Pesatnya perkembangan teknologi dalam bisnis turut mendorong kebutuhan untuk menandatangani dokumen elektronik dalam format PDF. Banyak perusahaan yang sudah beralih ke format digital untuk dokumen seperti kontrak, perjanjian bisnis, atau pengajuan formulir.
Dokumen PDF juga memudahkan pembubuhan tanda tangan secara digital. Cara tanda tangan di PDF kini bisa dilakukan dengan beberapa langkah mudah melalui platform yang juga banyak ragamnya.
Artikel ini akan membahas cara-cara praktis dan aman untuk menambahkan tanda tangan di dokumen PDF serta manfaatnya untuk pengelolaan dokumen digital.
Kemudahan Tanda Tangan di PDF
Menggunakan tanda tangan digital atau elektronik di PDF tidak hanya memberikan kemudahan, tetapi juga keamanan tambahan. Dibandingkan dengan tanda tangan manual yang rentan dipalsukan, tanda tangan digital pada PDF tidak bisa dilakukan sembarangan. Beberapa platform menyediakan tanda tangan digital yang dilengkapi dengan teknologi enkripsi dan sistem keamanan tambahan.
Hal ini memastikan bahwa dokumen tersebut otentik dan sah secara hukum. Selain itu, cara tanda tangan di PDF dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu lagi mencetak, menandatangani, dan memindai ulang dokumen tersebut.
Cara Tanda Tangan di PDF Secara Mudah
Ada beberapa cara tanda tangan di PDF melalui platform khusus. Berikut diantaranya:
1. Menggunakan Aplikasi PDF Reader (Adobe Acrobat)
Adobe Acrobat adalah salah satu aplikasi PDF yang paling banyak digunakan untuk membaca, mengedit, dan menandatangani dokumen PDF. Berikut adalah langkah-langkah cara tanda tangan di PDF menggunakan Adobe Acrobat:
- Buka dokumen PDF Anda dengan Adobe Acrobat.
- Pilih opsi "Fill & Sign" pada toolbar di sebelah kanan.
- Klik "Sign” dan pilih "Add Signature".
- Kamu bisa memilih untuk mengetik, menggambar, atau mengunggah gambar tanda tangan Anda.
- Setelah selesai, klik "Apply" dan tempatkan tanda tangan di area yang diinginkan dalam dokumen PDF-mu.
- Simpan dokumen untuk menyimpan perubahan.
Adobe Acrobat menyediakan berbagai opsi tanda tangan, dari digital hingga elektronik untuk menyesuaikan kebutuhan.
2. Menggunakan Aplikasi Handphone (Adobe Fill & Sign)
Jika kamu sering mengelola dokumen dari handphone, kamu bisa menggunakan Adobe Fill & Sign untuk cara tanda tangan di PDF. Berikut cara penggunaannya:
- Unduh dan buka Adobe Fill & Sign di handphone-mu.
- Unggah file PDF yang ingin ditandatangani.
- Klik pada ikon pena atau "Sign" untuk menambahkan tanda tangan.
- Tempatkan tanda tangan di area yang diinginkan dan simpan dokumen.
Aplikasi ini sangat cocok bagi kamu yang sering bepergian dan perlu menandatangani dokumen dengan cepat dan aman dari mana saja.
3. Menggunakan VIDA Sign untuk Tanda Tangan PDF
VIDA Sign adalah platform tanda tangan digital yang memungkinkan kamu untuk menandatangani PDF secara online dengan proses yang mudah dan aman. Berikut cara tanda tangan di PDF menggunakan VIDA Sign:
- Daftar di VIDA Sign melalui situs https://sign.vida.id.
- Upload dokumen PDF yang ingin Anda tanda tangani.
- Pilih jenis tanda tangan: "e-Sign" untuk tanda tangan digital umum, atau "Digital Sign" untuk dokumen yang memerlukan verifikasi identitas lebih lanjut.
- Jika menggunakan Digital Sign, lakukan verifikasi identitas untuk mendapatkan sertifikat elektronik.
- Setelah verifikasi selesai, tandatangani dokumen dan simpan hasilnya.
Ini membuktikan bahwa cara tanda tangan di PDF tidak bisa dilakukan sembarangan. Walaupun bisa dengan cara apapun, tanda tangan digital belum tentu dapat melindungi dokumen dari ancaman pemalsuan tanda tangan.
Namun dengan VIDA Sign, tanda tangan digital-mu dijamin sah dan aman. Sebab, tanda tangan digital akan terkonfigurasi dengan sertifikat elektronik yang dibuat berdasarkan data pada KTP dan biometrik.
Artinya, identitas penandatangan dapat diketahui lewat sertifikat elektronik. Tanda tangan digital yang ada pada dokumen pun dapat dibuktikan. Hal ini penting apabila terjadi kasus sengketa, di mana keabsahan tanda tangan digital dapat diverifikasi.
Manfaat Menggunakan Tanda Tangan Digital yang Sah PDF
Menggunakan tanda tangan digital atau elektronik pada PDF menawarkan berbagai manfaat yang signifikan, terutama dalam dunia bisnis dan administrasi. Berikut adalah beberapa keuntungannya:
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Dengan tanda tangan digital di PDF, kamu tidak perlu mencetak atau memindai dokumen lagi. Hal ini menghemat biaya operasional dan waktu proses pengiriman dokumen.
2. Keamanan Tinggi
Tanda tangan digital pada PDF menggunakan VIDA Sign mengandung sertifikat elektronik yang terhubung dengan KTP dan data biometrik, memastikan dokumen tetap aman dari perubahan atau pemalsuan.
3. Kepatuhan Hukum
Tanda tangan digital diakui oleh UU ITE. Berdasarkan Undang-Undang ITE Nomor 11 Tahun 2008, tanda tangan elektronik yang dibuat dengan sertifikat elektronik dari PsRE terakreditasi dapat diakui secara sah. Ini membuat dokumen yang ditandatangani secara digital sah di mata hukum.
4. Ramah Lingkungan
Cara tanda tangan PDF yang sama sekali tidak menggunakan kertas membuatnya efektif dalam mengurangi limbah kertas dan mendukung keberlanjutan lingkungan.
5. Tanda Tangan Kapan Saja dan Di Mana Saja
Kamu dapat menandatangani PDF dari berbagai perangkat, baik melalui komputer, tablet, atau handphone. Cara tanda tangan di PDF ini menghemat waktu, biaya, dan tenaga dalam pengelolaan dokumen.
Mengetahui cara tanda tangan di PDF yang praktis, aman, dan sah sangat diperlukan di era perusahaan yang cenderung memilih format dokumen digital. Dengan VIDA Sign, cara tanda tangan di PDF lebih cepat, mudah, dan aman. Dokumen beres, produktivitas pun terjaga.
