Tahun baru seringkali menjadi momentum bagi banyak orang untuk menetapkan resolusi baru. Bagi para profesional, terutama mereka yang berurusan dengan banyak tugas dan dokumen, resolusi tahun baru dapat menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi, kemudahan, dan keamanan dalam pekerjaan mereka. Ini dia 10 resolusi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan tersebut, dengan salah satu solusi seperti e-meterai!
1. Digitalisasi Dokumen
Resolusi pertama yang penting adalah mengalihkan dokumen fisik ke format digital. Saat ini, banyak proses kerja yang dialihkan menjadi online, termasuk beralih dari dokumen fisik ke digital. Dokumen digital lebih mudah diakses, diedit, dan dibagikan antar-tim. Proses ini tidak hanya menghemat ruang penyimpanan dokumen, tetapi juga mempermudah pengelolaan dokumen.
2. Implementasi Penandatanganan Elektronik
Resolusi kedua adalah menggunakan penandatanganan elektronik untuk menghemat waktu dan tenaga dalam menyelesaikan transaksi dan kontrak. Dengan VIDA Sign, pengguna dapat menandatangani dokumen secara elektronik dengan keamanan dan keabsahan yang sama dengan tanda tangan konvensional. Alhasil, karyawan tidak harus saling bertemu fisik hanya untuk menandatangani dokumen. Selain tanda tangan, penggunaan meterai fisik juga bisa dialihkan ke e-Meterai.
3. Mengotomatiskan Proses Administratif
Resolusi ketiga adalah mengotomatiskan sebanyak mungkin proses administratif. Dengan otomatisasi proses kerja, tugas-tugas seperti pengisian formulir, penjadwalan pertemuan, atau pengiriman pemberitahuan tidak perlu menyita waktu kerja. Sehingga, karyawan bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
4. Meningkatkan Keamanan Data
Keamanan data adalah prioritas utama dalam lingkungan digital saat ini. Digitalisasi memang membuka ruang informasi selebar-lebarnya, tetapi juga berpotensi memperluas kesempatan pencurian data. Dengan memperkuat keamanan data menggunakan platform atau software yang mematuhi standar yang tepat, pengguna dapat memastikan bahwa informasi sensitif tetap aman dan terlindungi dari ancaman cyber.
5. Manajemen Akses yang Lebih Baik
Selanjutnya, masih berhubungan dengan keamanan data, yakni manajemen akses dokumen yang lebih terorganisir. Misalnya, tentukan siapa saja yang boleh mengakses dokumen bertanda tangan. Dengan VIDA Sign, karyawan bisa mengontrol siapa saja yang memiliki akses ke dokumen-dokumen bertanda tangan. Upaya ini meminimalkan risiko akses yang tidak sah.
6. Backup Data yang Teratur
Tidak ada yang lebih menakutkan daripada kehilangan data penting karena kerusakan atau serangan. Salah satu resolusi kerja tak kalah penting adalah backup data secara teratur menggunakan layanan penyimpanan cloud. Cara ini juga sekaligus memudahkan akses dokumen untuk lebih mudah saat penandatanganan digital maupun pembubuhan e-Meterai.
7. Mengoptimalkan Penggunaan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang tidak dimaksimalkan dapat menghambat produktivitas. Jangan lupa untuk memaksimalkan perangkat lunak yang ada dan sesuai dengan jenis pekerjaan. Salah satunya, menggunakan e-Meterai dari VIDA Sign untuk memudahkan urusan dokumen. Contoh lainnya, gunakan software Point of Sales (POS), software akuntansi, atau software Customer Relationship Management (CRM).
8. Evaluasi Rutin dan Peningkatan Proses
Sekali-kali, penting juga untuk meninjau kembali proses kerja secara keseluruhan. Misalnya, proses mana yang harus diubah karena menghambat kerja, atau proses mana yang bisa diperbaiki karena sukses meningkatkan efisiensi.
9. Pengetahuan tentang Keamanan Data
Pengetahuan tentang keamanan data adalah kunci untuk mencegah pelanggaran keamanan data. Resolusi yang satu ini maksudnya menyediakan pelatihan rutin kepada staff tentang praktik keamanan data, termasuk penggunaan e-meterai dan VIDA Sign dengan aman dan efisien.
10. Memelihara Lingkungan Kerja yang Terorganisir
Terakhir, resolusi tahun baru ini mencakup upaya untuk menjaga lingkungan kerja tetap teratur dan terorganisir. Dengan menggunakan e-meterai untuk mengelola dokumen digital dan VIDA Sign untuk mengelola transaksi dan kontrak, pengguna dapat memastikan memiliki akses cepat dan mudah ke semua informasi yang dibutuhkan.
Kesimpulan:
Dengan menerapkan sepuluh resolusi tahun baru ini, tentu saja dapat membantu meningkatkan efisiensi, kemudahan, dan keamanan dalam pekerjaan. Dengan menggunakan solusi teknologi seperti e-meterai dan VIDA Sign, pengguna dapat mengotomatiskan banyak tugas administratif, meningkatkan keamanan data, dan memastikan bahwa pekerjaan dapat berjalan dengan lancar.
