikan dampak positif kepada pihak penanda tangan, tapi juga pengirim dokumen.
Tak hanya itu, penggunaan tanda tangan digital pun mampu membantu meningkatkan efisiensi alur kerja atau workflow, menjaga keamanan dokumen yang ditandatangani, hingga menghemat biaya pengeluaran perusahaan. Bagaimana bisa tanda tangan elektronik memberikan begitu banyak manfaat? Ternyata ini penjelasannya.
Kenali dulu cara kerja tanda tangan digital
Agar bisa lebih mudah dalam memahami kemudahan dalam menggunakan tanda tangan digital, Anda perlu mengetahui cara kerjanya terlebih dulu. Seperti yang telah disinggung, tanda tangan digital bukanlah tanda tangan basah yang dipindai kemudian “ditempelkan” pada dokumen digital. Tanda tangan digital yang dimaksud dalam hal ini adalah, tanda tangan digital yang memuat sistem kriptografi asimetris (asymmetric cryptography) yang berbeda dari tanda tangan hasil pindai.
Pada tanda tangan digital, sistem kriptografi asimetris tersebut dirancang dengan infrastruktur kunci publik atau disebut juga public key infrastructure (PKI). Di dalam PKI, terdapat kunci publik (public key) dan kunci privat (private key). Sistem tersebut memiliki pasangan kunci yang dapat terhubung secara matematis untuk memastikan validitas tanda tangan digital.
Kunci privat dirancang secara unik untuk tiap pengguna tanda tangan digital. Itulah kenapa hanya penanda tangan yang dapat menggunakan kunci privat tersebut. Sementara itu, kunci publik akan disertakan pada sertifikat elektronik, bersamaan dengan dokumen digital yang telah terenkripsi oleh kunci privat. Dengan memuat informasi, kunci publik pun dapat memvalidasi tanda tangan digital individu.
Artinya, dengan menggunakan kunci publik yang tersemat pada sertifikat elektronik, pihak penerima dokumen dapat memvalidasi tanda tangan digital penanda tangan. Berkat perpaduan teknologi kunci publik dan privat yang disusun secara unik, maka tanda tangan elektronik yang satu dengan lainnya pun tidak akan sama sehingga sulit untuk dipalsukan. Berkat kemampuan ini tanda tangan digital akan memudahkan Anda dalam menjamin validitas data yang tertera pada dokumen bertanda tangan digital.
Memudahkan akses bagi penanda tangan, juga bagi pengirim dokumen
Tanda tangan digital juga memberikan kemudahan dalam segi akses. Karena bersifat elektronik, tanda tangan satu ini pun dapat diakses dari mana saja, baik komputer, laptop, tablet, bahkan hingga smartphone. Proses penandatanganan pun bisa dilakukan secara lebih cepat dan praktis. Misalnya, untuk kebutuhan pembuatan perjanjian atau kontrak, para pihak yang terlibat tidak perlu bertemu secara langsung.
Tidak hanya bagi pihak penanda tangan, kemudahan yang ditawarkan tanda tangan digital juga dapat dirasakan oleh pihak pengirim. Contohnya sekretaris yang harus mengirimkan dokumen bertanda tangan dari atasannya ke pihak lain untuk ditandatangani oleh mereka.
Jika proses penandatanganan dilakukan secara konvensional, pengirim harus terlebih dulu mencetak dokumen fisik, baru setelah itu berkeliling mendapatkan tanda tangan basah dari pihak-pihak terkait. Mungkin tidak menjadi masalah apabila pihak-pihak tersebut masih berada di lingkup internal perusahaan. Namun, bagaimana jika melibatkan pihak eksternal seperti klien atau vendor? Alhasil proses tanda tangan harus mendatangi atau mengirimkan dokumen fisik tersebut. Hal ini akan membutuhkan waktu dan biaya.
Berbeda halnya apabila perusahaan menggunakan tanda tangan digital. Pengirim dapat mengumpulkan tanda tangan dari seluruh pihak terkait dengan mengirimkan dokumen versi digital melalui email. Tentunya ini jauh lebih praktis karena pengirim tidak perlu repot mencetak dan mengirimkan dokumen.
Tanda tangan digital bantu mempercepat alur bekerja perusahaan
Ketika Anda menggunakan tanda tangan digital Anda tidak perlu mengirimkan dokumen fisik secara konvensional. Anda tidak perlu mengirimkan dokumen baik melalui pos atau memberikannya secara langsung kepada pihak terkait, maka proses penandatanganan dokumen pun bisa berlangsung lebih cepat. Bandingkan jika Anda harus memproses dokumen fisik, Anda perlu mencetak dokumen terlebih dulu, menandatanganinya, mengirimkannya ke pihak lain, dan kembali menunggu untuk mendapatkan tanda tangan. Banyak waktu yang jadi terbuang percuma akibat alur bekerja yang tidak efisien.
Tanda tangan digital mampu membuat alur bekerja menjadi lebih efektif sehingga proses tanda tangan bisa selesai hanya dalam beberapa menit. Anda dan tim bisa menggunakan waktu lebih untuk mengerjakan hal-hal lain yang bersifat lebih produktif. Misalnya menyusun deck presentasi, menganggarkan laporan keuangan, atau menyusun strategi pemasaran. Tingkat produktivitas yang tinggi tentunya akan berpengaruh positif terhadap pertumbuhan perusahaan Anda.
Verifikasi identitas tanda tangan digital praktis
Lebih dari sekadar bentuk kesepakatan akan suatu perjanjian, kontrak, atau kerja sama, tanda tangan juga bertujuan untuk menunjukkan identitas dari tiap pihak yang terkait. Untuk memastikan bahwa suatu tanda tangan benar-benar dibubuhkan oleh sang pemilik, bukan dipalsukan atau disalahgunakan, maka diperlukan yang namanya verifikasi identitas. Namun, jika menggunakan tanda tangan basah, bagaimana Anda bisa melakukan hal tersebut? Anda harus menyaksikannya secara langsung. Proses ini tentu akan menyulitkan, bukan?
Di sinilah tanda tangan digital dapat memberikan kemudahan dalam hal verifikasi identitas. Idealnya, tanda tangan digital dilindungi dengan sistem otentikasi biometrik pengguna. Artinya, sistem tersebut menggunakan identitas biologis seseorang dalam melakukan verifikasi, seperti rekaman suara, rekam sidik jari, atau foto wajah.
Jika Anda menggunakan VIDA Sign, misalnya, sistem otentikasi biometrik yang diterapkan adalah pindai wajah atau face recognition. Data biometrik wajah akan disimpan dan bisa kembali digunakan apabila Anda melakukan akses. Tentunya akses hanya bisa diberikan jika data biometrik yang telah disimpan tersebut cocok dengan data pengakses.
Dengan kata lain, identitas seseorang baru bisa resmi terverifikasi apabila data yang diberikannya sudah cocok. Sebaliknya, jika data yang diberikan ternyata tidak cocok dengan data rekam, maka identitasnya tidak akan terverifikasi dan ia tidak bisa mengakses tanda tangan. Adanya sistem otentikasi biometrik pada tanda tangan digital memungkinkan Anda untuk melakukan verifikasi identitas pengakses secara praktis tanpa harus mengingat-ingat password atau kode.
Kemudahan menjaga keamanan dan integritas dokumen
Dokumen bertanda tangan basah yang disimpan dalam suatu ruangan cenderung rawan hilang, entah karena dicuri atau terselip. Jika suatu dokumen sudah hilang, akan ada risiko dokumen tersebut bisa digandakan dan disalahgunakan. Beruntung, masalah serius seperti ini bisa Anda hindari dengan menggunakan tanda tangan digital.
Seperti sudah dijelaskan, cara kerja tanda tangan digital melibatkan kunci privat dan publik yang tergabung dalam protokol PKI. Kunci privat hanya diberikan kepada seseorang yang memang berhak mengakses suatu dokumen digital. Dengan kata lain, hanya orang tersebut yang mengetahui kunci privat itu. Kunci privat berpasangan dengan kunci publik yang melekat pada dokumen digital. Jadi, jika kunci privat tidak cocok dengan kunci publik pada dokumen, maka pihak bersangkutan tidak akan bisa mengakses dokumen.
Hal tersebut akan meningkatkan keamanan dokumen sehingga risiko penyalahgunaan pun bisa diminimalisir. Selain itu, dokumen yang disimpan dalam bentuk digital akan lebih mudah untuk disimpan di pusat data dan komputasi awan sehingga tidak mudah hilang atau terselip. Ditambah lagi dengan sistem otentikasi biometrik seperti yang telah dijelaskan pada poin sebelumnya, maka keamanan dan integritas dokumen dapat dijamin.
Sertifikat elektronik mempermudah pengawasan dokumen
Protokol PKI yang terdapat dalam tanda tangan digital sebetulnya merupakan bentuk dari sertifikat elektronik. Sesuai namanya, sertifikat elektronik adalah sertifikat bersifat elektronik yang memuat tanda tangan digital dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik. Sertifikat elektronik hanya bisa diterbitkan oleh pihak ketiga yang disebut penyelenggara sertifikat elektronik (PSrE) atau certificate authorities.
Selain protokol PKI, bentuk lain dari sertifikat elektronik adalah secure socket layer (SSL) yang menggunakan kunci kriptografi. Kunci tersebut hanya dapat dipakai saat proses verifikasi untuk mengakses sebuah server bersertifikat. Misalnya, jika Anda masuk sebuah server menggunakan tanda tangan digital, tapi ternyata server tersebut tidak terdaftar, maka Anda akan mendapatkan peringatan. Alhasil, keamanan dokumen atau data bisa terjaga.
Berkat adanya sertifikat elektronik ini, dokumen bertanda tangan digital pun bisa lebih mudah dilacak atau diawasi. Saat Anda menandatangani dokumen digital, tanda tangan bersertifikat elektronik akan menyimpan kode unik yang bisa Anda cocokkan dengan kode asli setelah membagikan dokumen tersebut ke orang lain. Jadi, apabila seandainya ada orang tak bertanggung jawab yang mencoba mengakses atau melakukan perubahan pada dokumen tersebut, Anda pun bisa segera mengetahuinya.
Bantu menghemat pengeluaran perusahaan
Ketika Anda menggunakan tanda tangan basah pada dokumen fisik, tanpa sadar sebetulnya Anda telah mengeluarkan banyak biaya. Mulai dari biaya kertas, pencetakan dokumen, tinta, hingga perawatan mesin cetak.
Belum lagi jika ternyata dokumen tersebut harus ditandatangani oleh beberapa orang yang berada di tempat berbeda sekaligus. Lagi-lagi Anda harus mengeluarkan biaya untuk memastikan bahwa dokumen tersebut diterima orang yang bersangkutan, entah itu biaya transportasi maupun pengiriman melalui ekspedisi. Semakin jauh jarak lokasi dan semakin sering Anda mengirimkan dokumen, tentu biaya yang dikeluarkan akan semakin banyak.
Tidak hanya itu, Anda juga masih harus menyiapkan biaya pengeluaran untuk administrasi. Agar dokumen fisik yang telah ditandatangani tetap dalam kondisi baik, maka dibutuhkan sistem pemberkasan, pengarsipan, dan pengelolaan yang maksimal. Kemungkinan besar Anda harus menugaskan karyawan khusus untuk hal tersebut.
Padahal, agar perusahaan bisa berkembang, efisiensi biaya pengeluaran harus selalu dilakukan. Kabar baiknya, tanda tangan elektronik dapat membantu Anda menghemat pengeluaran perusahaan. Dengan penggunaan tanda tangan digital, Anda tak perlu lagi mencetak dokumen, mengirimkannya melalui ekspedisi, dan seterusnya. Dokumen bisa disimpan secara digital dan dikirim melalui email.
Kini telah terbukti bahwa tanda tangan digital lebih memudahkan daripada tanda tangan basah. Baik dari segi efisiensi, keamanan, bahkan hingga penghematan biaya pengeluaran, semua dapat Anda rasakan melalui penggunaan tanda tangan elektronik.
Namun, agar seluruh kemudahan tersebut bisa Anda dapatkan secara maksimal, pastikan Anda menggunakan tanda tangan elektronik yang telah dilengkapi sertifikat elektronik seperti VIDA Sign. Adanya sertifikat elektronik memberikan keamanan berlapis pada dokumen digital yang ditandatangani sehingga risiko penyalahgunaan pun bisa diminimalisir.
Selain itu, pastikan pula penyedia tanda tangan digital sudah mendapat sertifikasi resmi dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Tenang saja, selama menggunakan VIDA Sign, Anda tak perlu khawatir akan hal tersebut karena VIDA Sign telah tersertifikasi resmi dalam OJK melalui nomor surat keputusan S-276/MS.72/2019 dan terdaftar sebagai penyelenggara teknologi finansial oleh Bank Indonesia (BI)
Baca juga: Prospek dan Masa Depan Tanda Tangan Digital di Indonesia
