Laporan keuangan merupakan dokumen vital bagi setiap bisnis atau organisasi yang memberikan gambaran tentang kesehatan finansial mereka. Namun, seringkali proses penyusunan laporan keuangan bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan membingungkan.
Untungnya, ada beberapa cara untuk membuatnya menjadi lebih praktis dan efisien, salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi VIDA Sign untuk melakukan verifikasi identitas digital. Berikut ini adalah enam cara jitu untuk membuat laporan keuangan lebih praktis:
1. Gunakan Perangkat Lunak Akuntansi
Memanfaatkan perangkat lunak akuntansi merupakan langkah pertama yang penting untuk membuat laporan keuangan lebih praktis. Perangkat lunak ini akan membantu dalam penyusunan dan manajemen secara digital, di mana segala hal dapat dilakukan dengan lebih mudah, dibandingkan dengan melakukannya secara manual atau non-digital.
2. Tandatangani Dokumen Secara Elektronik dengan Verifikasi Identitas Digital
Laporan dan dokumen keuangan cenderung membutuhkan keamanan yang lebih ketat. Hal ini karena biasanya dokumen keuangan memuat transaksi atau perjanjian yang harus dirahasiakan. Tanda tangan dokumen secara elektronik pada dokumen keuangan tidak hanya mempermudah urusan administrasi, tetapi juga untuk memberikan keamanan ekstra pada dokumen. Tanda tangan elektronik atau digital yang tersertifikasi membutuhkan verifikasi identitas digital, sehingga keamanan dokumen sudah pasti terjamin.
3. Berikan Pelatihan kepada Karyawan
Berikan pelatihan kepada karyawan yang terlibat dalam pelaporan keuangan untuk memastikan mereka memahami prosesnya dan mahir menggunakan perangkat lunak akuntansi. Karyawan yang terlatih dengan baik dapat berkontribusi pada pelaporan keuangan yang lebih efisien dan akurat.
4. Otomatisasi Proses Persetujuan
Seringkali waktu bekerja tersita hanya untuk melakukan follow-up penandatanganan dokumen. Oleh karena itu, penting untuk mengotomatiskan proses persetujuan laporan keuangan, termasuk pembubuhan tanda tangan. Anda dapat mengatur pengingat tanda tangan dan siapa yang perlu menandatangani dokumen sehingga menghemat waktu sekaligus memotong alur kerja yang bertele-tele.
5. Lacak dan Pantau Proses Tanda Tangan
Dengan fitur Log Audit dan Pengingat yang disediakan oleh VIDA Sign, Anda dapat melacak setiap langkah dalam proses tanda tangan elektronik dokumen laporan keuangan. Cara ini memungkinkan Anda untuk mengetahui siapa saja yang telah menandatangani dokumen dan kapan dokumen tersebut ditandatangani.
6. Hemat Biaya dan Waktu
Memanfaatkan VIDA Sign dalam pembuatan laporan keuangan dapat menghemat biaya dan waktu yang biasanya diperlukan untuk proses pencetakan, pengiriman, dan penandatanganan dokumen secara manual. Dengan mengurangi penggunaan kertas, tinta printer, dan biaya pengiriman fisik, Anda juga dapat mengurangi dampak lingkungan dari proses penyusunan laporan keuangan.
Dengan menerapkan keenam cara di atas dan memanfaatkan aplikasi VIDA Sign serta fitur verifikasi identitas digital di dalamnya, proses penyusunan dan persetujuan laporan atau dokumen keuangan menjadi lebih praktis, efisien, dan aman. Ini tidak hanya akan menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan kualitas laporan keuangan.
