Kenapa Karyawan Harus Beralih ke Tanda Tangan Digital?

Pekerjaan sebanyak itu tapi masih harus mengurus tugas administratif yang menguras waktu? Mungkin inilah saatnya beralih membuat tanda tangan online supaya proses administratif lebih lancar dan tidak mengganggu pekerjaan operasional. 

Dunia bisnis global telah mengenal tanda tangan online sebagai tanda tangan digital. Tanda tangan jenis ini sebenarnya sudah ada sejak lama, tapi mulai masif digunakan sejak pekerjaan banyak dilakukan secara online. Umumnya, orang-orang membuat tanda tangan online untuk dokumen digital di aplikasi edit foto. Memang, itu diperbolehkan. Tapi untuk dokumen yang sangat penting, apakah membuat tanda tangan online aman? Bagaimana dengan risiko yang mengintai keamanan dokumen? 

Selama ini, membuat tanda tangan online dianggap bisa mengunci dokumen dengan keabsahan yang sama dengan tanda tangan fisik. Sayangnya, itu tidak benar. Tanda tangan digital yang berkekuatan hukum tidak bisa dibuat sembarangan.

Pengertian Tanda Tangan Elektronik yang Sah dan Tersertifikasi 

Tanda Tangan Elektronik memiliki dua jenis, yakni Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Tanda Tangan Elektronik biasa (tidak tersertifikasi). Masyarakat biasa menyebut TTE Tersertifikasi dengan Tanda Tangan Digital. Lalu, apa bedanya kedua jenis tanda tangan tersebut? 

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Tanda Tangan Digital) dan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi sama-sama memenuhi ketentuan UU ITE No 11 tahun 2008. Perbedaannya, Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Tanda Tangan Digital) memuat Sertifikat Elektronik sehingga tingkat keamanannya lebih tinggi, sedangkan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi tidak memuat Sertifikat Elektronik. 

VIDA Sign App menyediakan dua pilihan jenis tanda tangan ini dengan nama sebagai berikut:

• Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi (E-Sign): Tanda tangan digital untuk dokumen internal yang tidak membutuhkan keamanan ketat. 
• Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Digital Sign): Tanda tangan digital untuk dokumen eksternal yang membutuhkan keamanan ketat. Biasanya untuk mencegah dokumen dari pemalsuan. Jika dokumen dengan tanda tangan digital ini diunggah ke dalam https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF, akan terlihat bahwa dokumen tersebut sudah memiliki Sertifikat Elektronik berisi identitas valid penandatangan. 

Kenapa karyawan harus beralih ke tanda tangan digital? 

Salah satu teori produktivitas yang relevan adalah Teori Efisiensi oleh Frederick Winslow Taylor. Teori ini menekankan pentingnya meningkatkan efisiensi di tempat kerja untuk meningkatkan produktivitas. Dengan membuat tanda tangan online atau digital, karyawan dapat menghemat waktu yang sebelumnya tersita untuk mencetak, mengirim, dan menyimpan dokumen fisik. Dengan beberapa klik, tanda tangan dapat ditambahkan ke dokumen secara instan. 

Tidak hanya efisiensi untuk diri sendiri, membuat tanda tangan online atau digital juga sebagai bentuk memaksimalkan penggunaan sumberdaya yang terbatas. Dalam konteks ini, tanda tangan digital dapat memangkas biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen fisik. Selain itu, meminimalisir penggunaan kertas juga berkontribusi pada pelestarian lingkungan.

Penggunaan dokumen digital memungkinkan kolaborasi yang fleksibel antar tim. Contoh kolaborasi ini adalah meninjau, mengedit, dan mendiskusikan dokumen bersama-sama. Ditambah dengan tanda tangan digital, karyawan dapat dengan mudah berkolaborasi dengan rekan kerja, klien, atau mitra bisnis di mana saja, kapan saja. Tidak harus bertatap muka untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan kolaboratif.

Pulang kantor tapi masih terbebani karena dokumen belum ditandatangani atasan? Pasti rasanya tidak nyaman. Membuat tanda tangan online atau beralih ke tanda tangan digital dapat membantu mengurangi beban mental. Karyawan tinggal mengirimkan dokumen ke platform tanda tangan digital dan menunggu untuk ditandatangani. Waktu istirahat bebas dari tugas-tugas administratif yang membebani.

Di zaman serba digital, ikut menjadi bagiannya tentu akan menjadi reputasi yang bagus bagi klien atau mitra bisnis. Terlebih, membuat tanda tangan online di platform tanda tangan digital terpercaya seperti VIDA Sign telah terbukti aman dan sah. Jika perusahaan kita menunjukkan keseriusan untuk menjaga keamanan dokumen, maka mitra bisnis akan melihat bahwa kita juga menjaga keamanan untuk hal-hal lainnya. 

Membuat tanda tangan online bukan hanya tentang mengikuti tren teknologi, tetapi juga tentang meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan mengurangi beban mental karyawan. Dengan mempertimbangkan teori-teori produktivitas seperti efisiensi, penghematan sumber daya, kolaborasi, dan mengurangi beban mental, beralih ke tanda tangan digital adalah revolusi produktivitas yang bijak yang  bagi karyawan dan bisnis. 

VIDA Sign adalah platform tanda tangan digital yang telah tersertifikasi sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) di bawah naungan Kementerian Kominfo. VIDA Sign menawarkan kemudahan tanda tangan yang aman sekaligus mengurangi risiko pemalsuan, pencurian, dan kerusakan dokumen. Daripada capek di-PHP bos, lebih baik membuat tanda tangan online di VIDA Sign. 

Yuk, pakai VIDA Sign untuk pekerjaanmu! Ngejar-ngejar tanda tangan bos sudah nggak zaman!