Salah satu dokumen yang banyak disebut dalam dunia kerja adalah paklaring. Surat paklaring atau yang juga dikenal sebagai surat keterangan kerja merupakan dokumen penting yang membuktikan bahwa karyawan pernah bekerja di perusahaan tersebut.
Sebagai bukti keterangan kerja, surat paklaring memiliki banyak kegunaan, mulai dari melamar pekerjaan baru hingga mengklaim manfaat dari program asuransi tenaga kerja. Dokumen ini merupakan bagian dari tugas departemen HR. Mengetahui contoh surat paklaring, manfaat, dan syaratnya menjadi kunci dalam menjaga hubungan profesional antara perusahaan dengan karyawan, bahkan setelah mereka mengajukan resign.
Paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bukti bahwa mereka pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam periode waktu tertentu. Dokumen ini memuat informasi penting, seperti:
- Nama dan jabatan karyawan.
- Periode kerja.
- Penilaian kinerja secara umum.
- Alasan berakhirnya hubungan kerja.
Paklaring sangat penting karena mendokumentasikan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, HR harus memastikan paklaring sesuai dengan situasi karyawan.
Contoh Surat Paklaring
1. Contoh Paklaring Umum
Berikut adalah contoh format surat paklaring yang umum digunakan:
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama : [Nama Atasan/HR]
- Jabatan : [Jabatan Atasan/HR]
- Alamat : [Alamat Perusahaan]
Menerangkan bahwa:
- Nama : [Nama Karyawan]
- Tempat/Tgl Lahir: [Tempat dan Tanggal Lahir Karyawan]
- Alamat : [Alamat Karyawan]
Telah bekerja di [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan] terhitung sejak [Tanggal Masuk] hingga [Tanggal Keluar]. Selama masa kerja, saudara/i [Nama Karyawan] menunjukkan kinerja yang baik, disiplin, dan profesional.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
[Nama Atasan/HRD]
[Jabatan]
[Tanda Tangan dan Cap Perusahaan]
2. Contoh Paklaring untuk Pencairan BPJS
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Atasan/HRD]
Jabatan : [Jabatan Atasan/HRD]
Alamat : [Alamat Perusahaan]
Menerangkan bahwa:
Nama : [Nama Karyawan]
Tempat/Tgl Lahir: [Tempat dan Tanggal Lahir Karyawan]
Nomor KTP : [Nomor KTP Karyawan]
Alamat : [Alamat Karyawan]
Telah bekerja di [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan] terhitung sejak [Tanggal Masuk] hingga [Tanggal Keluar]. Selama masa kerja, Saudara/i [Nama Karyawan] telah menyelesaikan seluruh kewajiban dan tanggung jawabnya dengan baik.
Surat ini dibuat untuk keperluan pencairan manfaat BPJS Ketenagakerjaan, khususnya Jaminan Hari Tua (JHT), dan digunakan sebagaimana mestinya.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya.
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Hormat kami,
[Nama Atasan/HR]
[Tanda Tangan dan Cap Perusahaan]
Manfaat Paklaring
Berikut manfaat paklaring bagi karyawan:
1. Melamar Pekerjaan Baru
Surat paklaring sering kali diminta oleh perusahaan sebagai syarat untuk melamar pekerjaan. Dokumen ini menjadi bukti pengalaman kerja karyawan dan memberikan gambaran tentang kompetensi mereka.
2. Pengajuan Beasiswa atau Pendidikan Lanjutan
Beberapa program beasiswa atau institusi pendidikan memerlukan surat keterangan kerja untuk menilai latar belakang profesional pemohon.
3. Klaim BPJS Ketenagakerjaan
Paklaring dibutuhkan saat mengajukan klaim Jaminan Hari Tua (JHT) atau manfaat lain dari BPJS Ketenagakerjaan. Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa karyawan terdaftar dalam program tersebut selama masa kerja.
4. Referensi Profesional
Selain menjadi bukti pengalaman kerja, contoh surat paklaring juga dapat digunakan sebagai referensi bagi calon pemberi kerja untuk menilai reputasi dan etika kerja karyawan.
Syarat Mendapat Paklaring dari HR Perusahaan
Bagi HR, harap perhatikan persyaratan ini jika ada karyawan yang melakukan permohonan surat paklaring:
1. Masa Kerja yang Cukup
Pastikan karyawan telah memenuhi masa kerja sekurang-kurangnya satu tahun. Namun kebijakan ini dapat berbeda-beda tergantung perusahaan.
2. Proses Pengunduran Diri yang Baik
Karyawan yang mengajukan contoh surat paklaring hendaknya mengajukan pengunduran diri dengan cara yang mematuhi prosedur perusahaan.
3. Kinerja yang Memuaskan
Surat paklaring memuat catatan kinerja karyawan. Sehingga, karyawan yang menunjukkan performa kerja baik selama masa kerja akan mendapat paklaring dengan catatan positif.
4. Penyelesaian Tanggung Jawab
HR harus memastikan semua tugas dan kewajiban harus diselesaikan sebelum akhir masa kerja untuk memastikan tidak ada beban pekerjaan yang tertunda.
Gunakan Tanda Tangan Digital untuk Paklaring
Menggunakan tanda tangan digital untuk surat paklaring dapat menjadi keuntungan bagi HR dan karyawan. Berikut beberapa keunggulannya:
1. Kemudahan Tanda Tangan
Tanda tangan digital dapat dilakukan tanpa tatap muka. HR cukup mengirim surat paklaring lewat email, kemudian karyawan menandatanganinya secara digital. Proses yang sederhana ini dapat menghemat waktu dan tenaga kedua belah pihak karena tidak memerlukan pertemuan fisik.
2. Keamanan Dokumen
Tanda tangan digital memuat Sertifikat Elektronik yang dapat mengidentifikasi keterangan tanda tangan seperti siapa penandatangan dan kapan dokumen ditandatangani. Hal ini membuat data dalam surat paklaring tidak dapat dimanipulasi.
3. Akses Mudah dan Fleksibel
Surat paklaring yang ditandatangani secara digital dapat diakses dan disimpan dalam format digital, mempermudah pengiriman dan pengarsipan.
VIDA Sign: Solusi Tanda Tangan Digital untuk Paklaring
Salah satu platform terbaik untuk mendukung penerbitan dokumen seperti paklaring adalah VIDA Sign. Dengan teknologi canggih dan legalitas yang terjamin, VIDA Sign membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih efisien.
Keunggulan VIDA Sign:
- Akses di Mobile dan Desktop: Tersedia dalam versi mobile dan desktop, sehingga pengguna dapat menandatangani dokumen kapan saja dan di mana saja.
- Fitur Stempel Perusahaan: Memungkinkan penggunaan stempel digital untuk menambah keabsahan dokumen.
- Pemindaian Dokumen Fisik: Konversi dokumen fisik ke format digital dengan kamera handphone.
- Keamanan Maksimal: Menggunakan teknologi enkripsi untuk melindungi dokumen dari risiko pemalsuan.
Contoh surat paklaring dibuat sebagai bukti pengalaman kerja dan menjadi syarat untuk berbagai keperluan profesional dan administratif. Penggunaan tanda tangan digital melalui platform seperti VIDA Sign mempermudah penerbitan dan pengelolaan dokumen, menjadikannya lebih aman, efisien, dan fleksibel.
