Tahukah kamu bahwa Sektor SMB (Small and Medium Business) mengalami perkembangan pesat di Indonesia, terutama dalam industri retail dan FMCG? SMB atau UMKM adalah usaha kecil dan menengah yang memiliki jumlah karyawan dan omzet lebih kecil dibanding perusahaan besar. Contohnya seperti toko kelontong, warung kopi, dan bisnis fashion lokal.
Tentunya, perkembangan ini juga diiringi dengan kebutuhan pengelolaan dokumen yang lebih cepat dan aman. Namun pada bisnis UMKM, pengolahan dokumen seperti kontrak kerjasama vendor, perjanjian sewa atau faktur pembelian masih membutuhkan pertemuan fisik untuk tanda tangan sehingga kurang praktis dan aman.
Kenapa kurang aman? Ternyata, 9 dari 10 bisnis pernah mengalami pemalsuan dokumen dan tanda tangan yang dapat merugikan usaha baik dari finansial atau reputasi. Itulah mengapa beralih ke tanda tangan elektronik bisa jadi langkah penting dalam antisipasi ancaman pemalsuan tersebut.
Manfaat Peralihan Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik kini menawarkan lebih dari sekedar kemudahan. Dengan mengadopsi teknologi ini, kamu sebagai SMB Owner dapat menikmati tiga manfaat utama yang sangat mendukung operasional sehari-hari:
1. Aman (Secure)
Menggunakan tanda tangan elektronik untuk mengelola dokumen memberi jaminan keamanan yang lebih kuat dibandingkan tanda tangan basah. Teknologi enkripsi melindungi dokumen yang ditandatangani dari upaya pemalsuan. Keamanan identitas juga jadi terjamin dengan sistem autentikasi, sehingga mencegah penyalahgunaan.
2. Mudah (Easy)
Proses tanda tangan elektronik dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa batasan lokasi. Cukup menggunakan handphone atau perangkat lain, kamu tidak perlu mengadakan pertemuan fisik untuk memberikan tanda tangan dan mengirimkan dokumen penting.
3. Sah (Legitimate)
Tidak hanya aman dan mudah, tanda tangan elektronik juga memiliki kekuatan hukum yang sah. Sesuai dengan peraturan di Indonesia, tanda tangan elektronik yang dilengkapi dengan sertifikat digital dari penyedia terakreditasi, seperti VIDA Sign, memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan manual. Ini berarti, bisnis Anda tetap patuh pada regulasi yang berlaku.
Kenali Jenis Tanda Tangan Elektronik
Sebelum beralih, pahami bahwa ada dua jenis tanda tangan elektronik yang sering digunakan. Pada Secure Sign oleh VIDA, terdapat eSign (tanda tangan elektronik tidak terverifikasi) dan Digital Sign (tanda tangan elektronik terverifikasi). Keduanya memiliki fungsi utama yang sama, namun memiliki perbedaan signifikan dalam tingkat keamanan dan legalitas.
1. eSign (Tanda Tangan Elektronik Tidak Terverifikasi)
eSign adalah tanda tangan elektronik sederhana berupa tanda tangan yang diunggah atau digambar langsung pada dokumen. Penggunaannya cenderung lebih cepat dan mudah karena tidak memerlukan proses verifikasi tambahan.
Namun, eSign tidak terhubung dengan identitas resmi penandatangan, sehingga rentan terhadap penyalahgunaan atau pemalsuan. Jenis tanda tangan ini lebih cocok untuk dokumen internal yang tidak memerlukan validasi hukum yang ketat.
2. Digital Sign (Tanda Tangan Elektronik Terverifikasi)
Sebaliknya, Digital Sign adalah jenis tanda tangan elektronik yang dilengkapi dengan sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakreditasi. Digital Sign menggunakan teknologi kriptografi untuk menjamin keaslian dokumen dan identitas penandatangan, sehingga memberikan tingkat keamanan yang jauh lebih tinggi.
Selain itu, Digital Sign memiliki legalitas yang diakui secara hukum sesuai dengan Undang-Undang ITE, sehingga cocok untuk dokumen penting seperti kontrak kerja, perjanjian bisnis, atau dokumen yang membutuhkan otentikasi kuat. Dengan memahami perbedaan ini, kamu bisa menyesuaikan penggunaannya sesuai dengan jenis dokumen pada bisnismu.
Contoh Dokumen UMKM
Setelah memahami jenis-jenisnya, sebaiknya setiap dari pelaku usaha atau pekerja juga memahami contoh dokumen yang bisa diamankan dengan tanda tangan elektronik.
Simak beberapa contoh dokumen UMKM di bawah ini untuk pemahaman yang lebih lengkap!
1. Kontrak Kerjasama dengan Vendor
Dokumen ini memastikan kesepakatan dengan pemasok atau pihak ketiga terlindungi, mengurangi risiko kesalahpahaman atau pemalsuan.
2. Syarat dan Ketentuan Umum (Terms and Conditions)
Digunakan untuk menetapkan aturan kerja sama atau penggunaan produk/jasa UMKM, terutama bagi bisnis retail atau FMCG yang menjual secara online.
3. Template Kebijakan Privasi
Contoh dokumen UMKM ini penting bagi bisnis yang mengelola data pelanggan, untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data seperti GDPR atau UU PDP.
4. Template Perjanjian Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement)
NDA membantu melindungi informasi sensitif yang dibagikan kepada mitra, investor, atau karyawan.
5. Buku Pedoman Karyawan
Berisi aturan, prosedur, dan nilai-nilai perusahaan yang harus ditaati oleh karyawan, dengan tanda tangan sebagai bukti penerimaan.
6. Surat Perjanjian Kerja
Contoh dokumen UMKM ini mengatur hubungan kerja antara pemilik UMKM dan karyawan, termasuk hak, kewajiban, dan ketentuan hukum lainnya.
7. Faktur atau Invoice Penjualan
Faktur digital yang ditandatangani secara elektronik mempermudah proses pembayaran dan meminimalkan kesalahan dalam transaksi.
8. Kontrak Penyewaan Tempat atau Gudang
UMKM di sektor retail sering membutuhkan dokumen ini untuk menyewa ruang usaha atau gudang penyimpanan.
9. Dokumen Pengajuan Kredit atau Pendanaan
Tanda tangan digital membantu mempercepat proses verifikasi dokumen untuk pengajuan pinjaman atau pendanaan ke bank dan investor.
10. Perjanjian Distribusi atau Agen
Penting untuk mengatur hak dan kewajiban antara UMKM dan distributor atau agen penjualan mereka.
Dengan menggunakan tanda tangan elektronik, setiap pemilik usaha UMKM bisa mewujudkan bisnis yang lebih efisiensi, mengurangi risiko pemalsuan dokumen, dan memastikan dokumen selalu sah secara hukum. Peralihan ini membawa dampak positif dalam mempercepat pengelolaan dokumen serta meningkatkan produktivitas.
Tunggu apalagi? Wujudkan UMKM yang lebih Aman, Mudah, dan Sah dengan memulai peralihan ke tanda tangan elektronik melalui Secure Sign. Proses administrasi yang lebih mudah dan terpercaya hanya dengan beberapa langkah mudah.
Saatnya beralih ke Secure Sign sekarang!
