Kalau ngomongin penyimpanan yang praktis dan bisa diakses lewat perangkat apapun, Google Drive jawabannya. Aplikasi penyimpanan ini bekerja dengan mudah–cukup upload dan beres. Yang penting ada koneksi internet dan kamu sudah login akun Google.
Nggak heran banyak orang menjadikan Google Drive sebagai pilihan utama untuk menyimpan dokumen penting, foto, tugas kuliah, sampai file kerja.
Google Drive menyediakan pilihan akses file untuk pengguna Google, yakni Viewer, Editor, atau Commenter. Karena ada pilihan akses ini, kamu harus teliti ketika menyimpan file di Google Drive.
Penting buat tahu cara menyimpan file di Google Drive yang benar, sekaligus paham risiko di balik kemudahannya. Artikel ini akan bantu kamu pahami dua-duanya.
Mengapa Google Drive Banyak Digunakan?
Semakin banyak aktivitas kita yang berpindah ke dunia digital: tugas kuliah, laporan kerja, foto keluarga, hingga dokumen penting. Maka tak heran banyak orang mencari cara menyimpan file yang bisa diakses kapan saja, di mana saja. Nah, Google Drive menjadi pilihan penyimpanan yang mudah. Alasan utamanya:
- Google Drive memberikan kapasitas gratis (15 GB untuk akun biasa) yang cukup besar untuk banyak file.
- Google Drive dibuka dari berbagai perangkat, seperti HP, tablet hingga laptop. Sehingga file‑file yang disimpan di Drive bisa lebih fleksibel dibuka.
- Google Drive terintegrasi dengan ekosistem Google: Gmail, Docs, Sheets, Slides.
- Google Drive sangat mudah untuk berbagi file dan folder melalui link atau email.
Panduan Menyimpan File di Google Drive
Berikut panduan praktis untuk menyimpan file di Google Drive, baik dari HP maupun komputer:
a) Dari Handphone
- Buka aplikasi Google Drive di handphone (Android atau iOS).
- Ketuk ikon “+” (plus) atau pilih opsi Upload.
- Pilih File atau Folder yang ingin disimpan.
- Cari file di perangkat → pilih → mulai upload.
- Tunggu hingga proses selesai, file akan muncul di daftar Drive dengan status “Uploaded”.
b) Dari Laptop/Komputer
- Buka browser kemudian masuk ke drive.google.com dengan akun Google.
- Klik tombol “New” → pilih File upload atau Folder upload.
- Pilih file atau folder yang ingin diunggah → klik Open.
- Jika perlu, kamu bisa membuat folder di Drive dengan klik kanan → “New folder”, kemudian tarik (drag) file ke folder tersebut.
Risiko Penyimpanan File di Google Drive
Meskipun Google Drive populer dan sangat mudah digunakan, namun ada beberapa hal yang patut kamu cermati untuk memberi keamanan yang memadai pada file-mu:
- Meskipun Google mengenkripsi data saat ditransfer maupun saat disimpan (data at rest) dengan protokol kuat seperti AES‑256 dan TLS/SSL, tetapi Google memegang kunci enkripsi (tidak zero‑knowledge). Artinya Google atau pihak internalnya bisa mengakses datamu.
- Jika tidak hati-hati menyetel pengaturan berbagi, folder atau file bisa diakses banyak orang melalui setelan “Anyone with link”.
- Aplikasi pihak ketiga yang terhubung ke Google Drive sering meminta izin yang lebih dari seharusnya (mis‑privileged apps). Ini bisa menjadi pintu masuk malware atau pencurian data.
- Jika kamu menyimpan data sensitif (identitas pribadi, keuangan, data klien) tanpa kontrol tambahan, bisa muncul risiko pelanggaran hukum atau kerugian reputasi.
- Human error dan pengaturan akun yang lemah: kata sandi yang mudah ditebak, autentikasi dua faktor yang belum aktif, atau lupa logout dari perangkat publik bisa membuka akses tidak sah ke perangkatmu.
Tips Memaksimalkan Keamanan Akun Google
Sebelum membahas alternatif penyimpanan, kamu tetap bisa memaksimalkan keamanan akun Google-mu agar proses menyimpan file di Google Drive lebih terlindungi. Berikut beberapa langkah penting yang sebaiknya kamu lakukan:
1. Aktifkan Verifikasi Dua Langkah (2FA)
Verifikasi dua langkah atau 2-step verification adalah pertahanan utama untuk melindungi akun. Dengan mengaktifkannya, setiap login akan membutuhkan kode tambahan yang dikirim ke handphone atau aplikasi autentikator. Jadi, meskipun password-mu diketahui orang lain, mereka tetap tidak bisa masuk tanpa kode tersebut.
2. Gunakan Password yang Kuat dan Unik
Hindari memakai password yang sama di banyak platform. Gunakan kombinasi huruf besar, kecil, angka, dan simbol. Untuk lebih aman lagi, kamu bisa gunakan password manager agar tidak perlu menghafal semuanya.
3. Rutin Cek Izin Aplikasi Pihak Ketiga
Ini penting karena terkadang kita lupa ke aplikasi mana saja akun Google kita tersambung. Masuk ke akun Google kamu → buka myaccount.google.com/security → bagian “Aplikasi pihak ketiga dengan akses akun” → hapus akses dari aplikasi yang mencurigakan atau tidak digunakan lagi.
Aplikasi pihak ketiga dengan izin berlebihan bisa menjadi celah masuknya malware atau kebocoran data.
4. Cek Aktivitas Terakhir Akun
Masih di halaman Security, kamu juga bisa melihat aktivitas login terakhir. Kalau ada login dari lokasi atau perangkat yang tidak dikenal, segera ubah password dan logout dari semua perangkat.
5. Perhatikan Hak Akses File
Saat membagikan file dari Google Drive, hindari opsi “Anyone with the link” untuk dokumen penting. Jangan lupa juga untuk mencabut akses setelah file tidak lagi relevan atau dibutuhkan.
Dengan mengikuti tips di atas, kamu bisa menekan risiko penyalahgunaan akun dan menjaga file-file penting-mu tetap aman
Alternatif Penyimpanan File yang Lebih Aman
Ada alternatif untuk penyimpanan dokumen yang sangat penting atau sensitif, yakni DocsVault dari VIDA. Apa itu?
DocsVault adalah solusi penyimpanan dokumen yang berada di dalam aplikasi VIDA App. Semua dokumen yang disimpan di DocsVault terlindungi enkripsi end-to-end. Dibutuhkan otentikasi wajah untuk membuka file tersebut dengan tujuan mencegah akses yang tidak diizinkan.
Dengan DocsVault, pemilik dokumen juga bisa mengontrol siapa saja yang bisa melihat, mengunduh, edit, dan memantau aktivitas file.
Cara menyimpan file di Google Drive aman, kok. Namun, kamu bisa mempertimbangkan alternatif penyimpanan lainnya seperti DocsVault.
Unduh aplikasi VIDA App untuk menggunakan DocsVault. Gratis, aman, dan tentunya praktis karena terintegrasi dengan fitur VIDA App lainnya seperti scan dokumen, tanda tangan digital, e-meterai, dan kirim dokumen.
