Di era digital seperti saat ini, bisnis membutuhkan sistem yang mempermudah operasional perusahaan, salah satunya menyangkut penandatanganan dokumen. Solusi digital seperti tanda tangan digital dapat mengoptimalkan dan mempercepat proses bisnis secara signifikan. Semula, proses penandatangan dokumen bisa menghabiskan waktu beberapa jam dan bahkan beberapa minggu, tapi kini proses tersebut bisa selesai hanya dalam beberapa jam.
Simak manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan saat bisnis Anda beralih ke tanda tangan digital.
Alasan Bisnis Harus Beralih ke Tanda Tangan Digital
Tanda tangan digital selain lebih cepat dan lebih mudah daripada tanda tangan basah atau fisik, inilah alasan lainnya penggunaan tanda tangan digital untuk bisnis.
1. Sah Diakui Secara Hukum di Seluruh Dunia
Tanda tangan digital bersifat mengikat secara hukum karena mengidentifikasi penandatangan dan melacak setiap perubahan pada tanda tangan untuk menjaga keaslian dokumen. Berikut ini adalah daftar negara-negara yang mengakui tanda tangan digital sah diakui hukum:
- Australia — Electronic Transactions Act (2000–2003, tergantung wilayah)
- Canada — Uniform Electronic Commerce Act (UECA)
- China — Electronic Signature Law of the People’s Republic of China
- Europe — EU Directive for Electronic Signatures (1999/93/EC); EU VAT Directive
- New Zealand — Electronic Transactions Act 2002
- South Africa — Electronic Communications and Transactions Act, 2002
- UK — Electronic Communications Act 2000 (chapter 7)
- US — Electronic Signature in Global and National Commerce Act (ESIGN)
- Indonesia — Pasal 11 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau UU ITE
2. Dapat Digunakan Pada Ponsel
Di era digital ini, segala transaksi dan kebutuhan dapat dengan mudah dilakukan menggunakan ponsel/smartphone, termasuk penandatanganan dokumen secara digital tanpa perlu mencetak dan memindai dokumen. Penandatanganan elektronik pada aplikasi ponsel dijamin keamanannya karena terdapat verifikasi biometrik dan validasi identitas digital.
3. Ramah Lingkungan
Mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer tidak hanya menghemat biaya pengeluaran operasional Anda, tapi juga lebih ramah lingkungan dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengarsipan dokumen.
4. Waktu Penandatanganan Lebih Cepat
Dengan adanya kemudahan dalam mengakses tanda tangan digital di perangkat seluler/smartphone seperti yang telah disebutkan pada poin 2, proses penandatanganan dokumen dengan tanda tangan digital membutuhkan waktu yang lebih cepat daripada menggunakan tanda tangan secara fisik di atas kertas.
5. Waktu Penyimpanan Lebih Efisien
Dengan penandatanganan secara digital, dokumen Anda akan otomatis tersimpan pada cloud atau device yang digunakan. Anda juga dapat mengirimkan dokumen melalui e-mail, sehingga waktu yang digunakan lebih efisien. Selain itu, hal ini meminimalisir potensi terjadinya kesalahan atau kehilangan data.
6. Pengalaman yang Lebih Menyenangkan
Berdasarkan hasil survey pada softwareadvice.com pada 77% orang yang menggunakan tanda tangan digital lebih dari tiga kali dalam setahun terakhir menyatakan bahwa mereka nyaman menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat mempertimbangkan penggunaan tanda tangan digital pada pelanggan agar mereka memiliki pengalaman transaksi yang nyaman dan menyenangkan.
7. Sangat Aman
Tanda tangan digital dilindungi oleh Secure Sockets Layer (SSL) yang memastikan bahwa semua data yang dikirimkan antara server web dan browser tetap terjaga integritas dan kerahasiaannya.
Keuntungan Tanda Tangan Digital
Berikut ini adalah keuntungan tanda tangan digital untuk bisnis Anda:
1. Hemat Waktu dan Biaya
Dengan tanda tangan digital, Anda dapat mempersingkat proses penandatanganan dokumen. Tidak perlu mencetak dokumen terlebih dulu dan menempuh perjalanan jauh jika pihak lainnya berada di luar kantor.
2. Optimalkan Onboarding Karyawan
Proses onboarding akan lebih mudah dan hemat waktu dengan penggunaan tanda tangan digital oleh kandidat karyawan dalam menandatangani kontrak kerja dan offering letter.
3. Optimalkan Manajemen Kontrak
Solusi tanda tangan digital dapat mengurangi risiko kesalahan, mengurangi kebutuhan untuk mengetik ulang, sehingga mempercepat proses manajemen kontrak. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan agar semakin baik.
4. Mudah Diakses
Tanda tangan di atas kertas mengharuskan kedua belah pihak untuk mencocokkan jadwal dan mengatur pertemuan tatap muka. Tanda tangan digital memungkinkan bisnis di seluruh industri untuk menandatangani dokumen kapan pun dan di mana pun. Dengan proses operasional yang lebih efektif, Anda dapat meningkatkan layanan bisnis Anda.
VIDA Sign untuk Bisnis Anda
Tanda tangan digital yang diterbitkan oleh VIDA Sign memiliki kekuatan hukum dan pengikatan yang sama dengan tanda tangan basah yang berlaku pada dokumen fisik, dengan menggunakan sertifikat elektronik sebagai alat untuk menandatangani dokumen digital. Selain itu, tanda tangan digital VIDA juga dikenali di lebih dari 40 negara.
Penggunaan tanda tangan digital VIDA Sign diatur dalam UU 11/2018 dan diperkuat dengan PP 71/2019 tentang Sistem dan Transaksi Elektronik. Semua dokumen dan transaksi elektronik harus ditandatangani dengan sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh PSrE.
VIDA juga bekerja sama dengan beberapa perusahaan global ternama seperti Adobe Sign, DocuSign, dan emSigner sebagai penyedia Sertifikat Elektronik yang dapat digunakan untuk melakukan tanda tangan digital di platform tersebut.
Tanda tangan digital bisa memberikan banyak peluang dan potensi bisnis baru pada berbagai industri. Percayakan urusan penandatangan dokumen secara elektronik pada VIDA. Ingin tahu lebih banyak mengenai VIDA Sign? Hubungi kami.
.png)
